中国机械工业第四建设工程有限公司
摘要：项目部是施工企业合同的履行者，只有培养一定数量的法务人员，增强法律意识，提高对合同签订的必要性认识，加强对合同内容的把握，履行过程关键环节的把控，施工企业才能通过承接工程项目施工来获得经济利益。
关键词：合同管理问题研究采取对策
施工企业主要是通过承接工程项目施工来获得经济利益，众多施工项目的盈亏决定了企业的盈亏，有时个别项目就可能关乎企业的命运。
项目部是施工企业合同的履行者，必须做到对于所有合同心中有数。每份合同基本都有多个甚至很多个关键节点，对于这些关键节点没有意识或者不能很好把握，就可能会出现对于己方不利的法律后果。对于一个一个合同履行中出现的一个一个问题，要想都很好的解决并不简单。做好项目合同管理，施工企业就必须具备合同管理能力。下面就施工项目合同管理当前存在问题及对策谈谈自己看法
1.合同管理人员的配备数量及能力
目前，施工企业项目部人员中绝大部分没有法律专业背景，主要是工程技术、机械、电气、物资管理专业等方面人员。没有配备专门的法律人员，合同管理是管不好的。
当前，施工企业相关项目管理的重要决策很多涉及到法律问题，但在决策时有法务人员参与的不多，进行法律风险评估的不多。施工企业对于其所承接工程项目的管理是企业总部总管，具体管理工作由项目经理为统领的项目部实施。项目管理内容很多涉及法律问题，由于施工企业项目部合同管理人员具备法律实务能力不够，导致工程出现很多问题。因此，施工企业应从成本及实务经验考虑，必须要培养一定数量的法务人员，参与具体项目管理，提升项目管理能力与水平。
2.项目管理程序意识
施工企业项目管理中有很多程序性问题，这些问题包括技术、合同方面，国家行政机关行政管理方面，公检法机关的协助、调查、诉讼等方面。程序问题往往都会牵扯到责任认定，如不清楚程序、未按程序行事，或者无视程序、不按程序行事，出现问题或争议，施工企业就很可能被认定负有民事的、行政的或刑事的责任，也可能丧失了应有的权利。
当前，项目部管理人员整体法律意识欠缺，合同管理能力不足，在一定程度上导致施工企业项目管理程序意识不强。所以，施工企业必须清楚有关程序规定，先做什么，后做什么，按程序规定行事，清楚有关事项或问题的处理程序，严格按程序操作或应对，。
3.规范送达、签收文件
一些施工企业在文件送达、文件签收未指定专门人员或者没有及时传送。“文件”包括有关签订、履行等合同管理方面的文件，也包括各种案件的法律文件，行政、司法机关执法方面的文件。
送达文件方面，典型问题是向业主、工程分包合作方、劳务分包合作方递送有关索赔、签证等。在权益主张文书时，由于施工企业被拒收后往往就此作罢，未考虑进一步的送达方式。索赔、签证等权益巨大的情况下，因没有证据证明曾主张过权利，施工企业损失可能很大。
所以，施工企业一定要足够重视这一问题。在签收文书方面，施工企业要根据文书类别指定专门部门专门人员签收，防止文书未被及时传送，甚至出现丢失问题。尤其具有时效性的文书，应及时传送，如延误可能就丧失了有关答辩、抗辩、异议、索赔等权利。
4.证据的真实性、关联性、合法性不得缺失
由于法律知识、法律意识不足，就施工企业项目部管理人员整体而言，证据意识还是比较欠缺的。证据有三个性质，即真实性、关联性、合法性。基于证据的上述“三性”，证据意识至少应包括以下内容：应不应该留有证据；应该留有何种形式的证据；如何固定证据;如何收集证据。
如应有的证据没有，或证据并非合法、有效，或证据不够充分，则施工企业主张、抗辩意见将难以得到法院、仲裁委员会支持。索赔证据意识不足，对于施工企业项目效益影响是比较大的。
施工企业在一个项目的施工过程中，要接受很多行政部门的管理。其中，安全、质量、用工方面是主要的，所以，施工企业要有该方面管理措施的证据意识，及时提出索赔报告、索赔报告应规范、取得或留存证据以证明曾提出索赔的事实。如索赔证据意识不足，就会导致索赔证据不足，导致施工企业索赔无望。
5.具有法律约束力的文书应严谨
在一个项目施工过程中，施工企业会出具很多文书，其中绝大部分是由项目部出具，而这些文书中绝大部分又是对自身具有法律约束力的，如施工总承包、工程分包、劳务分包、物资采购、设备租赁等各种合同履行过程中发出的文书(包括回应性文书)，也有对一些行政部门出具的文书等。
有的施工企业项目部出具对自身具有法律约束力的文书具有一定随意性，措辞不够严谨，行文内容思考不够，对于文书出具后的法律后果没有估计或估计不足。对出具文书缺乏必要法律审查环节。
所以，在项目经理权限方面，项目部设法务人员，参与出具文书法律审查，提高项目管理水平，对于具有法律约束力文书的出具应足够重视，不能粗放管理。
6.强化合同关键节点管理认识
施工企业如果能够做好合同关键节点管理工作，项目管理水平必有大幅度提升。一些施工企业项目部管理人员对于合同关键节点认识不够、不全，有的不知道如何把控关键节点管理工作。项目管理中，合同管理是很重要的一部分，占比很大。如果对于众多项目合同关键节点不能很好把握，其结果可能就是陷于被动或丧失权利。
施工企业项目部要严格实行合同关键节点管理制度，其具体做法：
(1)配备具体负责合同履行部门或人员执行关键节点工作，核实关键节点事项履行情况，进行登记备案;
(2)及时进行弥补工作，无法弥补的，应有降低损失或影响的办法;
(3)对关键节点事项履行证据予以收集整理，并交合同管理部门归档；
(4)对于对方应履行而未履行的关键节点事项工作，施工企业应及时采取必要措施，行使相关合同权利。
(5)项目部应编制主合同履行情况汇总表,实行合同签订后期法律审查制度：问题应对有补救措施。
7.严格对分包、转包、挂靠合作方前期调查
施工企业相关项目纠纷中，与工程分包、劳务分包方的纠纷占有很大比例。分包人施工工程质量不断出问题，工期又严重拖延，不付补偿则拒不退场，妥协给予补偿，令分包人满意退场，这往往是施工企业最终无奈的选择。也有少数工程总承包施工企业非法转包、挂靠工程项目，转包方、挂靠方同样出现上述工期、质量等问题，作为总承包人的施工企业最终不得不出面继续施工，但往往还需要先行给予转包方、挂靠方退场补偿。
所以，施工企业要认识到与分包、转包、挂靠合作方纠纷的高发性，加强对分包、转包、合作方进行必要的前期调查。对于信用不佳、实力不够的，坚决不予合作。
8.合同档案资料形成应完整
合同档案资料包括相关合同的全部资料，主要有：各类合同、各类合同附件、合同签订申请表、签约洽谈纪要、图纸、往来函件、备忘录、补充协议、交接凭证、变更单、支付款项凭证、收取款项凭证、合同履行情况记录、合同变更资料、合同解除资料等。
施工企业存在合同资料随处存放，分散在各科室，没有集中管理，没有形成完整的合同档案资料;有的存在合同丢失、毁损、被隐匿而无其他备份风险，有的对己方人员与对方串通伪造、修改合同情形无法辨识风险。
所以，施工企业必须重视合同档案资料管理，建立合同档案管理制度，对合同文本的领取、保管、使用作出规定并落实执行。合同档案资料管理应从合同签订时开始，有合同意向谈判资料的，自该资料形成时开始。相关一个合同，必须有一套完整的档案资料，尽量做到有一套合同档案资料为原件，个别资料归不了原件(如财务资料)则至少有复印件，这样通过一个合同档案就能够了解该合同签订、履行的全部情况，合同应规定立卷归档，平时立卷，年终一次归档。
施工企业项目合同管理要只有提高合同签订的必要性认识，配备专门的法律人员，把握合同内容，履行过程关键环节的把控，才能提高经济，社会效益。