临沂市公路局罗庄区公路管理局山东临沂276000
摘要:在人们的工作生活中,档案扮演着重要的角色,但是很多人误认为人事档案没用,出现了忽视人事档案管理的现象,影响了档案管理工作。因此,笔者就人事档案管理工作的问题及对策谈几点看法。
关键词:人事档案;管理
人事档案是记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位集中保存起来以备考察的文字、表格及其他形式的历史记录,是全面考察了解正确选拔人才的一个重要依据。
人事管理部门根据人事档案为职工提供身份认定和办理社会保险;为员工申报职称;调整工资;根据档案确定退休年龄;根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄;代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、出具与人事档案有关的证明材料等等。
要充分认识到人事档案管理工作的重要性,加强对人事档案的管理,提高人事档案工作的管理水平,及时研究解决人事档案管理工作中遇到的问题,为人事管理工作提供好的保障和服务。
一、人事档案管理主要存在的问题
(一)人事档案管理重视程度不够。相当一部分人认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不能给单位创造经济效益,因此忽视人事档案管理工作,最终形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况。人事档案工作长期处于被动应付的状态,难以高质量地为干部队伍建设服务。
(二)人事档案管理工作缺乏力度。一是少数管档部门没有形成自己的实施细则和制度,建立了制度也存在执行不严格现象,收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面、不真实准确,人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的,一些鉴定、考核和评价材料大都是套话,内容形式相同,不能准确反映每个人的真实情况。三是人事档案用纸规格不一。人事档案材料须统一使用16开规格的办公用纸,但现行的办公材料大部分是A4纸,纸张的大小不同,在立卷归档时进行技术加工、折叠、剪裁及裱糊,使人事档案案卷很不美观。
(三)人事档案管理人员业务不熟。由于机构调整、科室重组、人员竞聘上岗等原因,原有的人事档案管理人员难免岗位变动,接任的管理人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解。日常事务往往只是将材料放人档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平
(四)档案室设备配备不齐全。大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则,融办公、阅档、仓库为一间,既无铁门、铁窗等基本设施,也无其他硬软件设施,防火、防潮、防盗等手段停留在较低的水平上。
(五)档案管理手段落后。目前人事档案管理部门的管理手段还是手工操作,即使利用计算机管理,仅限于把个人信息、档案目录输入计算机,资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作,无纸化阅档基本没有实施。由于反复调用原件,造成纸张发黄变脆、字迹褪色,直接影响到档案的完整与安全,这样既不利于档案的保管,又影响工作效率。
二、笔者关于人事档案管理的建议
(一)重视人事档案管理工作。单位领导将其纳入到议事日程,定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决,进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
(二)提高人事档案管理工作水平。首先,进一步完善各项档案管理制度,狠抓落实。要建立人事档案计算机辅助管理制度,对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求,更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案整理工作细则,使人事档案的整理更加科学、全面、完整。其次,档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料,对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备。
(三)加强人事档案管理人员队伍建设。首先选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事人事档案管理工作,教育培养他们了解管理档案的重要性,增强责任心。主管部门应定期组织培训业务知识,让他们掌握新的知识和先进的管理技术,提高档案管理的技术水平。档案员要勤奋学习,提高自身素质与政治觉悟,踏踏实实地做好本职工作,为档案事业建功立业。
(四)更新档案管理设施。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房,配置铁质的档案柜;库房内应设置空调、去湿、灭火等设备;库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入,配备先进计算机管理设备。
(五)注重人事档案管理现代化建设。对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,根据需要,通过屏幕查阅有关内容。同时,可以利用计算机网络技术进行人事档案管理创新,对不属于保密范围的档案信息实现有效共享。
总之,人事档案管理工作要从制度上更新,还要从观念上更新,积极采取有效措施,探索档案现代管理模式,走出目前人事档案所存在的困境,做到与时俱进,加快发展,更好地为党的组织、人事工作服务。