新疆应用职业技术学院李建梅838600
摘要：教学秘书在教学运行、教学管理中上传下达，沟通协调，作用至关重要。要高质量、高效率的完成工作任务，需要教学秘书掌握协调、管理、学习的艺术。
关键词：教学秘书工作艺术协调管理学习
教学秘书是指在高等院校及其他各类学校中辅助领导实施教学管理、从事秘书工作的秘书。他们的主要职责是协助领导做好教学计划、组织、指挥、协调、控制、监督等工作，这类秘书应具备良好的知识结构和较强的工作能力。
高校担负着培养人才的重要任务，培养人才的中心环节就是教学，教学秘书在教学运行、教学管理中上传下达，沟通协调，作用至关重要。但由于教学秘书工作直接服务教师和学生，业务繁杂、任务重、时间紧，因此在工作中难免处于矛盾的中心，工作不被理解和认可，成为“出气筒”，承受着巨大的心理压力。因此，如何高效、高质量并且愉悦的做好业务，是教学秘书在工作中必须要掌握的工作艺术。
一、协调艺术
教学秘书在工作中所面对的对象是多元化的，上对教务处、系部领导以及高校其他部门，中有教师，系部各部门，下对学生。因此教学秘书在跟各个对象打交道的时候要掌握好协调的艺术，在上传下达上做好沟通、衔接工作。
（一）上传——及时、准确、重点突出
在教学秘书的工作中，传递信息是最基本的业务。在实际的工作中，传递信息并不是简单的将文件转发，或者把通知复制转发，而是要对信息进行处理，分清主次，有目的、有重点的传达。
在信息的上传工作中，教学秘书需要注意的是：要及时将上级部门需要的信息报送，并且要按照程序，如实准确的报送，不能掺杂个人的意愿和情感。同时，还要将信息的重点突出，不能一概而论。教学秘书要处理好与教务处和学校其他部门的关系，按要求做好信息报送等工作，要在上传工作中占据主动地位，“积极地把第一手材料和信息反馈给教务处，在自己与教务处的关系中形成一种良性的循环”，主动沟通，主动联系，及时快速的完成任务。
上传工作还包含对系部领导的上传。这里需要注意的是：及时传达上级要求，掌握实际情况向领导汇报，主动出谋划策不决策，识大局处处为系部考虑。教学秘书要积极主动帮助领导处理教学事务，明了日常教学管理工作中的详细情况，为领导决策提供事实依据，做好助手、参谋工作。
（二）下达
信息的下达工作需要教学秘书掌握协调合作的能力，尤其是与教师相关的工作。教学秘书的工作具有很强的服务性，与教师的联系也很紧密。但在实际工作中，有些教师不按要求完成工作，导致教学秘书的任务无法完成，这就会引起矛盾的产生。因此，教学秘书首先需要加强服务意识，更多一点耐心和细心。在工作中，要主动联系教师，要反思自己的态度和工作方式。如果遇到不合作的教师，可以采取其他措施，要保持平和的心态，去协调与同事的关系。但协调不是妥协，更不是一味的受委屈，毕竟，合作是建立在互相尊重的基础上的。因此教学秘书不仅要会协调，还要会维护自身的利益。这也是协调的一种艺术。
二、管理艺术
除去上传下达，教学管理也是教学秘书工作中一个重要的环节。教学管理表现为对日常教学工作的监督、协调、计划以及对突发状况的处理等。教学管理是一个重复、繁琐的过程，主要对象是教师和学生，数量大，事务繁多，因此如何做好管理工作，需要细细思考。
（一）作风要实
在常规教学管理时，要强化服务意识和团结协作意识，为教师和学生办实事，不能推脱责任，学生和教师的诉求要重视。要发挥敬业奉献精神，踏踏实实干好每一阶段的工作任务，及时反馈教学管理中存在的问题，并帮助领导积极解决。
（二）建立自己的规则
在与教师学生打交道时，往往学生比较及时、积极互动。而一些教师则不主动，不看通知，不完成布置的任务，需要教学秘书不断催促，有时候在规定时间内不能完成任务，不能按时上交材料和数据，这时候就会产生一些矛盾，会影响同事之间的关系和教学秘书的工作效率。因此，如何调和这样的矛盾，提高教学秘书的工作效率、减轻教学秘书的工作负担，我认为教学秘书得要把握好自己的定位、建立自己的工作规则。如不按要求时间报材料的，超过规定时间不接收，教师自行上报。或者汇报领导和上级部门，让领导和上级部门处理。在实际工作中我们会发现很多教学秘书独自承担很大的心理压力，对本职工作甚至产生厌烦、懈怠的情绪，因此教学秘书要形成自己的工作风格和规则，跟教师做合作者，而不是服务者。
（三）要有计划地去工作
尽管教学秘书的工作繁杂，但我们不能赶鸭子上架，每天忙于应付完成上级部门下发的通知。应当对自己的工作有一个整体的计划。闲暇之际静下心来理一理这学期每个月、每个阶段的常规性工作。做一个简单的工作计划，画出重点，然后提前去做好准备工作。这样，就算临时性工作任务重，也不至于手忙脚乱。每天早上到办公室，先别忙着打开电脑，先在工作记录本上按照轻重缓急计划一下今天的任务，然后再开始做。工作完成可以给自己一个奖励，这样才能使工作变的不再枯燥无味，增加工作的成就感。
三、学习艺术
活到老，学到老。教学秘书也需要不断学习，不断反思，不断提升自我。
首先，要学习新的工作手段。“文件箱“传声筒”式的教学秘书已经不复存在，我们要具有较强的应变能力和适应社会的能力，才能适应信息高速发展时代的需要。教学秘书要发扬创新精神，在工作观念、工作方法、工作手段上不断创新，不断学习新的科学技术手段，提高自己的工作效率和工作质量。
其次，要不断提升自己。不仅是知识的提升，更多的是能力的提升。在工作能力上，要向老前辈学习，学习为人处世、社交的能力，让自己和各部门打交道时能如鱼得水，游刃有余。在处理突发事件中，能反应及时，处理得当。
教学秘书工作看似简单，实则头绪万千，要做好这一工作，需要不断摸索与锻炼，也需要不断学习和改善。教学秘书要掌握协调、管理以及学习的艺术，才能在繁杂的工作中释放自己，拥有愉悦的工作体验。
参考文献
1.张同钦．秘书学概论：中国人民大学出版社，2011年
2.付正佳.浅谈教学秘书工作中的艺术性，技术与市场，2010（12）