衡阳市南岳区图书馆湖南南岳421900
摘要：随着信息化的快速发展，基于数字技术的数字化、网络化、智能化对城市创新发展产生了巨大的影响,传统的公共图书馆档案已不能满足城市发展的需求,因此需要加快数字化建设的步伐,然而在公共图书馆档案数字化建设中还面临着诸多挑战。本文主要探讨了公共图书馆档案数字化目前存在的问题,并对如何搞好公共图书馆档案数字化工作提出了一些建议,希冀为同行带来借鉴及参考。
关键词：公共图书馆；档案；数字化；管理
0引言
档案为个人与整体的信息资源,内容广泛且信息量大,有着很高的价值。而公共图书馆档案管理经常会出现下列这些问题,如档案积聚量大、查找搜索效率低以及存储环境差等问题。但随着计算机以及信息产业技术的不断发展,其强大的功能、作用得到了人们的喜爱。正因如此公共图书馆也不可避免的要顺应信息时代的发展,根据其管理需求,逐步的实施档案的数字化管理,这样可以提高公共图书馆档案管理的效率。
1公共图书馆档案数字化管理的必要性
对档案管理进行数字化,能有效的解决由传统档案管理带来的缺陷,档案管理数字化有下列功能。
1.1提升档案的利用率
在管理档案方面,我国大部分的公共图书馆所采用的是传统的管理方式,也就是将档案存放于档案馆中,而档案馆中大部分的档案是以纸质的形式。随着公共图书馆人数的不断增加,档案也在不断的增多,由此也就加大了存放档案的难度,必须有一个很大的空间才能够容纳下大量的纸质档案,而每个图书馆的公共场所又是有限的,无法腾出大量的多余空间来放置大量的纸质档案。于此同时,大量的档案数也增加档案查找的难度,导致需要花费更多的时间在查找上,但对公共图书馆档案管理进行数字化,在查找一份档案的时候,只要输入关键词就能够调出其所需要的所有档案信息,不在受限于空间的大小,只需建立一个网站,之后在将档案中有关的信息输入到其当中即可。
1.2提高办公效率
档案管理数字化能够及时的将资料进行归档,最快程度上被利用。想要对档案信息进行准确的统计以及动态的了解,照传统管理方法,只有在"归档"后才可查询。而进行数字化的档案管理能够准确的反映出当前的情况,同时其还能够简便资料的查询过程,让办公人员不需"动身"便知"天下事"。
1.3提高经济效益
信息量随着社会主义市场经济的不断发展愈加的庞大,滞后的办公方式已经无法满足其发展的步伐。和传统的管理模式相比较,现代化的数字化管理模有着其不可比拟的优势。数字化档案管理将以往的纸质载体的档案改成了机读档案,借此节省下来了一笔极为可观的管理费用以及空间,进而极大程度上提升了经济效益。
2新时期公共图书馆档案数字化存在的主要问题
2.1数字化信息代码载体有其自身的脆弱性
目前，虽然公共图书馆档案管理因此得到了高效的作业,但是这也并不意味这其没有缺陷。即其安全程度很容易受到自然因素以及人为因素方面的影响,而这种影响性质极有可能会是消极的,如人为管理操作失误导致重要归档文件被破坏甚至消失。其对应的、具有破坏性的技术也在不断的更新,从而诞生出网络黑客,销毁重要文件、数据等。侵入正常办公作业的电脑,进而造成大量的重要的信息资源被毁掉。
2.2缺少数字化管理的高素质人才
档案管理数字化所要求的操作性十分强,只有具备良好的心理素质以及技能的复合型人才,才能够在复杂的情况下快速且及时地处理好问题。就公共图书馆而言,其当中所存的档案具备三个特点,时间长、数量大且十分的重要,其关系到单位未来的发展,甚至可以说关系到国家与人民的生命财产安全。如医院所存的病人档案,病人的档案和病人之后接下来的治疗有着紧密的联系,不能够出现一丝的疏忽,只有档案数字化管理人员具备了医学、档案、法律以及计算机等多方面的知识和技能,才能够将医院档案数字化管理的真正作用发挥出来。但是在部分的公共图书馆中,因为缺乏培训,较多的档案管理人员无较高的计算机水平,对与工作相关的知识掌握度也较低,从而降低了档案数字化管理的效果以及效率。
为了满足档案管理数字化建设的要求管理人员不仅需要能熟练操作计算机,还需要对档案业务熟练掌握。但是现在的公共图书馆档案管理工作严重缺乏拥有较高的学历、较高的专业素养的管理人才。
2.3档案数字化应用水平比较低
公共图书馆档案主要服务于政府部门以及社会大众,公共图书馆档案数字化建设能大大提高档案的利用率,但是有些单位大都习惯于用原有的纸质档案,而很少使用数字化档案。
2.4不成熟的技术
目前的公共图书馆档案数字化建设技术还不够成熟,如其中的键盘录入管理方法主要是手工操作，速度慢，效率低，成本高。公共图书馆档案还需要将每年新增的传统纸质档案转化为电子化的信息,而其中所应用到的数字化技术还不够完善。
2.5数字化的对象难以确定
公共图书馆档案馆中保存着各种开发时间不同的档案信息,在对于每种档案信息是否需要进行数字化的选择问题上,有关行政部门难以选择。根据公共图书馆档案的特点，,在此基础上给建设数字公共图书馆档案创造条件。
3公共图书馆档案数字化管理的建议
目前大多数公共图书馆档案信息都是纸质形式存在,这种传统的管理方法不能实现资源共享,难以跟上社会发展的步伐。
3.1进一步加强服务功能
提高公共图书馆档案数字化工作需要进一步强化服务功能,服务增加,才能使得档案事业获得长足的发展。强化服务功能首先要充分发挥档案部门的优势,抓好如国家开发战略经济区等地区的档案资料的收集整理工作,为党、政府及各部门、各单位中心充分地发挥档案支撑作用。
3.2打破"信息孤岛"局面
"信息孤岛"现象即每个机构内部、不同机构之间都存在着信息割裂、相互孤立的现象。不同的机构都建立自己的信息系统,都由自己的信息中心管理。只有将公共图书馆档案建设从孤立的档案信息库建设转向数字化，才能找到公共图书馆档案信息化建设的定位,实现公共图书馆档案信息化的持续发展。
3.3提高档案信息安全
因为网络有其自身的不足,所以必须要保证档案信息以及重要文件数据的网络使用安全性,只有这样才可保证其实用价值不会受到破坏。故此,档案管理数字化的工作必须要立足于实际,不仅需要安装杀毒软件，还需要做好备份文件，避免出现意外情况，保障制度、档案和重要文献等的安全。
3.4制定科学的管理体制和体系
公共图书馆在分析自身实际管理需求以及数字化档案管理特点的基础之上,制定出一个符合自身单位办公需求的档案管理机制。
3.5开发适合公共图书馆数字档案的软硬件设施
想要加快数字化档案管理工作的步伐,让档案管理得到真正意义上的高效作业,公共图书馆必须要配置适用本单位作业以及管理上所需的软、硬件设施,只有这样才能有效地指导数字档案的办公工作。
4结束语
综上所述,在网络信息时代的背景下,计算机以及信息技术等被广泛的运用在各个领域当中,公共图书馆应该顺应信息时代的发展,依靠信息化的平台不断的加强档案管理数字化,将以往的纸质载体的档案改成了机读档案,从而增加档案的使用价值。在新形势下,我们应不断强化公共图书馆档案数字化建设,不断完善数据库,提升信息资源的利用和价值。
参考文献：
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