摘 要：目前，我国机关单位的档案管理工作主要由文秘人员负责，文秘人员在这方面的工作能力稍有欠缺，在进行文档管理工作过程中仍然存在着很多的问题。本文通过了解文秘人员具备文书档案管理的要求，分析文秘人员需要具备的工作意识，探究文秘人员进行文档管理的具体措施，从而提高文档管理工作的工作效率和质量。
关键词：机关文秘；工作意识；文档管理；分析
引言
文秘工作是机关部门开展工作过程中必不可少的一部分，文秘人员普遍是领导的好帮手，我国机关单位大部分并未设置专门的文档管理部门，文档管理工作大多由文秘人员完成，因此，为了保证文档管理工作的质量，需要不断提高文秘人员的专业素养和责任意识。
1 文秘人员具备文书档案管理的要求
我国机关部门在人员配置和机构的设置上还不够完善，机关内部的档案管理工作并没有设置专门的机构进行整理和保管，主要是由机关内部的文秘人员管理档案，机关内部的文档不仅数量繁多，且大部分都属于内部资料，不可随意泄露，因此机关内部的文秘人员在管理文档的过程中需要具备较高的保密意识和责任感，但依照对文档管理人员的要求，我国机关内部的文秘人员在开展文秘工作时能做得游刃有余，但在进行文档管理工作过程中，容易对信息的收集和统计出现差错，导致文档管理工作出现失误，造成不必要的损失。因此，文秘人员需要具备良好的工作意识，严格要求自己，才能有效提高文档管理工作的效率，保证文档管理工作的质量。
2 文秘人员需要具备的工作意识
2.1 德才兼备
文秘人员在日常的工作中主要负责文稿的起草、会议记录以及材料的抄写等等。其中，文秘人员所进行的会议记录主要包括各部门开会时对会议主要内容的记录以及领导讲话主要内容的记录等，除此之外，还需要负责接待安排来访人员。文秘人员所负责的材料抄写工作主要包括对领导审查过后的文件材料进行整齐的誊写，保证文件材料的整洁干净。文秘人员所负责的文稿起草工作是其主要的工作内容，同时也是考量一个文秘人员业务能力的标准之一，其中文稿的起草工作并不是由文秘一人完成，而是由领导和文秘一起完成的，一般有以下几种方式，第一，领导将所要起草文字稿件的核心内容下发给文字秘书，文字秘书根据领导提供的文字稿件的核心内容进行丰富和润色，完成文稿的起草。第二领导在一旁口述文字稿件内容，由文秘人员在一旁记录，完成文字稿件的起草工作。第三，领导直接告知文秘人员文稿的题目，让文字秘书按照给出的题目起草文稿，这也是难度最大的一种方式，对文秘人员的专业素养要求很高。文秘人员在开展工作的过程中要明确领导下发的指示和意见，再利用自己的文字撰写能力完成各项文字工作，此时需要文秘人员德才兼备，具备扎实的专业素养，以便更好地完成文秘工作。
2.2 责任意识
目前，在我国许多的机关单位内文秘人员不仅要完成文字编辑方面的工作，还需要进行文档管理工作，机关和事业单位与其他单位不同，相关的文档材料十分繁多，因此，需要专门的人员进行管理。其中档案管理工作主要的目的是保证领导中心工作能够顺利地进行并发挥其作用，除此之外，档案管理也是各项工作顺利开展所必须的条件，因此档案的管理工作非常重要，而负责这项工作的文秘人员则需要具备良好的责任意识，明确文档管理工作的重要意义。
2.3 自我学习意识
文秘人员所负责的工作不是单纯的文字编辑工作，还包括领导安排的各项工作以及外来人员的接待工作，作为领导和其他部门之间沟通的桥梁，文秘人员需要具备自我学习的意识，时刻以秘书的工作标准严格要求自己，在工作中不断学习，充实自己，在保证自己份内文秘工作质量的基础上完成文档管理工作，通过学习不断提高自身专业素质和知识水平，以便更好地完成各项工作。
研究现状 在现有的对城镇化发展的研究中，对重视教育以推进城镇化进程的研究等方面有所涉猎。胡俊生对我国城市化进程中的土地城镇化、劳动力城市化、家庭城市化三个阶段进行分析，基于此，提出农村初中县城化是推进城镇化进程的首要任务。秦玉友认为，教育的不均衡发展影响着城镇化进程的发展，教育发展的速度比较缓慢，因此，城镇化的健康发展受到冲击。
3 文秘人员进行文档管理的具体措施
为了提高文秘人员管理文档的能力，需要从以下几个方面着手，第一，加强文秘人员的修养以及管理能力的培训，机关单位的文秘人员工作责任较大，在具备一定的文书编辑能力的同时仍然需要具备一定的文档管理能力，因此为了保证文秘人员更好地完成文档管理工作，需要对其进行系统的培训，在培训过程中帮助文秘人员了解文档管理工作的意义，以及如何在保证质量的同时提高文档管理工作的效率。第二，不断强化职业队伍的建设，机关单位内部的文档非常繁多，文档的管理工作也不是能凭一己之力可以完成的，因此需要培养高素质的文档管理人员，由专业的团队从事文档管理工作，从而提高文档管理工作的效率，保证文档管理工作的有序进行和管理质量。
在听课过程中，学生的注意力容易分散，如果教师不通过提问的方式让学生把注意力不断地转移到课堂中来，那么教师的讲解就会使学生产生思想上的疲劳，从而分散、转移注意力，降低学习的效果。教师的提问要恰当，要掌握合适的时机，这样才能调动起学生思考问题的热情。小学生大多有很强的表现欲，愿意在大众前表现自己，让大家承认自己的能力，愿意听到老师的赞扬声，因此有回答问题的激情。那么怎样才会得到老师的肯定呢？那就是把老师提出的问题回答对，而要想正确地回答老师提出的问题，唯一的途径就是认真学习、认真思考，所以说，恰当的提问一定会有效激发学生的学习兴趣。
4 结语
综上所述，文秘人员工作完成质量的高低影响着机关工作是否能够顺利进行，文秘人员在工作过程中需要通过不断地学习提高专业素养，通过定期培训提高管理文档的能力，在完成分内工作的同时，更好地开展文档管理工作，保证工作的质量。
参考文献：
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[2]任春娟.浅论机关文秘人员的工作意识与文档管理[J].科技创新导报，2008(23)：195.
[3]江晓旭.文秘人员做好文书档案管理工作必备素质初探[J].赤峰学院学报(自然科学版)，2013(18)：128～129.
作者简介：孙锦伟，男，1974 年出生，江苏省无锡市人，本科，技师，研究方向：行政管理、行政事务。
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