佛山市高明区公路局公路管养中心528513
摘要：人事档案是人才信息的重要载体,是人才交流的主要信息源,是知人善任、选贤举能的重要工具。然而,目前人事档案管理存在很多问题,解决这些问题必须加快档案的社会化和管理的开放性进程,切实提高管理者自身素质,提高档案管理的现代化程度。
关键词：人事档案管理;存在的问题;改进的措施
一.存在的问题
1.管理体制不顺畅。
现行的人事档案,主要按管理权限和隶属关系进行管理,在组织人事工作中发挥着重要作用。由于在新时期,人员流动量大、快、隶属关系时常会有变化等原因,人事档案管理工作出现了一些新情况新问题。A档案管理的关系较乱。主要表现在机关事业、国企单位有组织人事权限的部门只管理在编人员的人事档案，而不在编的人员的档案有的在人才交流中心（大中专毕业生）,还有的在档案局、劳动部门以及社会保险、医疗保险等部门,其管理的主体不清。B人档脱节。在人员流动中,除了机关事业单位部门的在编人员，其他合同人员等档案存放在其他机构，没有对这部分人员的档案进行连续性的补充和管理，造成人档分离,弃档、“死”档和无档现象时有发生。C管理有盲区。部分单位在招聘人员时,擅自保存所聘人员档案,少数流动人员及一时没有落实工作的大中专毕业生和退伍军人,私自截留档案的现象也时有发生,成为新的管理盲区。
2.人事档案管理人员素质不高。
A思想观念比较陈旧。个别人事档案管理人员沿袭传统的工作方法,整天忙于日常事务性工作之中,对在深化人事制度改革和完善市场经济体制过程中人事档案工作中出现的新情况、新问题很少坐下来进行认真地分析和研究,缺乏开拓进取精神。B业务水平不高。当前人事档案管理人员的文化水平虽然从整体上有所提高,但是对人事档案方面的专业知识了解不够,加上缺乏系统的培训,难免在工作中会出现一些误差。C奉献精神不强。人事档案工作是一项长期、复杂而繁忙的工作,这就需要人事档案工作者要有一种矢志不渝、无私奉献的精神。但是在一些部门,由于人员更换频繁、工资福利相对过低等诸多方面的原因,挫伤了人事档案工作者的积极性，缺乏一种工作激情。
3.人事档案的内容不完整。
A档案的内容不实。人事档案中的材料一般都是由本人填写的,由于组织上对有些材料缺乏严格的审查,致使个别人事档案内容不实不准。有的人事档案材料中填写的内容前后不一致,使档案资料缺乏准确性和真实性,这给人事部门考察了解当事人的信息增加了难度。B档案的内容不全,反映人员的重要信息资料没有及时归档，或者缺章缺有关负责人签名。C档案的内容不精。档案材料分为十类并依材料形成时间排列。实践证明,这种管理方式是基本合理的。但是在具体操作中,由于资料形成部门要求将一些装可不装的、甚至不该装的资料都装进了档案,使档案的内容臃肿繁杂。
4.人事档案的服务水平不高。
A服务质量不高。人事档案资料多且随时形成,从事人事档案管理的人员相对来说又比较少,人事档案资料有时由于收集不及时,入档整理不经常,不能为查阅者提供比较及时而全面的信息。B服务面不广。服务面仅限于各单位政工干部和档案部门。C服务的途径单一。人事部门大多数只录入在编人员（或企业正式职工）人员的信息,有的录入的信息不准确、不全面,对于前来查档者,不管是来查哪方面的信息,其服务途径只能是档案一本,从而影响了工作效率。
二.人事档案管理改进的方向和措施
由于人事档案自身存在的问题，一定程度上阻碍了人事制度的改革和人才的交流，必须加快人事档案工作改革的步伐。
1.加快人事档案管理的社会化进程市场经济的建立。
A信息技术和网络的快速发展，人事档案管理和服务方式变革势不可当。人事档案的整理可以实行购买服务，目前随着机关事业单位、施工单位和部分企业对档案的日益重视，市场上出来了一批专门从事档案整理的公司，作为有档案管理权限及需要的部门，可以实行购买社会服务，让更专业的人员进行整理，并信息电子化后方便本单位的人事管理。B人事档案的机构必须面向社会，管理与服务范围不断扩大，涵盖各种人事档案，包括流动人员的人事档案，进一步增加服务对象的社会性，并为全社会提供服务。市场经济的发展，人事档案来源复杂化，需求多样化，也要求人事档案管理加速社会化进程。
2.进一步强化档案管理者自身的素质队伍建设。
档案人才是知识型管理人才，信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的人事档案干部队伍是档案事业的客观要求。其一要提高认识。要充分认识到人事档案工作是一项政治性、政策性、专业性、服务性很强的工作，决不是可有可无的。它要求人事档案工作者要有很高的政治觉悟，有良好的职业道德形象，忠于职守，乐于奉献，才能卓有成效地做好本职工作。其二更新观念。要打破封闭保守、满足现状、默守陈规的观念，勇于探索，积极创新，开拓进取，树立档案工作大有作为的新认识，把死档案变成活信息。牢固树立档案工作为经济建设和各项工作服务的观念，树立竞争意识，把竞争机制引入档案部门，充分调动人事档案管理者的积极性和创造性。其三要加强科学文化知识学习，改善知识结构，提高专业修养。档案部门是专业性较强的部门，档案管理员要不断学习业务知识，精通本学科的理论与技术，及相关的学科知识，提高知识层次。要善于总结实践经验，把理论与实践有机地结合起来，形成最优化的知识结构。
3.切实转变人事档案管理部门的职能与加强过程监管工作。
A第一如何为档案所属单位和个人提供最优质的服务。当前对档案的利用还仅仅停留在档案表现，档案管理部门有责任进一步深化对档案的利用，开发档案的潜在价值。第二建立人才等级测评制度，对人才进行信用、等级、潜力等多方面的评估，并对结果进行公证，入人事档案。用人单位和个人可以从个人的人事档案中既看到感性的材料，也能看到理性的评价，向档案使用者提供可靠实用的信息。B档案材料是否完整和规范,是衡量档案管理工作质量
的重要标准。不仅要做好档案的收集、整理、归档和转递，还要做好严把收集关、鉴别关、整理关、转递关等工作。从而要积极推动人事档案建设步入法制化的轨道,包括主管部门定期审核制度、中介机构测评制度。
4.加速人事档案管理的现代化。
目前，人事档案现代化管理的主要内容和核心，就是档案计算机管理。电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。计算机的产生和应用，对人事档案事业的发展产生巨大的推动作用，机读文件在文件载体形式中所占的比重将会越来越大，若干年内虽然机读档案不会完全取代纸质档案，但纸质文件必然会越来越少，电子文件也越来越广泛地被认识和使用，人事档案电子化也将成为发展的大趋势。这就要求人事档案管理者必须学会利用计算机进行档案管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。
结语
随着时代的发展和社会的进步,人事档案管理必须适应现代管理化的要求转变观念积极拓展服务职能才能在人力资源管理中起到更好的工作,本文对人事档案管理中存在的问题，提出了改进的方向和措施。为了机关事业单位和企业的更好发展就要求我们在人事档案上做足工作,只有这样我们才能建设更好的人才队伍。
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