中国石油吉林石化公司精细化学品厂吉林吉林132021
摘要：随着社会信息化发展进程的逐步推进，档案管理的信息化发展已经成为了必然的趋势之一。但通过对现实状况的分析来看，即便针对档案管理进行的信息化建设已经取得了较为可观的成果，但其中的一些问题也日益凸显了出来，基于此，针对如何推进档案管理的信息化发展加以深入分析十分具有必要性。
关键词：国有企业；档案管理；信息化建设
引言
随着信息技术的蓬勃发展，信息技术已经在各个行业都得到了普遍的应用，档案管理也步入了新的征程。档案不仅是数据的集合，也充分的反映了社会发展的历程，是社会发展的缩影。必须通过科学的方法来加强对这些档案的收集、管理和开发利用,确保这些档案能够更好的发挥其自身的价值。
1档案信息化的意义
1.1提升相关部门的业务能力
档案管理对于某个组织内部人员来说是对在职人员身份信息、能力水平、奖惩情况的汇总，信息化能有效帮助各类组织人事部门的相关工作，对人员调整有着十分积极的作用。档案信息化对与相关人员的业务实操也有着至关重要的作用。政府制定政策最直接的参考依据就是历史档案，通过档案里的案例，了解社会的变迁以及各类政策的优劣，能有效的协助当下进行决策。因此，档案信息化能大大缩减政府人员查询历史档案的时间，更重要的是，能做到案例重现和不断积累，对政府的业务水平提升有着不可替代的作用。
1.2节约成本且安全
档案信息化节省了大量的空间，也节约了大量的人力和物力资源。这些资源的节省将成本大大地削弱，能够将更多的资金用于基础建设。此外，纸质档案的记载及保存都受到相关人员以及物理条件的制约，试想，若有一场大火发生，纸质档案的损失之大，而档案信息化则在一定程度上避免了这些危险事故的影响。
2档案信息化建设过程中的主要问题
2.1工作人员专业素养缺乏
档案信息化离不开专业人才的支撑。但是一些工作人员对于档案信息化的重要性缺乏清晰的认识，认为这一工作对于整个机构的高效运行没有任何影响，观念的不端正自然无法造就高效的工作。此外，档案信息化工作人员自身理论知识储备不足，实践经验缺乏，责任意识差，对工作流程不甚了解等因素都会导致档案信息化过程中风险事件的发生。现阶段档案管理的专业人员比较缺乏，很多都是非专业人员，有些档案管理人员只是在简单培训后就上岗工作，对于相关操作流程缺乏了解，这对于档案管理信息化建设工作来说是非常不利的。
2.2企业档案管理信息建设的软、硬件设施不匹配
在当前市场环境中，能够认识到档案管理信息化重要性的企业大多会强调对档案信息化的硬件管理建设，但大多数企业还未认识到软、硬件设施之间相互匹配的重要性，同时在软、硬件管理方面也存在一定的不平衡。这种问题主要体现在档案管理人员对于相关设备的使用不规范、不了解专业软件的使用方法等，这些问题都会影响到企业档案管理信息化的推动效果。
3国有企业档案管理的信息化建设路径
3.1提升管理人员综合素质及业务能力
素质建设主要包括对心理及思想素质的建设，在具体建设过程中需要注意以下几点：第一，应要求档案管理人员树立起优良的服务意识以及责任意识，档案管理人员在日常工作中应始终秉承着严肃、认真的工作态度，通过提高自身工作效率的方式为自身争取发展的机会，力求可以在实际进行档案管理工作的过程中取得较高的成绩，通过勇于奉献的方式，获得更多的支持，促使自身的综合素质及职业素养获得有效提升。第二，也应重视培养档案管理人员的工作能力，加大能力建设力度，要求各管理人员不仅应良好的明晰各种相关的规范性系统操作，以及电子文档的各种特征等，也需要积极学习各种计算机网络相关的信息安全知识，有助于确保档案信息资源安全防护操作的质量，使得各种资源及相关管理活动的有效性及安全性具有较高的保障。因此，各档案管理人员有必要树立起优良的主动学习意识，积极的参与到各种档案管理信息化相关的各种培训及教育活动中，以便于对各种新型的信息化专业知识加以全面、及时的学习和掌握。同时，负责培训的企业及部门等，也可以聘请一些综合素质较高的专家或者一些具有丰富经验的工作人员，亲自到培训课堂中为学员进行内容的解读和问题的讲解，以促使这些人员可以更好的掌握相关内容和知识。此外，档案管理人员在进行日常工作时，也应注重对档案的存管、整理等工作提起高度重视，并可以和其他档案管理人员交流学习或者工作经验，借鉴和吸收其中较为优秀的经验，有助于促进工作能力及工作实效性的提升。
3.2推动档案数字化建设和软硬件匹配机制
企业档案管理人员要对自身职责有充分的认识，档案数字化建设不仅有利于自身工作效率的不断提升，还对企业的信息化建设起到至关重要的作用。首先，在档案数字化建设过程中，工作人员应当根据企业实际情况制定合理的建设计划，做好监督实施工作，确保企业档案数字化建设能够有序进行。在建立档案数据库的同时，工作人员还要补充数字化目录，此外还需要有配套的软硬件作为数据库的使用调度工具。确保数据库中的档案能够得到及时的补充和整理，还能够进一步提高各个部门对数字化档案的应用效率。除此之外，以上操作都需要在国家相关法律法规的指导下才能够进行，数据库与企业内部办公系统的结合，能够全面提高企业内部对文件信息的收集、整理、分析及使用的效率，是推进企业信息化建设的重要因素之一。
3.3管理制度不断完善
随着现代档案管理信息化发展趋势的不断明确，传统的档案管理制度已经难以适应新的管理方式以及管理环境，对此，未来一段时间之内，各企业以及单位的档案管理制度必然会发生变化。首先，基于网络的档案管理监督机制必须要建立，以此对管理人员的管理积极性以及管理责任感进行激发。其次，网络安全管理机制需要明确，以此对互联网的内部安全管理进行补充，进而切实保证档案管理的安全性。此外，管理人员的管理职能会发生扩张，其管理价值以及参考价值更加突出。
3.4强化共享观念，建设档案共享库
现实生活中，各个职能交叉单位、上下级单位的信息交流频率高、程度深。从提升档案利用率的视角以及档案可持续利用视角来看，档案管理人员应当强化共享观念，造就档案共享库。第一，以大数据技术、云储存技术和互联网技术为基点，搭建档案资源共享网络。第二，档案管理人员对数字档案进行分类，建立数字化档案目录，缩短档案检索的时间。档案管理人员在进行分类时，可以按照数字档案内容、形成时间和性质进行分类，也可以根据数字档案的种类进行分类。第三，各个共享单位应制定出一套切实可行的数字档案共享标准，规定档案共享库中档案的鉴定流程、组织结构、存储格式以及单位职责，进一步规范档案资源共享工作，确保档案共享工作的有序性和科学性。
结束语
当国有企业的档案管理逐步实现信息化后，国有企业的该项工作将会呈现出一幅全新的格局，其作用主要体现在让资源实现共享，让效率实现提升，让档案的查询更为高效，利用率更高，备份速度快，管理便捷。可以帮助国有企业的决策提供参考，从而提升企业的效益。档案管理部门实际上是企业信息资源的数据库，其为企业提供的有价值的信息数据，对于国有企业的决策和发展至关重要，而信息化的档案更是可以实现快速整合资源、降低信息获取成本，为国有企业的发展助力。
参考文献
[1]徐岚.浅析国有企业档案管理信息化建设[J].中国管理信息化,2017,21(24):195-196.
[2]陈晓玉.信息化时代下国有企业档案管理策略分析[J].现代国企研究,2017(18):25.
[3]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学,2017.