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摘要：随着信息技术的不断发展，企业档案管理的信息化将逐步成为市场主流，对企业自身的发展有着重大作用。本文主要对业档案管理信息化工作进行了分析。
关键词：企业档案信息化管理必要性措施
一、企业档案管理信息化的必要性
档案属于一种重要的信息资源，是企业、组织、机关在社会活动中直接形成的不同形式与载体的关键性历史记录，比如，音像、文字。在社会市场经济体制不断完善的浪潮中，社会信息化脚步日益加快，现代企业必须意识到开发、利用档案信息资源的重要性，要以社会市场为导向，优化利用各种先进技术，注重档案管理信息化建设，提升自身的核心竞争力。
就企业档案管理信息化建设而言，以计算机、网络硬软件为基点，优化档案管理模式，具有鲜明的“无纸化、规范化”特点。在企业日常工作中，档案管理信息化建设是非常必要的。第一、档案管理信息化能够提高日常工作效率。在实现微机处理后，企业档案信息不需要集中立卷，不用受到时空限制，随时整理各类档案文件，及时做好归档工作。在分散工作量的基础上，能够随时更新、完善档案信息，为检索利用档案信息资源提供便利。在微机网络管理过程中，大大缩短了档案文件插入时间，简化了工作流程，减少了档案管理人员的工作量，极大地提高了档案信息的准确率，还提高了档案管理工作效率与质量。第二、保持了企业档案信息的原貌，实现了分级管理。在档案管理过程中，各种先进设备被应用其中，比如，扫描仪，在原文扫描作用下，整个档案文件瞬间变进入到对应的软件系统中，成为一种电子格式文档，能够更加直观地再现档案原文。同时，在实现分级管理之后，只需要结合实际情况，合理设置权限，明确使用者调阅档案信息级别，便能有效保护档案信息，具有其保密性。还能全面而真实地记录下所有档案调阅具体情况，为实现责任倒查在做好了铺垫。
二、企业档案管理信息化的内容形式
档案信息是企业经营管理主体获取各层面信息的重要依据之一。在新的社会发展形势下，档案信息管理工作的重要价值越来越明显，电子和互联网的飞速发展和广泛应用，信息的获取和传播也发生了惊人的变化。在互联网的时代下，档案管理工作部门应当以网络系统为依托，面向企业相关业务部门与机构提供数字化信息文件，从根本意义上实现对档案管理工作企业的经济效益最大化。
（一）企业档案管理信息化的实现，前提是全面系统采集有效信息。为推动并促进企业档案信息化进程的加速与实现，必须结合企业自身情况建设一个系统且完整的档案管理工作系统，体现具有现代化特点的档案信息资源的高层次，在生产环节、研发环节、以及营销环节中促进信息应用系统功能的完善。具体到信息采集环节来说，企业档案管理信息化系统应当实现信息采集工作的自动化、全面性、以及动态性。档案挂历工作人员应当以档案信息的适应性、精确性为基本原则，及时筛查并对系统所采集各类信息数据进行鉴定，将有永久保存价值的文件信息筛选出来，由档案著录标准档案信息系统自动批量提取导致的分类法和主题，并保存在相应的文件档案信息数据库，使电子公文形式。
（二）准确处理信息是实现企业档案管理信息化的基础。档案信息若是没有进行处理，极其有限的发挥作用，或数据库的文件常年不用，文件中几乎是未知的，在真正意义上实现，档案信息化建设，最大限度地提高企业的经济利益是不可能的。因此，只有从某些话题，企业档案信息化工作的全部意义，无序的信息处理分散、订货系统，实现档案管理的企业信息化建设的终极目标。
三、企业档案管理信息化建设措施
（一）制定档案信息化标准规范
在企业档案信息建设过程中，标准规范、规章制度都是不可或缺的重要元素，是提升企业档案信息资源价值的首要前提。在运营过程中，企业需要结合自身实际情况，构建完善的档案信息化管理机构，在强化档案管理人员档案信息化管理意识的同时，规范他们的日常操作，确保档案管理工作顺利进行。要不断健全已有的档案信息化管理制度，逐渐提高制度体系的执行力，为实现档案信息化管理提供重要的法律保障，使档案信息化管理更加规范化、科学化。
（二）注重档案管理信息化人才的培养
想要促使企业档案管理更好地走上信息化发展道路，必须注重内部人员的系统化培训，培养档案信息化管理方面的专业人才。在日常工作中，企业要以社会市场为导向，适当提高企业档案管理信息化人才招聘要求，进行必要的岗前测试，合格者才能被录用，优化调整内部档案管理人员结构，提高档案管理队伍的整体质量。在此基础上，企业要定期对内部档案人员进行系统化地培训，对他们进行再教育学习，学习档案信息化管理的必备知识以及相关学科知识，比如，法律、管理，不断优化他们已有的知识结构体系，逐渐提高他们的档案信息化管理综合技能。此外，还要加大档案管理信息化的宣传力度，使档案管理人员充分意识到其重要性，能够与时俱进，转变思想观念，强化他们的档案管理市场意识，不断加快档案管理信息化建设步伐，更好地顺应时代发展的客观规律。还要优化各种先进的技术，从不同角度入手做好档案管理信息化队伍建设工作，不断提升企业档案信息资源的综合价值，保证企业的顺利运转。
（三）优化档案管理硬、软件设施，做好档案安全保护工作
在档案管理信息化建设道路上，需要全面而客观地分析各方面影响因素，优化配置硬软件实施。为此，企业需要综合考虑自身实际情况，开发适合本行业、本部门的专门型档案利用软件，优化相关的硬、软件设施，比如，交换器、信息安全系统、数据库管理系统，确保档案信息化管理工作的有序进行。此外，在信息化建设过程中，需要通过不同途径，采用多样化的方法，优化利用各种先进的技术，比如，数据加密技术、认证访问权限技术，加强档案信息的储存安全，并借助防火墙技术、网络监控技术，全面做好系统保护工作，使相关的网络系统处于安全、稳定运行中，有效防止外来因素破坏相关运行系统，影响档案信息资源的准确，造成严重的经济损失。
（四）加强反馈控制
从反馈控制基本原理上来看，企业档案信息化系统中所涉及到的反馈信息包括以下类型：其一是系统输出信息，其二是影响信息（包括外部环境以及内部过程的影响因素），输出回路的档案信息系统，从而所有的内容和规则的调整，以更好地实现目标系统。反馈控制的基本过程包括：收集反馈信息，通过建立网上注册系统，定期向用户发放问卷；收集和分析收集到的信息，是促进档案信息化成果，总结问题并提出整改措施；定期总结反馈，不断完善自身，保证企业档案信息化的顺利实现。
四、档案信息化管理的意义
（一）提高工作效率。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字后查看档案全文信息。据统计，信息化后档案管理人员的查档时间可节约40%，档案利用率将比传统档案管理的利用率提高5～10倍。
保护原始档案。档案信息化后，档案管理者可以向档案利用者提供电子版或打印稿供其查阅，这就减少了多次复印、翻阅对原始档案纸张造成的腐蚀和损坏，有效保护了企业的档案资产。
（二）提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而能为企业生产发展提供高效优质的档案信息化服务，提高企业整体工作效率，并能提升档案信息管理部门在企业中的地位，脱离了过去单纯的档案保管模式，转而成为企业的信息中心。
（三）增进企业结构优化使业务流程更完善。在计算机系统中，管理这将取缔中央及控制部门的监督等职能，更大的加强决策能力和直接面对面沟通的实施，这也就降低了管理水平，同时也减少了组织规模。通过不同层次，同样信息，使企业内各部门直接的活动变得更加和谐，更快更好的实现动态管理，使通信畅通并使成本的监督和协调得到降低，市场和信息的决策反馈得到提升，极大的提高了各个阶层的潜力和主动性，是知识和经验的交流得到促进，使技术管理达到最佳效率。
五、结束语
在现代化的经济条件下，为了号召国家政策和企业的发展，就是把传统的纸质档案转变电子档案信息化。现代信息化技术综合应用，有效采集和管理使用企业档案信息，并对档案信息化建设增加关注和重视。
参考文献：
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