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摘要：随着高新技术的迅猛发展，档案数字化管理已经成为现代企业经营中的必要组成部分。在日益激烈的市场竞争中，如何加快企业档案数字化建设，建立档案数字化管理体系，达到提高企业各部门工作效率的目的。本文就企业数字化档案管理工作的实践展开探讨。
关键词：企业；数字化；档案管理
引言
在当今这个竞争激烈的市场经济时代，企业的各项工作必须与时俱进，跟上时代发展的步伐，才能够确保在激烈的竞争中稳步发展。企业档案管理工作在企业的运营发展过程中发挥着重要的作用，档案管理工作不仅是企业生产经营活动的原始凭证和原始记录，而且可以为企业的未来科学发展提供可靠的数字依据。因此，分析企业数字化档案管理中存在的实际问题，并研究加强企业数字化档案管理的有效策略，对于企业的稳定、健康、持续发展具有非常重要的意义。
1企业档案数字化工作的重要性
1.1有效提高档案管理工作效率
档案实现数字化后，可以提升以下效率：第一，查找信息效率的提升。人力资源工作者仅需要通过搜索，就能够获得相应的信息，由此避免了编号核对等复杂事项的处理工作；第二，特殊分类效率的提升。例如进行性别分类、学历分类、年龄层级分类等工作，数字化的档案均能够在几秒时间完成相应工作。而在数据样本较大的情况下，使用人工分类可能需要数天的时间；第三，资料使用效率的提升。精准搜索和信息分类便能够实现一定效率的提升，除此之外，多媒体技术的应用，也在较大程度上影响着档案信息的阅读效率。
1.2节省了存储空间，信息管理数字化
利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免了大量的纸质档案资料的堆积，转化成数字形式存储于计算机内的档案信息，不会因为长时间存放及翻阅而损坏或丢失。同时采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。
1.3保护档案的完整性
在当前的信息技术环境下，再加上备份机制的应用，出现档案信息损毁，以及部分档案信息丢失的可能性相对较低。传统档案因为需要人力进行管理和监管，相反其档案信息丢失、缺失、损毁的比例较高。而档案的完整性也决定了其价值，所以，基于价值性的考虑，也是近年来企业档案管理中逐步实现数字化的重要因素。
1.4缩短档案查找时间
实现档案信息数字化后，能迅速的通过相关字段查找所需的档案信息材料，大大缩短档案的查找时间。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。
2企业数字化档案管理面临的主要问题
（1）企业档案管理系统与自动化办公系统之间无法实现无缝对接。企业数字化档案管理工作所使用的档案管理软件是由专业的软件开发技术人员开发的，而以网络技术和计算机技术为基础的办公自动化系统一般是由上级主管部门以及本单位自行设计开发的软件，这样就很难实现企业的档案管理系统和自动化管理系统的无缝对接，也就意味着这两套软件之间缺乏适当的统一管理规范，要实现无缝对接可能性不大，而且档案管理系统和自动化办公系统的兼容性也较差。（2）硬件设备建设不到位。就企业当前的现状来看，虽然实现了档案的数字化管理，但是硬件基础设备比较落后，没有及时进行更新换代，运行速度和效率跟不上企业发展的需求。有的企业网络建设比较落后，机房的网络基础设施以及安全防护设施都不够完善，存在着诸多问题，阻碍了企业档案管理工作的数字化进程，对企业的稳定健康持续发展也有一定的影响。
3加强企业数字化档案管理的对策
3.1建立推进企业档案数字化建设的制度
任何一项工作的顺利开展都离不开制度的约束，企业档案数字化建设也一样，需要建立一套科学完善的保障措施体系来推进企业档案数字化建设。第一，要结合企业实际情况制定统一的档案信息归档日期，提前归档或者未按时归档的都要对相关责任人进行严格的处理。第二，将企业各个部门的档案工作情况加入到年终绩效考核指标中。第三，强化档案工作责任制，企业各部门要将初始档案的建立工作细分到人头，进而相关资料的收集、整理、保存和上交等程序才能得到有效的保证，相互之间还能起到监督和提醒的作用，从而养成良好的档案管理习惯。另外，由于档案管理中的保管环节涉及收集、著录、标引、数据加工、检索和保密等多个重要环节，针对此必须建立系统性的工作秩序。
3.2加强基础设施建设，提高人员综合素质
要想实现钢铁企业数字化档案管理工作的科学化和规范化，必须首先加强基础设施建设，将企业中已经过时的、不能够满足数字化管理要求的基础设施设备及时更换，对于数字化档案管理的重要部件要尽快着手采购添置，对于存在问题的硬件设备可采取维修与更换并举的措施，尽可能在达到现代数字化档案管理要求的基础上降低预算成本。其次是强化企业工作人员综合素质建设，包括强化人员的专业化水平、技术技能、责任意识、创新意识以及安全意识等。
3.3加强信息技术的利用
从现状来看，虽然很多企业都设置数字化的档案管理系统，但是，其实际利用效率并不高。档案数字化并不仅是将档案通过信息技术的方式存储，其中还包含者对于档案信息的管理，并直接涉及到人力资源战略管理的实现。所以，企业应当重视档案的管理，确立档案在企业经营和战略发展过程中的地位，由此提升数字化档案信息的应用效率，以此促进企业价值的提升。
3.4加强档案数字化的保密性建设
档案信息对企业的重要性是不言而喻的，基于这一点考虑，在企业档案数字化建设的过程中就需要相关工作人员强化对档案的保护意识，认真履行自己的职责做好保密工作。保证档案信息的完整性，不丢失、不损坏、不泄露、不凌乱。企业档案信息数字化虽然便于存储，调用也很灵活高效，但容易在这些操作过程中出现信息被盗取的情况，重点是在毫无察觉的情况下信息被盗，因此保密性建设要像必要的配套设施一样，与档案数字化建设同步进行，并且在今后的数字化档案管理过程中，档案管理人员也要提高警惕严格做好档案保密工作。信息化时代，市场竞争从某种程度上讲就是信息的竞争，企业的信息与档案管理密不可分，因此要想获得有利的市场竞争地位，企业在快速推进数字化建设的同时必须加强保密性建设。
3.5做好数字化档案的精细化管理工作
数字化档案管理较传统的档案管理更加方便、快捷，但是必须注重细节，如果数字化档案文件处理不好，很有可能造成文件的丢失或者损坏，比如上面提到到档案管理系统和自动化办公系统之间无法实现无缝对接就是处理不当的后果。因此，在实施档案数字化管理过程中，要抓好重点环节，具体包括书面化、全面化、同步化、专业化等环节。文件的形成、收集、整理、审核、归档、移交等每一个环节都要进行精心处理，要设立专职的档案员，通过专业培训促进档案员对相关专业知识进一步掌握，提高工作效率。
结语
实现企业档案数字化建设，能极大地提升档案管理的价值，让企业在资源配置和业务运行方面都更加合理、顺利。现代企业在信息化时代背景下发展，形成了大量的以电子形式为主的生产资料和文件，企业因为运营需要对档案的利用率不断提高，为了让企业档案进入有序的规范化管理状态，开展企业档案数字化建设势在必行。
参考文献：
[1]冯艳.浅谈如何加强企业档案数字化建设[J].黑龙江档案，2017（2）.
[2]刘建琳.论企业档案数字化建设的现状及对策[J].图书情报，2016.