杨春晓
（甘肃省兰州市红古区窑街煤电公司海石湾煤矿，甘肃，兰州，730084）
【摘要】民用建筑档案资料管理是一项高难度、高挑战的工作，目前的民用建筑工程档案管理依然存在很多问题，影响了档案管理工作效率。本文首先分析了民用建筑工程档案资料管理中存在的问题，然后根据这些问题提出了科学的解决对策。
【关键词】民用建筑工程；档案资料；管理特点：科学方法
工程档案资料管理是工程建设管理工作的重要组成部分，然而，工程档案资料管理需要与建筑工程建设同步进行，而且需要各方力量的积极配合，只有这样才能确保工程档案资料管理的科学性、合理性，才能确保档案资料质量，然而，从当前的民用建筑工程档案管理来看，依然存在很多问题和缺陷，必须积极意识到这些问题，并采取针对性的措施，来提高工程档案资料管理质量，打造出积极良好的档案管理效果。
一、民用建筑工程档案资料管理的特点
不同于大型工业建筑项目，民用建筑工程规模相对较小，投资量等也相对有限，然而，其施工技术要求较高，工艺要求也更美，基于民用建筑工程这样的特点，使得其工程档案管理也存在自身的特点和问题，体现在：
1．档案管理意识不强、水平有限
民用建筑建设普遍存在重视工程施工，轻视档案管理的问题，缺乏对工程档案管理工作的积极认识，将其同工程建设管理分离开来，出现了档案管理不规范、不专业、人员不称职、设备不过关等问题。
档案管理中漏洞和问题层出不穷，具体体现在：档案分类、编号、移交等缺乏系统性、规范性，没有按照国家规定的标准进行管理，使得民用建筑工程档案管理一片混乱，导致后期多种问题和矛盾的出现。
2．档案管理范围大，难度大
民用建筑工程虽然规模较小，但是，其整体施工水平要求高，同时参建单位较多，使得档案管理工作范围较大，涉及的项目因素较多，例如：幕墙、弱点、消防等等各种分包项目，一些项目交叉施工，覆盖性作业，这就为档案管理带来了难度。更重要的是，承包不同施工项目的企业来自于不同地域，在没有统一的档案管理规范与制度的约束下，不同单位各行其是，各自采用自身的档案管理模式和方法，这样就导致了档案资料混乱不堪，由于疏忽对档案管理的过程控制，就使得很多造假作假的问题出现。档案资料管理失去了自身的意义。
3．档案管理人员水平不合格
档案管理是一项专业性较强的工作，特别是建筑工程类档案的管理，它需要档案管理者一方面要具备合格的档案管理专业技术和方法，另一方面也要掌握民用建筑工程建设施工的知识，要明确不同施工项目的环节、程序以及涉及到的文件资料等等，这其中有配置专业工程技术人员的必要。然而，实际的民用工程档案管理却往往做不到这一点，不仅档案管理人员自身的专业技术不合格、工作态度也有待改进，更重要的是，很多档案管理人员由于缺乏建筑工程方面的专业知识，导致在档案管理中无所适从，从而引发了各种问题。
二、民用建筑工程档案资料的科学管理
1、创建科学完善的档案管理系统
要想实现民用建筑工程档案资料的科学有效管理，首先就要创建一套覆盖全面的档案管理机制，将档案管理工作内容、目标、责任、程序、工程资料提交等纳入承包合同内，成为一项制度性的约定，并将工程档案资料管理工作列入工作考核范围。依照国家在工程档案管理方面的规定，制定出统一的工程档案管理制度，并细化每一个管理程序、每一项制度，确保不同的参建企业都能够依照这些制度进行档案统一化、规范化管理。
同时，实行岗位责任制，其中覆盖参建单位业主、设计、监理等各个职位的档案管理责任制度，确保各个参建单位内部不仅要有专业的档案管理人才，同时，二要配备相应的建筑施工技术人员，负责协助档案管理，从而为工程档案专业化管理提供人力资源保障。
2、档案管理贯穿于工程建设始末
（1）工程招标时期
重点加强工程招投标时期的资料集中、汇总，形成档案资料对合同管理的支持，必须细致认真地审查承包合同中的条款、内容，明确各项条款的责任方极其法律地位，从而实现对工程档案资料的预检与监督。
要想做到工程档案资料的科学管理，首先依然要明确档案资料管理范围，例如：一些批文资料、审批性项目资料，如：土地审批资料、工程项目建议书、计划任务书、施工许可证、招投标文件等等。同时，要重点加强对项目工程建设中各类原始资料的保存与管理，这样才能为合同管理服务，妥善处理纠纷。
（2）工程设计、施工中的档案管理
切实做到档案资料管理同工程建设施工的同时、同步进行，档案管理者必须积极参与到各项工作实际中，例如：工程设计交底会、技术讨论会、设计施工变更会等等，从整体上把握好工程建设进度，进而明确不同阶段的档案资料管理内容，并进行动态跟踪与监控，按部就班地做好从施工—信息记录—资料收集—档案整理各个环节的工作，确保施工阶段档案管理科学、规范、准确。
其中要重点加强工程变更性资料的管理，档案管理者要将设计变更通知单与相关的变更性资料、图纸等搜集起来，并实行一一组卷、归档、归类，核查变更图纸与实地工程建设是否一致，坐标精准程度等等。
（3）竣工阶段的档案资料管理
在已有的招投标、设计、施工等阶段档案资料基础上，对这些档案资料进行再一次审核、验收，确保各项资料信息真实、完整、章字齐全，有序排列，重点验收一些容易出现问题的关键资料。
3、全面发挥监理总包的作用
工程监理单位不仅负责工程施工质量的监督与检查，同时，工程档案管理也是其业内工作，因此，要想提高工程档案管理水平，必须积极发挥工程监理单位的作用。实行监理总包单位对项目档案的集中化、统一化管理。
一项工程项目可能涉及到几十家施工单位的参与，其中的档案资料管理工作的难度与复杂度不言而喻，因此，监理总包单位必须围绕档案资料管理发挥积极的控制监督功能，本着统一管理、集中规划的原则，来对一切分包施工单位的档案资料进行监督与监管，工程施工开始前，要对不同参建单位的档案资料管理工作进行交底，其中监理必须承担起自身的资料校验职责，对每一份资料都要严格把关，实行施工材料双签制度，以此来确保档案资料的规范化、有效化管理。
4、加强过程控制管理
档案资料的出现与形成需要经历一个过程，档案资料同工程建设施工实际情况保持一致，是确保档案资料质量的最基础条件，只有这样才可以有效避免造价、蒙混过关的问题出现。必须加强档案形成过程的管理控制，从而确保档案资料的真实性、客观性。
第一，每星期进行一次资料抽查，确保档案管理与工程建设同步开展。重点检查一些关键施工环节的资料，例如：物资采购环节、进场报验等环节。根据工程建设概况实现对档案资料的动态跟踪。
第二，每月召开一次工程资料管理会议。各参建企业聚集一起，集中总结一个月内档案资料管理中存在的问题，明确需要改进的环节，并对表现积极、成绩良好的单位或个人进行物质奖励。
第三，加强档案资料流转程序管理。重点检查档案资料的出入关口，加强档案资料流转程序的规范，从而确保档案管理的规范化、合理化。
总结：
民用建筑工程档案资料管理工作任务重，必须尽快意识到档案管理中存在的问题，意识到档案管理工作的重要性，不断改革档案管理方式，创造出良好的档案管理工作效果。
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