浅议医院科技档案管理工作

浅议医院科技档案管理工作

韩海燕(新疆库尔勒巴州人民医院新疆库尔勒841000)

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752(2011)11-0106-02

医院科技档案是医院全部档案的重要组成部分,它是揭示科技档案内在规律,区分同是档案内的科技和文书之间关系,阐述科技档案的形成、发展的必然趋势,以及对在医院医疗活动中对科技档案的收集及管理问题,科学地加强科技档案工作管理工作至关重要。随着医院改革不断深入,科技档案也越来越体现出它的重要性,维护科技档案的完整、准确、系统,并充分发挥其作用,是服务于医院,造福子孙的一项非常有意义的社会活动。

1科技档案的形成

科技档案和文书档案都是人们在日常生产实践活动中真实记录,都是最有权威的史实证据。但是它们是有区别的,最根本的区别是记述和反映人们不同性质的社会活动。科技档案是记录反映人们的自然科研研究和生产技术活动,属于自然科学范围之内的活动。而文书档案是从人们认识社会和管理社会的活动中产生的,反映着人们管理社会的活动,即行政管理等,属于社会科学之内的活动。如在实际工作中,鉴别一份文件应当归哪种档案,起决定作用的不是文件的知识内容,而是文件所产生的领域,记载科技知识的文件不一定都归入科技档案,反之,归入科技档案的文件不一定都记载着科技知识。内容完全相同的文件,往往由于产生领域的不同而归属也不相同。如一项工作的初步设计及其批准文件,在工程建设单位无疑应归属于科技档案,因为它是在该单位的其余建设这一技术活动中产生的。但这个文件在计经委这种综合性的审批机关,一般要归属于文书档案,因为它是在计经委的行政管理或计划管理活动中产生的,记述反映计经委的管理活动。可见,文件的知识内容固然同它归属有联系,但这不是最本质的联系,不能完全地反映和解释这种现象。在查找档案时,文书档案比较强调时间,人们往往按照时间和内容提出需求;而科技档案特别强调内容,人们往往提出查找某工程的档案要求,而不限时间。根据这样的查找规律,则要求文书档案按年代整理,科技档案按内容整理。目前我单位是综合档案室,把档案直接划分为党政工团档案、行政管理档案、基建档案、会计档案及照片档案等,这种方法是可行的,实际上也就明显地将文书档案和科技档案区分开了。

2科技档案的收集内容

医院的科技档案是医院的固定资产建设,从档案利用者的角度看,科技档案成套文件的管理是有实际意义的,它的收集内容包括:项目申请报告及批复文件;可行性研究报告;可行性研究报告是根据行业的要求,对建设项目在技术、工程和经济上是否合理和可行,进行全面分析、论证,作多方案楷较,提出评价,为此次的建设项目的可靠性提供论证依据。计划任务书;它是编制设计文件的主要依据;建设项目的选址报告;资源调查报告;方案设计;初步设计;技术设计;施工图设计;工程各阶段设计中产生的各类计算书;征地文件;工程承包合同;施工图会审会议记录、纪要;施工组织设计;开工报告和许可文件;施工图预算;各种施工记录;更改设计通知单;工程照片、影片、录音、录像材料。工程质量事故处理记录和报告;施工技术阶段小结或总结;竣工图;工程决算交工验收文件。只有将以上所有文件资料收集全后,工程建设项目正常结束后,将取得结果的全套文件资料,进行分类、组卷、卷内文件排列、卷内文件编目、案卷排列、编制案卷目录、装盒、上架、收集整理归档的程序就完成了。

3科技档案的保管和利用

近年来医院在科技兴院战略思想的指引下形成了大量的科技资料,因此科技档案的收集、整理工作就显得尤为重要,这就要求档案工作者加强学习,提高自身素质,严格按照国家有关科技档案工作的方针、政策、法规制定医院科技档案管理标准;要求档案工作者参与工程项目的有关技术活动,监督、检查各有关部门科技文件材料的形成和预立卷工作。各有关部门、工程项目负责人负责做好科技文件材料的形成、积累、整理、预立卷和归档工作。底图采用平放或卷放保管,严禁折叠,防止损坏;其他归档文件材料装入专用档案盒保管。科技档案的借用期间,由借用人妥善保管。负责安全保密;严禁在档案上填注、涂改;严禁抽取、拆散和私自复制、转借、外寄档案。归还档案时档案管理人员要对上述事项当面检查,发现有违反上述事项的,由档案室根据其情节轻重,提出罚款或行政处分意见,报主管院长批准执行。同时档案库房应采取有效措施,(包括适宜的温度、湿度、避光、防鼠、防潮等)防止所保管的档案资料损坏、变质。

提高档案利用率,档案管理员负责编制必要的检索工具和参考资料,及时提供科技活动所需的文件材料。根据国家有关保守秘密的规定,随时间和情况的变化,及时调整或降低密级,以扩大利用范围。

总之,医院是科技密集型单位,科技兴院已经成为当今医疗卫生单位生存和发展的主要途径。科技档案的管理工作就是通过创造条件,以各种有效的方式将科技档案信息开发出来,满足医院工作的需要。最大限度地组织和开发利用科技档案信息资源,实现科技档案信息的社会共享。

标签:;  ;  ;  

浅议医院科技档案管理工作
下载Doc文档

猜你喜欢