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摘要：工程资料是建设项目的重要组成部分,其质量的好坏对现实和历史都有着重要意义.但目前建设工程资料管理仍然存在很多不规范问题,导致工程资料不真实、不完整,质量下降,不但对施工管理和工程质量评估带来不利影响,而且严重降低了资料的保存价值.本文就当前建筑项目资料管理工作中出现的常见问题进行了分析,并有针对性的提出加强工程资料质量控制、规范编制技术资料的相应的措施.
关键词：建筑工程；资料管理；管理意识
引言
建筑工程资料管理不单单是对建筑企业相关建筑资料的管理，它还涉及整个建筑工程的每一个环节，它是建筑指导的有效手段，相关资料的管理能够成为企业施工、合同修订及法律风险管控的有效依据。随着我国经济建设步伐的加快，建筑行业对相关工程资料的管理都有一套完善科学的体制，这对我国企业强化施工建各个环节，保证建筑质量有实质性的意义，所以，做好相关工程资料管理工作，对建筑单位来讲有着积极的效果。
1工程资料管理中的问题
1.1工程准备阶段资料的管理现状
这类文件主要是工程建设前，确立项目、项目调研、工程审批、工程勘探、工程设计、招标文件、施工许可等在工程准备阶段办理的文件。这些文件证明该工程是经国家有关部门审批通过，并按照法定流程进行登记注册的合法工程，并非违章建筑。由于这类文件受到国家法律程序的严格约束和相关部门的检查审批，所以一般都能得到完整有效的保存。但是少数企业存在以下问题：
（1）征用地方面的手续不够齐全，施工许可手续尚未办妥就擅自开工，一般都是缺少工程规划许可证，或者公安消防设计审核意见书。
（2）实际施工内容、施工规模与施工许可证中的内容不够符合，有些建筑单位由于资金、设计等方面的原因将工程肢解分包给他人。
（3）未能及时把结构、功能等方面的变更设计文件报送有关部门审批，导致施工设计方面的文件审查不够全面。
（4）缺乏建筑节能设计文件的审查和备案。
（5）审批的工程名称与实际工程名称存在不一致的现象，或者工程名称的书写比较简略，出现一些雷同名称。
1.2工程监理资料
《建筑工程监理规范》明确要求工程建设要完整的保存监理资料。所以绝大多数的施工单位都完整的保存了监理资料。一些实力较强的监理公司甚至引进了ISO质量认证体系，监理工作认真负责，还配备了专门的资料管理员。总体上来说监理资料的管理工作做得比较好，但是部分企业存在以下问题：
（1）监理公司的组织形式与投标时做出的承诺不太符合；未经过合法程序就擅自变更总监；任命不够资格的人做总监代表；一些监理员没有上岗证。
（2）监理规划的编制人员以及审批人员不符合相关要求；监理规划千篇一律，缺乏针对性，与实际情况不够符合；监理规划的具体内容不太符合相关要求，没有根据设计上的变化而及时进行改动，指导意义不够强。
1.3施工资料
施工资料是所有建筑资料中种类、数量最多的，也是来源最广泛，编制难度最大的一类资料。随着建筑企业对施工资料管理重视程度的不断提高，建筑施工资料的水平在不断提高，在规范化、计算机化方面前进了一大步。目前部分企业存在以下问题：(1)编制和审核施工方案的人员不符合相关规定，而且方案内容缺乏针对性，甚至存在抄袭行为。(2)没有按时回复监理人员的通知或缺少必要的附件。(3)未能及时记录日常施工日志，施工日志的内容不够规范、不够完整。
1.4竣工图及竣工验收文件
这是工程管理的最后一步，也是最重要的一步，所以监管部门和施工单位都比较重视相关资料的管理工作。管理工作总体上不错，但也发现以下一些问题：(1)缺乏竣工验收方案。(2)验收文件不全。(3)竣工验收报告不够规范，比如签名不够齐全，无结论。
2建筑工程资料管理措施
2.1完善工程资料管理制度，规范化管理流程
相关建筑单位需要做好相关制度完善工作，将每一个流程环节落实到具体工作中，如在土建工程时，需要规范相关制度要求，提高土建工程管理的效率。制度上不仅仅要强化相关资料的管理工作，还需要具体到每一个资料收集人员，落实相关责任追究制度，让每一个人员在任职期内有足够的责任感；在相关资料收集工作上要规范化流程，要相关管理人员做好工程资料管理的同时能够对施工施工环节做到应有的职责。此外，要强化资料收集工作制度，比如收集工作要落实到每一个施工的环节，不能因为大意而忽略某一个环节的资料。相关人员还要去工作现场落实收集工作，做好相关核查、监督力度，当建筑工程项目完工后，还需要单位负责人做好相关检察与考核工作。另外，对于相关管理层，在制度上也要强化监管力度，定期对工程材料管理工作做好监督检查工作，明确职能要求，做好职责与承担责任的心理准备。
2.2强化工程资料管理人员的专业素质
建筑单除了定期要对资料管理工作做相应监督检察外，还要做好相关人员的业绩考核工作，定期在公司开展一些专业性知识的培训，强化相关人员的专业素质。此外，公司在用人上要摆脱侥幸心理，坚决不录用没有专业性、责任心的人员，只有在符合相关要求的标准下才予以录用，切实做好相关工作准备。
2.3做好资料的记录与收集工作，力求真实完整
整个建筑工程资料管理工作就是一个繁重枯燥的过程，它将涉及工作的每一个环节，相关工作人员需要有条不紊地参与，做好相关资料在收集、登记、借阅、管理、保管上的准备。在整个建筑施工环节中，要做到技术资料的准确性，落实技术资料的收集與记录工作，牢记收集三原则。
第一，及时参与。整个建筑工程资料的管理都需要深入到施工中的各个环节，落实施工单位资料收集、管理的每一个过程，相关管理人员要积极参与有关工程技术、质量、安全及协调等相关会议工作。收集工作要深入到施工现场做好相关记录工作，了解施工状态，及时将整个施工中的信息记录在案，并做好相关整理与核查工作。
第二，保持同步。施工工作要与工程资料管理工作同步，确保工作每一个环节都与资料密切相关，从而保证文件资源准确性与时效性。
第三，认真负责。在相关资料管理工作中，要积极在各个管理层间来往配合，做好相关责任要求，做好文件资源的质量把关，这就需要在整个工作环节做到认真收集、仔细核查、严管品质，将整个工作落实到具体，从而及时发现问题并改正问题。
2.4相关政府部门加强工程资料监管力度
对建筑工程资料管理工作来说，政府职能机构的监管将起到关键性作用，这将成为督促企业强化工程资料管理的重要途径，政府职能机构能够有效监督好企业施工管理工作。相关政府的要求能够让企业在各个环节充分认识到工程资料管理在质量监管上起到的决定性作用，从而强化企业内部对资料的管理工作。由于工程資料记录了相关施工信息资料，是建筑工程在质量管理环节的有力依据。政府职能机构的监管也能更加规范企业对工程资料管理的制度，从而提高工程资料管理的效率。
结语
随着社会的发展与进步，建筑行业对工程资料的管理也会越来越重视，虽然建筑工程资料管理是一个繁琐复杂的工作，贯穿于整个施工过程的方方面面，既废人力也废物力，但有效的工程资料管理能够在建筑工程的各个方面起到作用。有效的工程资料管理能够强化施工环节，保证施工质量，并且在后续建筑竣工收尾时也是重要依据，并且有效的工程资料管理能够避免触碰到我国家法律法规，能够让其成为相关政府监管机构手中有效的依据，从而规范企业资料管理制度，促进企业发展。
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