云南建投第十八建筑安装工程公司云南省昆明市650217
摘要：在智能化、电子化、信息化的时代背景下，电子信息技术的广泛应用为各个行业领域的发展带来新的工作模式和方法。电子信息技术本凭借信息共享性、准确性和信息保存的持久性的优势，为工程档案管理的规范化、系统化与标准化提高有利条件。利用电子信息技术做好档案的收集和管理，能够针对企业单位的不同情况制定不同的管理政策，可以更好的为改革开放和经济建设服务。本文分析目前工程档案管理工作中存在的问题，并从提高档案管理工作效率、档案资料利用率和降低成本等几方面阐述电子信息技术在工程档案管理工作中应用的必要性。同时提出工程档案管理电子信息化建设的策略。
1档案管理的发展现状
1.1应用电子信息技术档案管理意识淡薄。许多工程企业目前都设立了专门的档案管理部门，但大部分都是同一形式的，对应用电子信息技术档案管理工作缺乏正确认识，对档案管理的价值和功能忽视。他们不仅缺乏相应的工作责任，也没有较强的文件管理意识。在工程档案的创建中，他们只寻求短时间的处理，没有养成良好的档案管理习惯。因此，它们往往在档案收集、整理和归档工作中出现间歇性中断。造成信息数据滞后、不完整、缺乏公信力和真实性等问题。
1.2文件管理的方法是传统的。缺乏健全完善的电子管理体系和工程档案管理标准。目前我国许多建设单位的档案管理方法落后，没有健全完善的电子档案管理体系和管理标准。这样，相关人员进行工程档案管理的证据不充分。同时，由于许多档案管理部门的组织结构松散，难以从上到下形成更为严格的工程档案管理监督体系，难以有效实施项目档案管理。
1.3档案管理设施已经过时，从业人员档案管理专业能力不高。因为相关主管部门对电子信息技术应用于档案管理的重要性认识不到位，建设档案管理和资本投资不足，一些工程企业单位档案管理的环境是简陋，档案的储存设施严重受损，文件丢失的现象很严重。严重影响了档案信息的精确检索与查找。档案管理对员工有很高的要求，员工必须有扎实的档案管理知识和运用现代信息的能力。然而，目前我国企事业单位的档案管理人员基本都是由其他部门借调来管理的，在档案管理上的时间相对较短，缺乏专业经验。除此之外，档案管理人员的招聘要求较低，档案管理的整体素质较低，导致档案管理效率降低。
2应用必要性
2.1在目前的档案管理中，档案基本上是物理档案。档案管理工作者最重要的任务是尽可能地保存档案，提高档案的使用寿命。然而，电子信息技术在数据存储方面有很大的优势。这不仅体现在数据的使用寿命上，还体现在数据的管理成本和管理效率上。作为一种虚拟编码，计算机中的数据存储基本上不会改变任何事情，它的预期寿命是实体文件无法与之相媲美的。不仅如此，电子信息还可以存储与实体文件不可比拟的数据量，小型硬盘可以存储实体文件中的所有数据。此外，电子信息管理也非常有效。电子技术提供的数据检索和处理功能可以大大提高档案管理人员的工作效率。
2.2提高资料利用率
在电子信息技术的应用工程档案管理,它不仅可以使用现代计算机收集、科学整理和保存各种各样的工程数据和施工数据，而且还可以调整和检索相关信息资料及时为施工人员提高可靠数据，满足工程建设部门的具体要求。工程建设部门可以及时共享项目档案，工程信息材料的有效利用率明显提高。
2.3降低工程成本。电子信息技术在工程档案管理中应用后，一方面项目档案管理效率提高，施工单位员工明显减少，员工的工资支出相应减少。另一方面工程建设是一种复杂的过程，传统的人工统计方法会出现一些档案管理漏洞。会直接影响后续工程设计和施工过程，从而增加施工成本。电子信息技术在工程档案管理中的应用，使工程档案管理更加规范化、技术化、标准化和系统化，有效避免了工程档案管理的遗漏，优化了建设结构，降低了建设成本。
3电子信息化档案管理策略
3.1改变传统档案管理思路
工程企业单位的管理者应逐步认识到应用电子信息技术进行档案管理的重要性，不断改变传统的落后管理意识，将档案管理的创新转化为企业管理改革的重要环节。工程企业单位的管理员应该学习国内外先进的档案管理理论知识，正确认识当前档案管理的不足和缺点，积极寻求和探索指导思想适合我们企业单位的档案管理工作，并提高档案管理工作的质量和水平。
3.2促进档案信息现代化。在将电子信息技术融入到工作和生活的各个方面的背景下，档案管理的发展趋势也应走在信息道路上。档案管理人员需要计算机技术的帮助，发展数字化档案，加快档案管理的现代管理过程。例如，在过去的归档文件中，对文件进行分类和查找是非常不方便的。一些企业单位开始使用声音图像技术和光盘技术实现文件录入的备忘录记录，并快速分类和归档，只需要输入指定的信息。可以快速获取所需文件，提高档案中重要资源的利用价值。通过网络技术手段，文档保密保护可以设置文件档案管理的重要性，从这两个方面和档案归档管理和保密的档案，以实现效率、速度、档案的保密和保护档案归档时，和国家档案管理机构。数字档案的材料，在网络远程的实施后有着重要的意义。
在信息环境背景下，档案管理逐步追求效率和效益。文件管理一方面有必要验证档案的真实性和正确性，通过相关信息的方法，以确保档案都有自己的价值，并且应该保存和管理，而不能盲目地收集数据的保存，并应进行必要的检查。二是利用信息技术进行档案存储的连续编号，确保档案的有序、合理管理，便于档案的获取和保存。提高档案管理规范化水平。
3.3重视档案管理人才培训，工程企业单位应重视档案管理者的选择，聘请具有较强专业能力和计算机操作能力人员作为档案管理人员。一方面，企业单位要定期开展和组织各种培训活动，指导档案管理者建立先进的档案管理思想，帮助档案管理者解决工作中遇到的问题；另一方面，建立公平公正的考核机制，提高档案管理者的积极性。
4结语
综上所述，目前，我国工程档案管理的现状不完善。工程档案管理实践中仍存在管理意识不强、管理方法落后、管理体制不健全、管理规范不规范、管理水平不高等问题。电子信息技术在工程档案管理中的应用，将有助于提高工程档案管理的效率，提高工程档案的有效利用，降低工程建设的成本。因此，在工程档案管理实践中，相关档案管理人员必须采取有效措施，加强工程档案中电子信息的建设。只有这样，才能有效地优化我国工程档案管理，为工程档案管理的长久发展奠定基础。
参考文献：
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[3]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2013（03）.
[4]王静.档案信息化成长与问题探析[J].山东档案，2015（3）.
作者简介：
杨曦（1989-12-23），女，彝族，籍贯：云南玉溪，当前职务：科员，学历：本科，研究方向：档案管理。