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摘要：随着计算机网络信息技术的快速发展，传统的档案管理模式已慢慢不适应现代档案管理的要求，档案管理工作也逐渐信息化，利用计算机技术将各类资料信息进行系统化的管理，建立无纸化信息共享资源，充分发挥电子档案在现代档案管理中的作用已成为趋势。
关键词：档案信息；电子化；管理体制
前言
档案信息化建设是档案事业发展的必由之路，档案电子化管理的兴起顺应了时代和社会的发展要求，同时也是提高档案现代化管理水平的客观要求。随着网络媒体的兴起和办公自动化的普及，档案工作模式受到了不同程度的冲击，无论是档案信息资源的开发利用，还是档案的基础设施建设都出现了一系列问题。将档案工作电子化管理推向新的高度，改进管理过程中出现的问题，是档案管理工作者面临的一大课题。
一、档案电子化管理的含义
档案信息电子化管理，是顺应信息时代的发展，优化档案资源管理工作的必然选择，信息保管、整理和利用难等传统档案管理问题，在电子化的档案管理下得到了有效的解决。档案的电子化管理，充分利用计算机资源，大大提高了档案信息管理的效率，“二次文献信息”的形成在时间上受到传统手工信息加工工作模式的影响，出现了一系列的问题，采取有效措施解决存在的问题，将进一步优化档案信息的电子化管理。
二、档案电子化管理过程中存在的问题
（一）档案电子化管理的软件缺乏通用性
目前的档案管理软件不能适应现代档案管理水平的发展要求，缺乏系统性和通用性，而且档案部门各自开发的软件不能互用，这对档案的电子化管理带来很大的冲击，由于各部门的软件不能互调，导致档案电子化管理的进程缓慢。
（二）档案电子化管理的标准和规范有待改善
档案电子化管理的标准化、规范化水平在历史条件的影响下提高速度缓慢，档案的质量不高，各类档案细则存在不相容性以及系统软件移植性差，引发了档案管理中出现的一系列问题。在档案的管理过程中，这些问题也非常严峻，档案管理的自动化工作没有一套统一标准的形成和规范，由于只对某一个馆或某个专业系统的重视，无法实现自动化的全面推行，这也制约了档案电子化管理的进度，提高档案电子化管理的标准化、规范化水平，有效解决档案管理中的问题，完善档案的电子化管理，是实现档案电子化管理的关键。
（三）未从计算机信息处理技术特点考虑档案的组织工作程序标准
计算机信息技术高效的运转速度，使其在问题处理方面占据很大优势，合理利用计算机信息处理技术的优势进行档案管理工作，在对档案管理工作进行规范化的同时，进一步提高档案电子化管理水平，使其迈上一个新台阶。目前档案电子化管理的组织工作，尚未从计算机信息处理技术特点层面考虑档案的组织工作程序的标准，只是简单地利用计算机处理问题的便捷特点，进行简单的档案归档管理工作。
（四）档案电子化管理人员的素质有待提高
档案的电子化管理，需要具有较高知识素养的专业技术人才，要优化管理，而不只是掌握计算机简单流程的操作。档案管理迫切需要专业性强的管理人才，但就目前形势而言，尽管引进了现代化设备，但由于大部分档案管理人员现代技术水平偏低、复合型人才奇缺，仍然不能充分发挥档案电子化管理的优势。
三、档案电子化管理优化改进的措施
（一）提高档案电子化管理的标准化、规范化水平
目前，档案的电子化管理仍存在很多问题，应用软件多而杂，没有对系统化的标准进行规范，硬件功能在这些问题的影响下得不到有效发挥，这使得系统整体水平的提高受到限制。档案业务的规范以及档案标准的建立，已成为档案工作和档案电子化管理的首要任务。处理好档案标准化、规范化问题，掌握两者间相互促进、相互影响的关系，推进档案电子化管理的进程，才能使管理工作有序、深入地开展。
（二）抓好数据库建设的重点
从整体上看，档案电子化管理仍处于过渡阶段，文件处理系統和信息管理系统之间的转换速度较慢，解决两者转换速度较慢的问题，数据库的建设无疑是最有效的手段。国家档案信息工程的核心和基础是开发和建设数据库系统，数据库的意义是：依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统需要一个循序渐进的过程，不能急于求成，要按照由单个到整体，由低到高的顺序进行，通过试点获得的建立数据库的经验表明，领导的重视程度、技术人员同档案管理人员相互配合的积极性以及形成统一认识是完成这项工作的关键。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使档案电子化管理的效率大大提高。
（三）做好管理体制的改进工作
电子自动化管理系统的建设方针是人机结合，也就是说档案业务人员直接使用微机开展工作，使用方便和管理的高度集中相结合，体现了档案电子化的管理体制。当前档案电子化管理体制，依旧存在使用不便和集中统一管理不力的问题，集中统一管理不力是问题的主要方面，系统建设从“微机起步”以及在各专业基础上发展起来的档案工作是问题出现的关键。让业务技术规范、标准，硬软件的选用在管理制度上获得保证，解决分散问题，是各专业和各个层次都应纳入统一的档案电子化管理中的重要举措。针对各行其是自建系统造成的资源浪费和信息分割问题，也应采取相应的措施进行规范，实行集中统一管理。档案部门的“硬任务”不能长期集中于一个部门，档案信息系统在档案部门这一信息系统集中组建，使得档案电子化管理工作的整体水平就很难提高。档案电子化管理的理想模式，是建立集中统一管理下的分散式系统。
（四）培养优秀人才，提高利用先进技术管理的水平
档案电子化管理水平提高是顺应社会发展的必然要求，满足这一要求的关键是优秀人才的培养。计算机技术队伍是档案电子化管理的骨干力量，管理队伍的素质影响着管理水平的提高。培养教育和管理计算机技术人员已成为一项重要任务，对他们进行政治思想教育要有针对性，促使其奉献精神和事业心的培育；安排他们进修学习，以便吸收新的知识并有效掌握现代信息技术；给予他们生活和工作上的关心和支持，善于倾听，多进行沟通和交流；重视专门人才流动和成长规律的研究，以形成人才结构的最优化。档案工作发展的必然趋势是电子化、信息化管理，而复杂的档案电子化管理建设进程，不可能一蹴而就。统筹兼顾、不断进取，积极认真完成工作上的要求，不断提高自身的科学文化素质和技术水平，是对档案管理人员最基本的要求。
结束语：
电子文件和电子档案随着办公自动化程度的提高大量产生，档案电子化管理的工作要求也日益提高。作为有效记录社会情况、经济建设和反映历史文化发展的重要载体，档案的电子化管理工作的科学性、规范性也应引起高度重视。在档案电子化管理方面，存在一系列的问题亟待优化改进，提高档案电子化管理的标准化、规范化水平，抓好数据库建设的重点、切实改进管理体制，是完善档案电子化管理的必然选择。
参考文献：
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