通海县人民医院云南玉溪652700
【摘要】在我国医疗体制改革快速推进的大背景下，我院从2000年开始也基本实现了全面的技术性进步，特别是在档案管理方面做到了传统纸质档案管理向电子扫描数字化档案管理的质变飞跃，为提高我院医疗服务水平奠定了扎实技术基础。文中将探讨我院在档案信息化管理工作中的发展变化，总结档案管理技术过渡经验并展望未来。
【关键词】医院档案；信息化管理；纸质档案；电子扫描数字化；技术应用
我院档案科目繁多且数量巨大，2000年前采用传统纸质档案管理模式，工作任务繁重，容易出现疏忽纰漏，不利于医院整体医疗服务水平的提高。自2000年起至现阶段，我院正处于医疗体制改革背景下的园内医疗服务项目建设全面转型期，这其中就包括了针对综合档案科目管理从传统纸质媒介向电子扫描数字化媒介的有效过渡，其中病案管理系统我院2013年开始使用，可以完成卫计委要求的网络直报，按DRGS付费要求完成病案首页的填写。信息系统可以完成部分电子病历数字化存储，但不能完全再现一本病历的全部内容，所以扫描版（翻拍版）能够原模原样还原电子病历本来面目。实现档案管理理念的全面更新和科学化操作体系成型。
一、我院综合档案信息化管理工作优化的必要性
我院2012年前一直采用传统纸质媒介作为档案管理主要载体，整体来讲纸质档案管理具有相对稳定的特点，但随着数字化时代的到来及相关数字技术大量使用，传统管理方式的劣势之处就全面凸显。
首先在存储方式方面，传统纸质档案存储载体主要为纸张，实际上由于医院档案室可保证干燥无氧化问题，所以在保存时间方面可相对较长，基本不会出现档案破损情况。相比较而言，电子档案所采用的是磁性物体（硬盘）或光盘，相比之纸张其实更容易受到外部环境影响，一般可保存时间在30年左右。如此来看电子档案在存储方式方面存在相对劣势，但实际上通过定期整理归纳和备份档案可解决这一保存期限问题，例如定期的电子扫描入计算机系统实现系统重新归档、系统备份等等，如此可保证医院综合档案在信息化管理环境中实现无限期保存，这一点相比纸质媒介管理又有了管理优势。再一点，我院由于医务工作量巨大，每天都会产生新的综合档案内容，所以长此以往就积累了大量的纸质档案文本，占用了越来越多的档案室空间。2000年后我院采用全新的信息化档案管理模式，将大量纸质档案通过电子扫描入系统形成新的数字化档案，如此可大量节省档案室被占用空间，充分利用数字档案入系统后存储量大、基本不占用物理空间的明显优势，保证医院综合档案管理的数字化便捷性优势凸显。
其次在使用方面，传统纸质档案在重复使用过程中容易损坏，我院过去也因此出现过档案破损、丢失甚至被篡改的不良现象。再考虑到传统纸质档案的不可再生特点，这也加大了我院综合档案管理的工作难度，过去在如此情况下我院的综合档案利用率始终无法提高。2000年后，我院开始全面普及使用数字医疗综合档案，它可结合快速搜索引擎实现一次性输入、多次使用，可满足最快速度搜索定位需求档案内容，这大大提高了我院综合档案的利用率。我院还推出了智能移动终端上的APP综合档案查询模式，保证院内所有医务人员通过APP就能实现随时随地的档案查询与翻阅，这也间接提高了我院医务人员的医疗服务效率，间接加速了我院的医疗水平提高[1]。
二、我院综合档案信息化管理的实践技术应用
改革后，我院综合档案在信息化管理实践技术应用背景下也存在信息化管理不到位、档案管理软件落后及档案管理标准化程度偏低等等问题。结合这些问题，我院还希望进一步实现综合档案信息化管理实践技术创新优化，实现对医院综合档案专业信息化管理技术的开发与利用，满足我院未来的档案信息化管理现实需求。
（一）“双套制”档案管理模式
改革后虽然我院已经开始大范围采用信息化数字档案管理模式，但实际上在院内传统纸质档案管理形式依然没有完全被取代，因为纸质档案管理还拥有它相对真实、可靠与安全等等传统优势，对提高医疗信息公开的透明度与公正性具有促进作用。与此同时，我院的档案信息化管理依然还存在诸多不足，例如某些电子设备瑕疵、网络瑕疵等等容易导致数字档案的偶尔丢失，为医院医疗工作开展造成麻烦。为了确保医院档案管理万无一失，我院专门采用了纸质档案信息化管理综合模式，将所有档案进行纸质化、数字化双份备案，一方面确保档案管理的原始性与证据性，一方面合理利用数字档案的资源共享优势。我院意识到在未来很长一段时间内纸质档案都不会退出历史舞台，所以目前采用“纸质档案+数字档案”的双套制综合管理模式是有必要的，它能够体现档案管理的所有特点优势，最大限度提高我院综合档案管理的安全优越性[2]。
（二）HIS档案管理模式
HIS（HospitalInformaticaSystem）即医院信息系统，它是我院近年来所引进的全信息化、数字化医院综合档案管理系统。该系统可实现对院内所有档案的信息化管理分类，生成数字档案并进行安全存储保管，满足我院档案管理的资源共享现实需求。目前，我院已经正在利用HIS系统对电子病历、数字化医学影像、医务人员个人档案、护士工作站档案进行信息化管理并取得了不错的管理成效。以下主要介绍在HIS医院信息系统环境下的两种档案信息化管理技术。
1纸质档案数字化转化管理技术应用
我院利用HIS可实现纸质档案数字化快速转化，满足技术过渡要求。具体来讲，我院所采用的光电扫描方法就可将1万页的纸质档案扫描并处理转化为数字文本格式并上挂HIS系统，全过程只需3分钟，新的数字档案将存储于计算机硬盘中。光电扫描方法的优势就在于100%保证档案原件的原始性，但该技术会占用较大存储空间，仅仅适合于存储相对珍贵的纸质档案。另外，目前我院也在采用PDF及TIFF两种格式转化模式来实现从纸质档案到数字档案的格式转化，并同时提供系统在线档案查询和下载服务，非常便利。另外，利用HIS系统也将一些纸质档案与视频材料合成成一份档案，保证了原始文字档案的内容丰富性，构建了全新的声像档案，这提高了我院综合档案的整体品质[3]。
2电子病历试行在线备案技术应用
我院每天都会产生大量的电子病案，所以实施数字档案转化管理势在必行。目前基于HIS系统技术支持的试行在线备案电子病历技术可实现从我院档案室向市档案馆的在线数据传输，保证患者病历能够在市档案馆及时备份，间接为城市的市民医疗保障体系建设作出贡献。而在院内，我院也通过该技术实施电子病历的即时备份，创建备份载体包以提高档案的信息化管理安全程度[4]。
总结：
综上所述，我院目前已经完全实现了综合档案从纸质档案向数字档案的有效过渡，满足了信息化档案管理转化要求，提高了医院档案工作管理效率，为未来我院的综合化医疗服务体系建设夯实了技术基础。
参考文献：
[1]李丽.试论医改新形势下如何加强医院档案管理[J].兰台世界，2013（S2）：130-131.
[2]徐叶黎，钟秀梅.医院纸质档案的数字化鉴选与加工[J].办公室业务，2015（18）：40+62.
[3]辛涛.信息化视角下医院档案管理研究[J].办公室业务，2018（6）：163-164.
[4]李雯.探究医院综合档案数字化建设的应用与体会[J].商，2015（28）：84.