正如《数字时代的职场生存手册》文中所述,数字网络时代在给我们带来便捷的同时,注意力干扰和时间碎片化等弊端也日益显现,这种环境下的时间管理,除了自律,还必须形成尊重他人时间的工作文化——在“权力距离”较大的社会尤其如此!
在现实中,人们希望更有计划去管理自己的时间,能积累几个小时不受打扰的时间专注于自己的工作,却可能身不由己。所以构建好的工作环境,也绝不是独善其身这么简单,需要去推动构建一种尊重别人工作时间的工作文化。
开放办公的理念很流行,在很多创业公司,不仅打通了工位和工位之间的隔间,甚至有些公司干脆不设固定工位,理由是很多人在出差或者移动办公,工位根本不需要一比一地配备。开放办公背后有一套创新理论,认为开放的办公室可以打破部门之间的壁垒,制造碰撞交流的机会,鼓励更多跨界交流。现实却是,开放的办公室可以让老板在同样大小的空间里塞下更多的人。开放办公的嘈杂,让无法专注的人只能戴上消噪耳机给自己找来一丝宁静。
其实,很多处于做事状态的人都需要安静的状态,避免打扰。形成尊重别人时间的文化,首先就要鼓励更多人进入专注的状态,尽量减少给别人带来打扰。
话刚落音,雨心不辞而别。茶馆顿时冷场了,蒋浩德悔不该打这个主意。年轻时,他就吃过雨心的闭门羹,老来还是这样。真想活个样子出来,找一个比她强百倍的人。紫云看在眼里,先稳住神,轻声说道:“伯伯也不必太悲伤,师母正在失夫之痛中,到时候……”
在开会时让更多人畅所欲言也很重要,安排发言的次序因此就很有讲究。有的公司会特别强调,领导最后发言,就是要避免出现80%的人开会不说话的问题。有时候领导先说话,持有不同观点的下属就会选择不发言明哲保身。
组织开会也很有学问。一种方法是开会之前由组织者给每个人准备一份阅读材料,亚马逊的老板贝索斯就很推崇这种做法。他要求每次开会之前,发起人一定要写一份备忘录,而且不能超过6页。所有参加开会的人,在开会之前都要花时间把备忘录读完然后再讨论。目的就是希望讨论能有的放矢,参与者在阅读备忘录的过程中也能梳理自己的思路。
打扰别人一定要有充足理由,而开会是占用时间最多的一种工作方式。十个人开一小时的会,耗费的就是十小时的人工。很多大公司已经开始从耗费人工的角度来分析哪些会是必要的,哪些人参会是必要的。因为如果盲目地经常开会,而且是开大会,所带来的时间浪费惊人。
笔者在美国读研究所的时候,有一位老师是曾经担任美国前助理国务卿的谢苏珊教授。她给我们的作业无他,就是一篇简报,限定最多2页,字数在500字以内,目的就是训练如何精炼地把论据和观点写清楚。按照她的说法,国务卿是没有时间阅读超过两页纸的报告的,简报写好是为了未来写清楚备忘录,言简意赅逻辑清晰,其实这是在帮助领导,也是帮助其他参会的人节约时间。
构建尊重别人时间的文化,可以从学会开会开始。
一些研究者还发现,在不懂珍惜别人时间的公司,开会还遵循一种二八定律:80%的人在会上不发言,80%的会开到最后仍然是由领导做决定。这样算下来,八成的会都不值得开。一本新书《工作不需要发狂》就提出,最好的会就是三个人开,大多数超过三个人的会都在浪费时间。理由很简单,三人行必有我师,三个人开会有更多机会带来不同的视角,讨论会有明确的抓手,事后对开会的内容不会扯皮,不会出现沟通失真的问题。
对照2组在对照1组治疗方法的基础上加用小剂量阿司匹林肠溶胶囊(拜耳医药保健有限公司,批号BG33512,规格100 mg),50 mg/次,1次/d,连续使用14 d。
近年来,我国第三方物流业不断增长,平均年增长速度在20%左右,2010年我国第三方物流企业业务收入达5390亿美元,截至2014年底,破9000亿美元,达到9380亿美元[1]。近年来也在持续增长。
尊重别人时间的文化,也可以从创建办公室安静的环境着手。已经有管理者提出,办公室应该像图书馆,创建安静的不打扰别人的工作氛围。为了避免干扰,可以在办公室中间设立一些小工作间,以便那些需要打电话的人使用。即使无法马上在办公室推行安静的文化,也可以尝试一下每月有一天确定办公室为图书馆日。
(1)信息不对称引发“逆向选择”。“逆向选择风险”是指由于委托代理双方因存在信息不对称,项目的购买方即政府未能选出最适合的社会组织进行公共服务供给导致服务质量低下。决策是行动的前提。政府购买公共服务的决策即所购服务的种类、方式与对象的精准性要求政府所获取的公众需求、社会组织服务供给能力与政府具体财政力等信息真实以保证服务高效与精准。“逆向选择”风险根源在于信息不对称与政府自利性,在决策中未深入调查,与社会组织、公众和专家团队沟通不畅。根据委托代理理论,信息不对称易引发共谋行为,滋生腐败。
更有意思的建议是向大学学习,让专家型的人才或者科研人员每周开放一次“办公室时间”。大学里的教授每周会有一个下午开放出来,方便学生问问题或者请教论文。一些企业的管理者也把这种方法引入到企业的管理中,为了避免对专家型人才的打扰,同时又充分利用专家的知识和经验,选择让专家在每周固定的一个下午,打开办公室大门,任何人都可以进来交谈,问问题,答疑解惑。这样,同事可以在固定时间集中问题咨询专家,而专家可以在其他的工作时间专注于自己的工作。
一些高管也在实践中践行“办公室时间”这个概念,尤其是他们发现社交媒体交流多了,打电话的时间反而少了,而相对于社交媒体的沟通,打电话其实交流更充分。有一位硅谷的高管就干脆告诉所有同事和朋友,工作日晚上5点半之后的一个小时是他的虚拟办公室时间,欢迎在这段时间打电话给他——因为那正好是他开车回家堵在路上的时间,打电话交流可以让他把垃圾时间变废为宝。
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