结尾语是指一篇公文正文结束之后另起一行所标示的固定性和习惯性用语。恰当地使用结尾语，能够使行文起到较为强烈的命令、回复、告知、期请以及征询等作用，并能增强行文的语气，进一步强化公文的主旨，从而有利于人们对公文内容的理解和贯彻执行。同时，适当使用结尾语，还能彰显公文写作的学科特色，使行文显得庄重严肃。
一、哪些文种需要使用结尾语？
结尾语是一篇公文的重要组成部分，但在实践中，并不是所有文种都要标注结尾语。就通常情况而言，命令（令）（诸如“此令”）、批复（“此复”）、公告 （“特此公告”）、通知 （“特此通知”）、通报（“特此通报”）、意见（“以上意见如无不妥，请批转各地执行”等）、报告 （“特此报告”）、请示（“妥否，请批示”）、函（“务希见复”“特此函复”等）、议案（“请予审议”）等绝大多数文种均需根据具体情况适当使用结尾语。但是从实践来看，决议、决定、意见、公报、纪要等文种一般不使用结尾语。
相比之下，机关常用的事务性文书结尾语的使用则相对较少，这反映出事务性文书的写作不像法定公文那样要求整齐划一，其写法表现出较强的灵活性特征。
二、在哪些情况下需要使用结尾语？
需要注意的是，上述可以使用结尾语的文种，在实际写作中的情况也并不一致。具体到某一文种中，结尾语的使用也不一样。仅以通知为例，不能只标示“特此通知”，应当根据具体情况灵活选定，即要结合本地区、本系统、本单位的实际情况，对所发布的通知事项以及被批转、转发文件的内容要求加以具体化，做到有的放矢。此类通知通常使用的结尾语有“请遵照执行”“请认真贯彻执行”“请参照执行”“请认真贯彻落实”等等。具体如何使用，应视所发通知的内容而定。例如通知中的意见属于探索性的，且法律程序不够完备，需要下级机关边执行边修改的，则结尾语一般写为“请研究试行”；如果通知中的要求只是根据一定地区的特点，或者批转下级机关的报告、有参考价值的意见或建议，或是应引起注意的问题，则结尾语一般写为“请参照执行”等等。
那么，一篇公文的写作，在什么情况下需要使用结尾语呢？通常而言，在公文正文部分写完后，如果需要对所述事项进一步加以强调，就要使用结尾语。同时，从行文的外在表现形式来看，如果一篇公文开头部分向主体部分转换时已经使用了诸如“现将有关情况通知如下”“现将有关事项通报如下”等过渡用语，则在正文结束之后就不宜使用结尾语，以避免造成行文的重复；相应地，如果开头部分向主体部分转换时没有过渡语句，在结尾处则需使用结尾语。请看下文：
一、参加会议人员：各地市分管教育工作的副市长，教育局长（教委主任），省直有关部门负责人，各普通高校党委书记、校长。省属成人高校、高级技工学校主要负责人。
关于召开全省高等教育工作会议的通知
邀请省委办公厅、宣传部、研究室、高校工委，省人大教科文卫委，省政协文教卫生委以及驻××新闻单位的负责同志出席会议。
经省委、省政府同意，定于12月20日至21日在××召开全省高等教育工作会议，贯彻全国普通高等教育工作会议精神，研究部署今后一个时期的高教工作。现将有关事项通知如下：
自从那次跟同学闹事送医院以后，班里同学都用一种奇怪的眼神看他，甚至躲得远远的，曾经在他身边前呼后拥的那些小伙伴们也都疏远了他，简单地说就是大家都怕他。
①人居环境差。泰煤家园辖区面积大，内部房屋质量参差不齐。泰煤家园共有20栋楼房，90户平房。其中4栋为筒子楼式住房，人居环境很差，但仍有居民居住；90栋为平房，为典型的城市棚户区；仅有16栋住房居住条件较好，适宜居住。②物业管理质量低。目前，泰煤家园的物业尚未完全移交社会，原属企业对社区进行物业管理的弊端逐渐凸显出来，表现为物业管理的落后。通过“居民对物业满意情况”的调查得出居民对当前物业管理水平的满意程度处于较低水平。小区内垃圾堆积，70.9%的居民对环卫不满意；路灯失修多年，照明无法满足居民日常需求，导致86%的居民对照明不满意；安全问题也得到居民普遍关切。
各市人民政府，省直有关部门，各普通高校、省属成人高校及高级技工学校：
第二天，越秀在书桌上发现一大堆碎纸，这纸都是秀容月明用来练字的，跟往常不同，秀容月明都把纸撕了。越秀拼凑了几张，也没瞧出他写的是什么字。
二、请与会人员于12月19日到××饭店报到。需接站者，请提前告知××省教育委员会办公室，联系电话：××××
其次，针对跨境活动的趋势，应当加强国际合作。具体而言，我国应当缔结和参加反有组织犯罪的相关国际公约，如我国于2000年签署了《联合国打击跨国有组织犯罪公约》;我国应当与其他国家，尤其是周边国家广泛地签订反有组织犯罪的司法协助协议，以解决刑事管辖权冲突、跨境证据收集、犯罪人引渡等相关问题;中央专门的反黑领导机构也应当加强与国外反黑机构的联系与情报交流。
特此通知
三、请各市通知驻地高校。
附：与会单位名单
东半壁店小流域内已建有污水处理厂1处，位于东半壁店村，该污水处理厂近期污水处理规模为1.5万m3/d，采用改良氧化沟污水处理工艺和机械浓缩脱水污泥处理工艺，处理后污水受纳水体为官沟。污水处理厂设计出水水质为Ⅱ级标准。
××省人民政府办公厅
2019年3月19日
这是一篇会议通知，其结尾语的使用就不合规范。因为正文的开头部分已经写有“现将有关事项通知如下”，这样，正文结束后再添加“特此通知”的结尾语，就属于赘余。实践中，此种现象不是个例，应当予以纠正。
三、结尾语之后要不要加标点符号？
这一问题在实践中表现得比较突出，而且缺乏一个统一标准，基本上属于自行其是。诸如“特此公告”之类的结尾语，有的在其后加上句号，有的则不加。那么遵循的标准是什么呢？笔者认为，问题的症结在于该结尾语究竟是属于一个词组还是一个完整的语句，也就是说，如果结尾语系诸如“此令”“此复”“特此通知”“特此通报”“专此报告”等词组，其后就不能加句号。而像请示、报告、议案等文种的结尾语通常表现为一个完整的语句，因此需要加上句号，表示结束的意思。如请示的结尾语应当写为：“妥否，请批示。”报告的结尾语应当写为：“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行。”议案的结尾语则应写为：“以上议案，请予审议。”
可见，结尾语的使用尽管是公文写作中的一个细节问题，却不能随意而为，应当遵从基本的规范，以确保公文的庄重性和严肃性，真正发挥公文的应有效用。
（作者系中国写作学会副会长，中国公文学研究所所长、研究员）
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