李国润:巧妙运用统计表格和图形提升文秘工作质量论文

李国润:巧妙运用统计表格和图形提升文秘工作质量论文

【摘要】企业文秘工作任务越来越重,传统的文秘服务理念已经不能满足现阶段企业的发展,所以,应该转变文秘的管理观念,赋予文秘更多的权限,全面提高文秘工作的水平与质量。本文对巧妙运用表格和图形提升文秘的工作质量进行分析,希望能够使文秘更好地完成任务,为企业发展作出贡献。

【关键词】文秘;企业;表格;图形;质量;水平

无论是哪一个行业的企业,办公室文秘工作都属于企业的核心工作管理部门,其主要的工作内部不仅繁重、复杂,而且还需要对领导的指示进行准确的传达,并且与基层的工作也要保持密切的联系,使企业内部的沟通效率能够得到有效提升,所以,这就需要文秘具备更加高水平的表格与图形运用能力,使整个工作过程更加规范,相关的人员能够更加清楚地了解具体的工作内容,从而使企业能够保持更加规范的状态向前发展。

一、文秘工作的重要性

文秘工作在企业的发展中可以说起着承上启下的作用,能够在很大程度上促进企业的正常发展,换句话说,文秘部门在企业占据着核心的地位。文秘工作的主要工作内容是正确传达领导的指示,督促工作人员按照要求工作,使整个企业上下都能够按照要求完成任务。

对于文秘工作人员的要求来说,不仅需要其具备专业的工作能力,也需要具备强大的交流与共同能力,能够全面掌握企业的发展情况,并且对各个部门了如指掌,同时,文秘也要具有一定的乐观精神,采用理性的态度分析问题,使文秘工作的质量能够得到有效的提升。此外,也要要求文秘具有一定的计算机能力,能够通过图形、表格的方式规划出具体任务的操作规范,并且也能够对企业的日常经营发展工作进行记录,采用表格与图形的形式能够使具体的内容更加清晰,从而进一步提高企业的工作效率。

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二、文秘所具备的素养

(一)在文件拟写工作中应用表格与图形。相比于纯文字的表述,表格与图形能够使统计的资料更加清晰、直观,使观看的人能够更加方便地对数据信息进行分析,进一步提高了工作的效率,使文件的内容能够跃然纸上。因此,为了能够进一步提高文秘工作的质量与水平,应该加强文秘表格与图形的使用效果,从而使企业的数据信息的展现能够更加简洁、清晰、有条理,同时,以图形和表格的形式进行记录,也能够使企业的数据资料得到长期的保存,十分有利于企业的发展。

(二)道德素养。文秘工作的内容与企业的实际发展息息相关,所以,文秘应该时刻以企业的利益为首要任务,在做任何事情时,都应该以大局为重,从企业发展的角度思考问题,严禁假公济私、损害企业形象、破坏企业经济效益等现象出现,同时也要对自身的利益与企业的利益进行权衡,确保企业中的各项工作能够顺利开展,进一步实现文秘自身的工作价值,为企业的发展贡献力量。

三、提高文秘表格与图形使用效果的措施

(一)职业素养。一名合格的文秘必须要具备超强的职业素养。一方面,文秘应该根据企业具体的规章制度,完成工作,不迟到、不早退,按时整理好各项工作内容,对各种事项进行全面的掌握与把控,严格避免出现手忙脚乱的现象,降低工作中出现失误的情况,同时,也要对琐碎时间进行合理的利用,从而有效提升工作的效率与质量。另一方面,文秘应该具备一定的紧急事件处理能力,对于一些突发事件进行紧急处理,避免出现遗漏、重复等现象,同时,文秘也要结合自身的工作经验,使工作能够有条不紊地开展,全面提高自身的工作效率。

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(二)在会议记录中应用图形与表格开展文秘工作。会议记录文秘的工作可以分为三个步骤:首先,是会前的准备工作。文秘应该在正式开会前,做好会议准备工作,确定开会的日期、时间以及地点,同时也要细化参会的人员、餐饮的安排,车辆的安排以及所需要使用的资料等,通过表格的方式进行记录,能够使其更加清晰地展现,这样就能够进一步提高文秘工作的效率。同时,在通过表格的方式进行会议记录时,应该确保每一项实际的工作都能够落实到个人的头上,充分做好协调工作,并且明确责任人。其次是会中的具体工作。文秘不仅要做好记录工作,也要对会议室内的音响、投影、桌椅、话筒等进行逐一检查,并且详细做好登记。最后是会后收尾工作。文秘应该做好离开的准备工作,安排制定的人员将东西搬离,并且对会议室进行周全的检查,防止出现贵重物品、资料的遗漏现象,同时,文秘在通过整理后,应该采用电子版与纸质版的两种记录形式,交由领导确认,然后复印逐一下发给各个部门。

(三)使用表格与图形处理日常事务。文秘工作所涉及的内容非常多,而且复杂,所以,应该使用表格与图形的方法开展日常工作事务,从而提高文秘自身的工作效率。一方面,文秘的日常工作中,包括很多重要文件的收发工作,所以应该使用表格的形式进行记录,这样就能够有效避免出现纰漏。另一方面,对于领导日程的安排也是文秘的日常工作,采用表格的形式做好精心的安排,能够使自身的工作以及领导日程的安排都非常具有条理性。

四、结束语

总之,文秘的工作水平与能力,能够直接影响企业的经营与发展,所以,必须要不断对文秘的工作能力进行提升,使其能够正确的运用表格与图形完成日常工作,从而使文秘的工作更加清晰、方便,进一步推动企业的发展。

【参考文献】

[1]倪亮亮.关于统一"秘书"与"文秘"提法的几点思考[J].秘书之友,2018(09):8-10.

[2]袁丽英.如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].办公室业务,2018(11):51.

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