山东省烟台市牟平区中医医院264100
摘要：本文通过论述电子档案的优点和不足，阐明了随着社会的不断发展、科学技术的日益提高，以往的纸质档案已经跟不上时代的潮流，近几年电子档案迅猛发展起来。为了适应时代发展的需求，越来越多的电子文件取代了纸质文件，现在基层的档案馆也都普及运用了电子档案。作为一名基层的档案管理人员，以档案管理工作为切入点，浅谈了电子档案的几大优点和不足。
关键词：电子档案优点不足
一、电子档案的几大优点
1.档案管理的便捷性。（1）以往的纸质档案从刚开始的搜集资料到后期的整理归档，在漫长的时间内需要投入大量的人力和物力。而电子档案的整个建立过程都是在计算机进行的，最大程度节省了时间和财力。（2）电子档案软件中系统地开发了对文件的检索功能，档案管理人员只需在计算机中输入文件的名称和关键词等，计算机通过后台的运行，瞬间相关的文件显示出来供整理人员选择，免去了纸质档案查找时的繁琐程序。软件中还增加了一些多元化检索功能，为今后的的档案管理工作带来了便利。
2.档案的整洁性。（1）档案归档之前需要经过多处修改整理才能归档，如遇到特殊情况，归档后的文件也要涂改或插入文字内容，这样的纸质档案面目全非，当查阅者查看时会感觉文件杂乱无章、七零八落。电子档案就没有这样的后顾之忧，它可以随时随地增加、删除文件的内容，对修改过的地方没有留下任何痕迹，保持了文件页面的整洁性，美观大方。（2）由于纸质文件的纸张受到氧化、查阅者无意的损坏而变得很脆弱，字迹也会模糊，给档案管理工作带来不便。电子档案是储存在计算机的载体中，只要载体不受到破坏，文件的清晰度、完整性就不会受到影响。
3.档案的共享性。纸质档案由于受条件的约束，在同一时间、同一地点内只能有一个人借阅文件，借阅者经常要等上一段时间才能查询或借阅到自己需要的文献，延长了工作效应。相对于电子档案来说，前提条件是在同一个局域网里，无数借阅者可以在同一时间、同一地点借阅同一文件而不发生冲突，无时无刻不享受着计算机网络信息时代的共享性。
4.电子档案表现形式的多元化。现在随着计算机信息化的不断普及，人们在生活、工作中都离不开它。纸质文件只能通过语言文字来描述事物，表现形式枯燥乏味单一，对于阅读者的理解造成了一定的难度。电子档案是运用计算机多媒体功能，如绘画、制作报表、语音等形式，声图并茂地展现出文件的内容，既能让阅读者简明易懂地理解内容，又可以在枯燥的阅读中缓解疲劳。
5.电子档案节省了存储空间。我们现行的电子档案大多数是在计算机的光盘中保存的，光盘的特点是它的存储密度行高、空间大，一个光盘可以保存几个档案柜的文件，大大节省了存放档案的空间。基层档案馆因为档案的不断增加，在有限的空间里很难存放无限的档案。电子档案的出现解决了这一难题，档案管理者不用再为找库房、搬运档案而烦恼。
6.电子档案的系统辅助功能增强。在我国现行的所有档案馆中都有一套系统完整的电子档案管理软件，有的档案馆是直接买成品的系统软件，还有一些档案馆要求软件公司根据本单位的实际情况专门编程。在这些档案管理软件系统中除了有建立、保存、索引等一些基本功能，还增设了一些辅助功能，例如统计报表，大大增加了档案管理员的工作效率。
二、目前电子档案存在的不足之处
1.计算机知识有待提高。电子档案是计算机技术和网络信息的产物，我们所学到的、用到的只是计算机知识的皮毛。如今档案管理人员运用的只是计算机的一些基础操作，如简单的检索、查阅、整理和保存等。档案管理软件中的大多数功能没有运用到实际工作中。因为计算机技术知识更新快，所以要定期组织档案管理人员进行系统的培训，学习和掌握新的信息化知识，为今后的工作奠定基础。
2.提高网络安全。虽然网络时代的到来给人们带来了许多便利，让大家足不出户就可知道世界各地发生的变化，但它也存在着隐患，那就是黑客。电子档案也不例外，一旦黑客制造的病毒入侵到档案馆的局域网中将不堪设想，轻则部分电子档案会缺损或丢少，重则整个局域网会瘫痪不能正常工作，给国家造成损失。档案管理人员为了防患于未然，一要加大对网络日常的维护，由计算机专业人员负责；二是普及网络安全知识，让每一位工作人员定期更新杀毒软件，做好防火墙的设置，尽量不使用插件；三是每天对新归档的电子档案进行备份，以备不时之需。
3.提高档案内容的真实性。（1）电子档案收集的参考内容有一部分是来源于网络中，而在虚拟的以太网里，发表文章的内容真实性是无法确定的。这就要求工作人员一是平时要上正规的网站查找资料；二是通过多种渠道搜索资料进行鉴别、归纳。（2）电子档案形成后，虽然系统会自动设成“只读”形式，可是管理员有修改的权限，如盗取了管理员的账号就可轻松修改电子档案，改后还不留任何痕迹。这样就要加大对管理软件的开发利用，如修改后的资料系统会有记录，而且管理员再次登陆了系统会自动弹出提示对话框。“失之毫厘，差以千里”，档案管理员要有严谨的工作态度做好每一件事。
根据我国的实际情况，真正完成电子档案代替纸质档案的飞跃还需要很长的时间过渡。在享受电子档案带来便捷的同时，更应该看到过渡期的工作困难。就现在的发展趋势来看，特别是基层的档案馆还是要电子和纸质档案并存的。作为基层工作者，我更梦想着档案管理现代化的到来。