山东省济宁市兖州区档案馆山东济宁272100
摘要：随着信息技术的不断发展，我们已经进入了信息化时代。在新的时代背景下，如何提升自身的竞争力，在激烈的市场竞争中获得优势是人们十分关心的问题。计算机技术极大地促进了现代社会的发展，也推动着档案管理领域向着规范化的方向不断前进。
关键词：档案；规范化；创新管理
引言：
当前社会发展形势下，档案管理工作中，服务水平与档案管理能力不断提升，档案资源体系建设也逐渐向规模化发展，但事业单位档案管理工作在新常态下逐渐暴露出一些问题，一定程度上阻碍着事业单位档案工作的未来发展，因此加大力度探讨事业单位档案规范化管理的策略，对于档案事业的发展具有重要的现实意义。
1.目前档案规范化管理的现状
1.1档案规范化的制度建设不健全
单位档案管理关系到每一个职工的切身利益，需要强化制度管理在单位档案中的作用。然而单位档案管理的制度化建设存在一定的问题。例如，调阅相关人员的人事档案的时候，一些单位没有做到两个人同时在场。这样制度化建设的松散大大降低了档案管理的严肃性、客观性、可靠性，档案是一个单位或职工历史资料的再现，一旦出现单位档案管理制度化的松懈，将直接影响一个单位管理。例如，当需要提拔领导干部时，需要对其人事档案进行调阅，检查其是否存在年龄等方面的问题，这样可以更加客观的选拔干部，制度化的松懈将使得这种人事档案的调阅出现问题，使得单位档案失去了客观性。
1.2人才队伍整体水平不高
事业单位档案管理工作的人员基本都是现代单位中资历较高的人，他们从事档案管理时，操作具有专业性不是很强。随着时代的发展，单位档案精细化程度越来越高，需要从事人员具备高度的责任感，就档案整理、调阅等方面有着清晰的制度概念，这些都是需要人事档案管理工作的人不断掌握和了解，然而现实情况就是很多单位从事档案管理的人员知识老化，年轻人较少，他们从事这一岗位的责任心相对较强，但是专业化的管理、标准化的操作很难做到，需要不断进行培训，一些刚刚从事这一岗位的年轻同志更是需要有一个系统化、专业化的培训过程中，才能有效地开展单位档案管理工作。
1.3缺乏现代化信息技术的应用
信息化技术是当今社会发展的重要内容，这一技术开始渗入不同的行业领域。单位档案管理工作也需要借助这一技术，实现管理的便捷性、高效性。然而由于一些单位对档案管理工作的重视力度不足，现代化的管理手段很难使用在档案的管理之中。从事单位档案管理工作人员对现代化手段不是很熟练也是这一手段很难实现应用的主要原因。这种现代化手段应用水平不高的现状使得一些单位在档案管理中工作效率较低、管理水平不高。
2.提高单位档案规范化管理的措施
2.1完善档案规范化的制度建设
在单位档案管理工作中，应当结合本单位发展实际，积极加强档案工作制度建设，完善单位内部档案数字化建设、档案编制以及设备设施等的经费投入，为档案管理工作的顺利开展提供可靠的制度支持。与此同时，应当积极创新档案工作的激励机制，调动单位档案管理工作人员的工作积极性和主观能动性，促进档案管理工作的顺利开展。另外，为全面提高事业单位档案规范化管理效果，应当认真贯彻执行部门归档制度，推行文档一体化要求，提高档案规范性和可靠性。这就要求单位内部应当积极建立切实可行的责任制度，各处室负责人对其处室档案负全部责任，档案员负责档案的收集、整理和移交等工作，通过一系列配套制度的建立和完善，强化单位内部档案管理工作人员的责任意识，促进档案管理工作的规范有序开展。档案管理人员应当具备相关计算机专业知识，确保电子文件的收集、整理、传输和归档等工作的准确高效完成，从而实现机关档案文档的一体化要求，为单位档案规范化管理奠定可靠的基础。
2.2加强档案管理人才队伍建设
在事业单位档案管理工作中，应当积极加强档案管理人员的队伍建设，定期组织开展多元化的技能培训活动，强化档案管理人员的综合素质和岗位技能，储备专业档案管理人员队伍，为单位档案规范化管理工作的开展提供可靠的后备力量。与此同时，单位应当积极采取高效的措施来保障并提高档案管理工作人员的待遇水平，全面调动档案管理人员的工作积极性和主动创造性，统筹解决涉及档案管理工作人员切切身利益的问题，全面提高档案管理人员的政治素养，切实提高单位档案规范化管理的有效性。另外，还要进一步强化人员的档案服务意识，提高档案工作服务能力[1]。为进一步实现单位档案规范化管理，应当强化档案服务意识，全面提高档案工作的服务能力，转变档案管理思想，积极探索创新档案管理方式，基于档案网络便捷化优势，开发网络利用、自主查询等新模式，确保在单位档案管理工作中，档案信息能够及时高效的为单位各项工作提供服务，从而真正体现档案工作的价值。
2.3积极采用现代信息技术进行档案管理
在单位档案规范化管理工作中，应当对现代信息技术进行有效运用，缓解档案管理人员的工作压力，通过科学的计算机管理方式，有效压缩单位档案管理工作量，促进计算机在单位档案管理工作中的实际应用价值有效发挥，全面提高单位档案管理工作效率。在单位档案管理工作中，可以通过建立电子档案或电子目录的方式，为档案整理和查阅提供极大便利。现代信息技术在单位档案规范化管理中的有效运用，转变了以往条件下档案储存方式，有效的提高了档案的保管质量，并且电子档案的存储空间宽裕，单位档案形式更加丰富，能够对图片、视频和音频等资料进行妥善保管，切实提高了单位档案管理的高效性和可靠性。
2.4实施档案信息安全保障体系
在单位档案管理工作中，为实现科学化管理，应当积极加强单位内部软件与硬件设施的建设力度，严格依照国家相关技术标准，建立健全单位档案信息安全保障体系，并规范单位数字档案资源的格式，促进档案数据资源的安全共享。档案信息安全保障体系的建立，应当以办公自动化系统与档案管理软件的无缝对接为基础，促进文档一体化的形成，全面提高单位档案规范化管理的有效性和可靠性[2]。
2.5加强人员培训，强化档案管理工作的地位
第一，进一步强化档案管理人员对档案规范化管理工作的了解，让档案管理人员正确看待和认识档案规范化管理工作，明确档案规范化管理的积极影响。第二，加强对档案管理人员的培训力度，聘请一些高水平的专业人员对员工进行培训，不断提升档案管理人员对档案规范化管理的理论认识，同时不断提升档案管理人员的工作技能。此外，领导阶层的人员还需要制定科学合理的奖罚制度，对表现相对较好的档案管理人员进行适当的奖励，这样可以有效提高工作人员的积极性和学习热情。
结论：
简而言之，单位档案管理是一项特殊的工作，具有严肃性，对档案管理人员的责任意识、职业素养以及岗位能力等都有着严格的要求，因此在单位档案管理工作中，应当积极加强档案管理专业人才队伍建设，完善档案管理制度，合理运用现代信息技术，全面提高单位档案规范化管理的效率，为社会群体提供更加优质的档案服务[3]。
参考文献：
[1]林敏芳.做好企业档案规范化管理工作的几点思考[J].科技风，2017（20）：251-252.
[2]姚美荣.对加强机关档案规范化管理的几点思考[J].档案，2018（1）：56-57.
[3]王莉.关于档案管理规范化的几点思考[J].黑龙江史志，2017（14）：46+51.