摘 要：随着我国现代化水平的不断提高，“智能化”已经成为了不可遏制的发展趋势。智能化时代的到来，对秘书的信息处理和传递工作提出了越来越高的要求，各种智能化系统的出现也对原始的秘书速记工作产生了极大的冲击与挑战。本文意在对人工智能时代下秘书速记工作面临的挑战与机遇进行简单的分析和阐述。
关键词：速记工作；智能化时代；挑战与机遇
近几年来，随着我国现代化水平的不断发展与提高，办公自动化程度也在飞速的发展着。尤其是智能化时代的到来，对“办公自动化”更是产生了巨大的推动作用，“无纸化”办公时代仿佛近在眼前。在这样的发展趋势下，原始的秘书速记工作受到了越来越多的冲击，甚至有人认为，原始的秘书速记工作早晚会被“智能语音识别”所取代。但是，由于秘书速记工作独特的工作属性和作用，即使是在智能化程度高度发达的未来，它依然有着不可低估的发展潜力和强大的生命力。
1 秘书速记古而有之，是秘书的基础工作之一
秘书速记工作是随着秘书工作人员的出现而下出现的，可以说，是秘书的基本职能之一。而关于“秘书”工作的起源，学术界的说法并不统一。目前，大多数的学者比较认可的是“黄帝说”，也就是说，早在黄帝时期，已经开始有人从事秘书类工作。在黄帝时期，当时尚无“国家”这个概念，各个部落之间依靠互相联合，组成部落联盟，共同发展生存。由于当时的物质条件和生产力水平低下，各个部落之间有时又比较遥远，单单靠语言传输联盟首领的政令，存在着很大的困难。相传在这样的情况下，黄帝任命了创造文字的仓颉为史官，将他的言行和每日发生的重要事件记录下来，并作为政令推广至各个部落。到了尧舜时期，更是增设了“纳言”一职，命人记录下他们的重要言论和想法，并定期向部落族人公布。夏朝，秘书类人员的记录工作更加繁琐，分类更加清楚，统治者对记录工作也提出了更高的要求，即记录下的文稿要按照一定的格式形成不同种类的文书。这可以看作是中国秘书速记工作的雏形和前身。
虽然，秘书类人员从远古时期就开始存在，但实际上，“秘书”一词，直至汉代才首次出现，原意为“皇家秘密藏书”，进而将这些掌管秘密文书的官员也称为“秘书”。这些官员在掌管日常藏书的同时，更要从事摘抄与建档工作。随着我国封建制度的不断发展与完善，各个朝代对于秘书类官员的分类越来越细化。他们在实际工作中负责记录和整理的内容越来越广泛，却还只是停留在最基础的记录与加工层面，始终离不开记录统治阶级言行、思想和重大事件，没有理论依据和实践指导。直到清朝末年，蔡锡勇出版《传音快字》一书，才真正奠定了我国速记方面的理论基础。此后，由于受到各种因素的影响，我国的秘书速记工作一度发展缓慢，甚至可以说停滞不前。直至新中国成立以后，国家领导人非常重视秘书速记工作，专门成立了速记学校，并开设秘书速记培训班，培养速记人才，为新中国的建设事业服务。我们现在看到的各种历史文献，很多都是基于这些速记人员多年的记录和努力。由此可见，无论是在封建社会还是新时期，秘书速记工作都是伴随着秘书类岗位和工作人员的出现而出现的，是秘书人员的基础工作之一。
2 秘书速记工作在日常工作中的作用
秘书速记工作看似简单，它的应用范围却可以拓展到的各个方面，为领导的决策和管理服务。
2.2.3 提取时间对树舌灵芝多糖提取率的影响。图3表明，GASP提取率随着温度的升高呈先上升后下降的趋势，在120 min时达到峰值2.08%。这可能因为处理时间太短，样料中的多糖不能充分溶解；而时间太长，会使多糖降解为各种单糖，导致提取率下降[19]。因此选择120 min为BBD试验提取时间的中心点。
2.1 秘书速记工作是信息收集的重要渠道
秘书速记工作从本质上来说，其实就是通过自己的记录为领导的决策与管理提供各种信息。比较常见的有，通过会议记录，了解上级领导机关的指示、决定或者精神，进而为本单位的日常管理工作提供理论性信息；同样还可以通过会议，记录下级机关的具体工作和日常情况，比较全面和有效的了解下级单位的生产经营状态，在工作中遇到的实际问题和困难，从而为上级领导的决策和管理提供依据性信息；可以通过记录谈判和洽谈，了解与合作单位之间的焦点和分歧，为调整工作思路提供参考性信息；通过接待客户，记录宾客来访，可以了解与客户之间的合作状况与前景，为协调客户关系提供指导性信息；通过记录学术会议或讲座，可以全面有效的记录新思想、新想法、新技术、新科技，为应对新局面、新挑战提供前瞻性信息；通过记录来信、来访、来电和调查研究，多种渠道、多种角度获取社会多方信息，可以更好地了解民生状况和实际情况，为领导的决策管理提供拓展性信息。综上，我们可以看到，已经深入到秘书工作的方方面面，在各个工作层面都起到了不可低估的信息收集作用。
2.2 秘书速记工作是秘书发挥参谋助手作用的基础和关键
日粮蛋白质水平和RPFA对肉牛氮沉积不存在交互作用（见表4）。采食氮、粪氮和总氮排泄量随日粮蛋白质水平的增加而提高（P＜0.05），但随RPFA的添加无显著差异（P＞0.05）。各试验组之间尿氮的排泄量均无明显差异（P＞0.05）。消化氮、沉积氮、沉积氮/采食氮和蛋白生物学价值随日粮蛋白质水平提高和RPFA的添加而增加（P＜0.05）。
2.3 秘书速记工作是提升秘书工作能力的重要途径
目前，我国的手写速记主要分为拼音速记和汉字速记两种方式，它们分别是以简便易学的记音符号和汉字快写法来进行速记。当然，随着现代化程度的不断提高，手写速记受到了很大的冲击，但是由于它在书写方面的独特性，在现在的秘书工作中仍然具有很大的实用性。首先，简洁系统，简单易学。所有的速记符号都是在“米”字和椭圆形的基础上分解出来的。书写时，通过对位置、笔顺、倾斜度、比例等因素的系统排列组合，就可以完成速记工作。一个汉字或词组往往可以简化为寥寥几笔。其次，严格灵活，易于掌握。速记符号的连写规则是在《汉语拼音方案》的基础上制订的，这对于保证速记符号书写的准确性、增加速记符号的可读性和提高速记的准确率有至关重要的作用。但速记符号和普通的日常书写又有很大的不同。它可以根据速记人员的书写习惯、行业环境、语言范围等因素进行自由调整，最大程度的适应各种速记工作的需要不拘一格、各有特色。再次，符形特殊，便于保密。速记符号并不是全民性、可推广的一项技能。它本身具有很强的专业背景。因此，大多数人在未经过系统学习的情况下，无法完全看懂一份速记稿，这就很大程度上提高了速记稿的保密性。
3 秘书速记工作在人工智能时代的挑战与机遇
但是，不可否认的是，随着现代化程度的不断提高，手写速记的缺点也是不可回避的。在每一份速记稿完成以后，都需要速记人员再花费一定的时间将其翻译成普通的汉字稿，这就很大程度上增大了工作强度，影响了文件传输速度和工作效率。
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从事速记工作的秘书人员经常跟随领导出入各种场合、参加各种活动、出席不同的会议，也就有更多的机会接触到各行各业、阅历丰富、知识渊博、见解独到的领导人、专家、学者、企业家等等。他们的发言或演讲往往横跨各个行业产业、高屋建瓴、深入浅出、独树一帜，具有很强的思想性和指导性。秘书在对他们的发言进行速记时，为了更完整精准的完成任务，必须全神贯注、保持高度的精力集中。这也就促使了秘书速记人员能够最大程度的贴近和理解他们的想法，学习到很多书本上难以学习到的知识。可以说，每一次的现场速记工作基是对秘书速记技能、语言文字水平的考验和提高，又是对秘书综合素质和职业素养的提升。长期从事秘书速记工作，获得更多的与领导、专家、社会各界人士的接触机会之后，秘书人员自然可以更好的贴近领导和专家的管理方法和处事风格，这对于秘书开拓工作思路、提升工作水平，甚至拓宽自己的职业生涯都具有非常重要的促进作用。因此，从这个角度来看，秘书速记工作是提升秘书工作能力的重要途径。
领导的工作职责是根据已经掌握的实际情况，有针对性的制定政策并准确的做出决策。而秘书的工作职责则是“辅助管理、综合服务”，这其中也自然包括了要准确、全面、及时的为领导提供翔实、可靠的信息及可供选择的方案和意见，做好领导的“耳目”，起到参谋助手作用。这些信息和方案当然不能夸夸其谈，不能纸上谈兵，更不能凭空捏造，必须要经过系统的调查研究、分析总结，进而得到最具可行性的结论。这些信息和方案的来源，很大程度上依赖于秘书在参加各种活动时的现场速记。秘书通过现场速记得到的信息可以说是最详实、可靠的“第一手材料”，它们是领导能够正确做出决策的基础和关键。如果，秘书不能从事速记工作，不能通过这种活动获取信息，那么在随后的工作中就无法突出重点、进行由此及彼、由表及里的提炼和推敲，就更无法提供有针对性的意见和建议，这样秘书的参谋助手作用自然也就无从谈起了。因此，秘书发挥参谋助手最用的基础和关键就在于秘书速记工作。
我们在文中所提到的速记，其实并不仅仅指的是手写速记，还包括了电脑速录。这两种速记方式各具特点，各有不同。
于是，电脑速录也就应运而生。在电脑速录刚刚兴起的时候，大多数还是使用普通电脑和键盘，运用某些输入法来进行。这种速录方式虽然在一定的时期内起到了很好的效果，但是随着科学技术的不断发展，现在已经基本上被专业速录所替代。目前，在我国的专业速录领域内，使用率最高的速记方式就是“亚伟速录”。它与以往的普通电脑速录相比，具有不可比拟的优越性。首先，高效实用，文毕稿出。突破以往的击键方式，采用全新的键位排列方法，录入的速度和效果都远胜以往任何的速录方式。并且，在速录工作结束之后，即可马上生成文稿，真正实现“文毕稿出”，大大提高了工作效率。其次，使用广泛，功能强大。亚伟速录机不但可以应用到会议、采访、洽谈等商务场合，还可以在摘抄文章、起草文件时使用，能够满足各种办公场合的速录需求。除了速录之外，它还可以实现Office软件中的一些常见功能，例如“复制”、“粘贴”、“替换”、“查找”等等。但是，速录机作为一种外接设备，必须配合电脑使用。同时，由于速录时对于现场的声音环境要求较高，大多数的速录师为了更好的收音效果，往往还会使用一些收音设备。这就意味着，在使用速录机时，需要携带比较多的电子类设备，便捷性不高。
而如今，随着智能化时代的到来，智能语音识别系统已经渐渐深入到我们的生活和工作，并迅速被人们认可和接受，对传统的速记工作造成了很大的冲击。那么，智能语音识别系统最为一种方兴未艾的新方式，具有哪些不可忽视的优点呢？首先，智能语音识别系统不会遗失或者遗漏信息。在使用传统的速记方式时，工作人员难免会出现漏听、漏记的情况，而这些遗漏的信息是不可溯回和补充的。但是，智能语音识别系统在记录的同时可以同步存储，因此就很好的规避了这个问题的出现。其次，使用方便，经济实惠。智能语音识别系统只需要在电脑上安装一些程序即可正常使用，操作简单，便捷高效。同时，还可以减少人工方面的支出，并最大程度的减小信息泄露的风险。但是，现在的智能语音识别系统还处在刚刚起步的阶段，还有很多需要完善的地方。例如，智能语音识别系统对现场环境要求很高，当现场出现噪音、杂音等干扰时，记录的准确率就会受到影响。同时，智能语音识别系统的准确率和工作时长成反比，录入的时间越长，准确率越低。而且，智能语音识别系统在记录一人讲话时效果良好，但是在记录多人发言时，无法进行身份的识别，记录的效果较差。最后，就是对近义词、同音词的识别效果不好，目前，还不能达到自动挑选正确词汇的程度。而对于新兴词汇的处理，则需要定期对软件进行升级、更新。
随着旅游电子商务的不断发展，消费者在追求价格的同时，也在不断追求服务的质量。为了更好地适应市场，各个旅游电商企业应不断地调整各自的发展策略，一些做得比较好的企业，如携程网，为了提升其服务质量，在酒店方面提出了“华人礼遇”项目，很好的解决了消费者住店语言障碍问题；在机票预订方面推出了“退一赔三”等举措，很好的提升了服务质量，保证了消费者的出行。
综上，我们可以看出，无论是传统的手写速记、目前仍在广泛使用的电脑速录、还是未来大有可为的智能语音识别，都各自具有不可比拟的优势，同时也存在着不可忽视的缺陷。我们可以尝试将这三种方式结合起来，取长补短、互相促进。例如通过移动终端的开发和使用，将智能语音识别和速记（速录）结合起来，实现远程控制、远程服务；还可以在使用智能语音识别系统的同时，以速记（速录）为补充，实现同步修改，提高准确率，使现场速记工作完成的更加高效。我们要寻求最佳的工作方案，只有这样，才能积极应对智能时代的各种挑战。
参考文献
[1]《秘书双式速记（第二版）》，吴士健、耿凤华主编，中国人民大学出版社，2008年.
[2]《手写速记教程》，范立荣主编中国人民大学出版社，2008年.
[3]《汉字速记实训教程》，谭书旺主编，中国物资出版社，2011年.
[4]《亚伟中文速录培训教程》，唐可亮主编，中国劳动社会保障出版社，2013年.
作者简介：贾 凡（1980-），天津商务职业学院文秘与法律文秘教研室教师，讲师，毕业于天津师范大学中文系，主讲《秘书速记》、《秘书速录》、《秘书实务》等课程。
收稿日期：2019年1月15日。
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