内蒙古鄂尔多斯上海庙经济开发区管理委员会内蒙古鄂尔多斯016299
摘要：档案管理是基层事业单位工作开展的重要内容之一,档案管理工作的开展,有利于对单位已经发生的事实进行整理保存,可作为重要的信息内容为将来工作的可追溯性提供便利。本文主要对基层单位档案规范化管理工作进行探讨。
关键词：基层单位；档案；规范化管理
1调研中发现的主要问题
1.1档案室建设不规范
档案室是基层单位开展档案工作的主阵地，是直接反映档案工作是否规范的重要载体。在调研过程中，我们发现部分基层单位档案室建设达不到规范化管理的标准。一是档案专用柜架陈旧破损，档案装具不符合国家标准；二是档案室未配齐消防器材、温湿度计、空调机等“八防”要求的设备；三是档案室堆放杂物，卫生条件差。甚至极个别单位无专用档案室，档案分室存放。
1.2管理工作不到位
调研中，我们发现个别单位在文件材料收集、整理和档案保管、利用等方面或多或少都存在一些问题。一是文件材料收集不齐全，或将不在归档范围内的文件一并收集；二是整理不及时，文件材料长时间不整理归档，出现新的积存文件；三是保管不细致，部分单位未建立档案统计台帐，对室藏档案数量不清楚；四是利用不规范，缺少必要的借阅手续，有档案利用登记簿但未认真填写，档案利用完毕不归还或随手乱放。
1.3制度执行不彻底
建立健全档案工作制度是档案规范化管理的重要内容。虽然大部分单位都建立了档案工作制度，也都做到了制度上墙，但部分单位存在制度执行不彻底的现象。一是档案移交手续不全，档案室管理人员变更时仅移交档案室钥匙，而未办理正式交接手续；二是未坚持档案安全检查，无安全检查台账、温湿度数据记录等；三是档案室管理人员未认真学习相关制度，仅凭经验管理。
1.4信息化建设滞后
档案信息化建设是大势所趋，是让档案焕发新生命，变成“活”资源的根本性工作。但部分单位档案信息化建设缓慢，“双套制”移交工作进展仍有阻力。一是数字档案室建设没有纳入规划，有的单位虽启动但经费投入不足；二是数字档案室建设缺少专业人才的参与；三是电子文件收集不齐全，与纸质档案不匹配；四是部分单位没有独立开展档案数字化工作的能力。
2综合分析问题根源
2.1领导档案意识淡薄
个别单位领导对档案工作重视不够，没有清晰地认识到档案的重要性，档案意识淡薄，忽视日常管理，导致该收集的文件没收集，该添置的设备不添置，该学习的法规未学习。事实证明，任何不被重视、疏于管理的工作最后都难免走向荒废，而被弱化荒废的工作是难以发挥、展示其应有价值的。
2.2经费保障不确定
建设数字档案室，涉及软件系统、扫描识别、格式转换、数据维护等工作，无论是购买相关专业设备，还是档案业务外包服务，都需要充足的经费来支撑。但个别单位档案工作经费没有保障，导致档案设施设备陈旧落后，档案业务外包服务、档案数字化等工作推进较慢。
2.3人才队伍参差不齐
基层单位档案人才缺失。在与档案管理人员的交流中，我们发现不少年轻同志身兼多职又刚接手档案工作，业务不熟悉，学习时间得不到保障，希望得到专业培训；另一方面是一些老同志长期从事档案管理工作，懂业务、责任心强，但感叹自身精力有限，对于新标准、新科技的学习有心无力。
3今后工作的构想
3.1创新宣传方式
提高社会档案意识，加强宣传是一种重要手段。但传统的宣传方式形式单一、内容单调，难以给宣传对象留下深刻印象。因此，必须创新宣传方式以档案解决实际问题，如汇编档案工作服务民生等生动、典型的事例，汇编违反档案法律法规典型事例及处理案例，加强宣传教育。通过微信公众号、微博等新媒体平台推送相关信息、文章和图片，丰富宣传内容，扩大宣传范围。
3.2开展档案工作清单式管理
对在全旗推行的档案业务工作，以清单方式推进。如按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《归档文件整理规则》等规范性文件，结合地方实际，统一制定规范的“乡镇、部门文件材料归档清单”“基层档案室日常工作管理清单”等，推进档案工作清单式管理，实现基层档案工作人员工作快速上手、即查即用，缓解人才缺失的压力。同时加强业务指导和培训，在能干会干的基础上，提高档案人员业务水平。
3.3建立切实可行的激励机制
要切实做好“三建议”，更好地促进档案事业发展。一是建议提高档案工作在全旗综合目标考核中的分值，以此加强各部门的重视程度；二是建议政府对做出成绩的专兼职档案人员予以表彰奖励，激励档案人员的奉献精神；三是建议组织、人事部门在培养和选拔干部时，在政策上对工作突出的专兼职档案人员予以倾斜，使档案人员能安心档案工作又有成长空间。
3.4提高基层档案管理意识
当前，基层政府对基层档案管理工作普遍不够重视，导致基层档案管理人员素质较弱、工作态度消极等问题，严重影响了基层档案治理能力的提高。要改变基层档案管理的低层次现状，首要的是转变思想观念，一个是基层政府要澄清模糊认识，切实纠正基层档案管理工作无关紧要的错误观点，牢固确立基层档案管理在基层治理中的“数据库”和“信息源”地位，切实从提高基层治理能力的高度去看待基层档案管理，在人财物方面为基层档案管理工作提供方便，落实领导责任制，通过严格管理推动基层档案管理向更高层次发展。另一个是档案管理人员要树立工作自信，切实转变旧有观念，真正认识到基层档案管理工作的潜在价值和重要意义，同时要明确基层档案管理人员的工作职责，在基层档案管理单位大力营造履职尽责、规范管理的良好氛围。
3.5增加档案基础业务体系建设投入
在我国当前档案管理模式下，一方面，基层档案管理单位要积极主动向基层政府汇报，使主管领导清楚掌握本地档案管理工作的开展情况、存在问题及发展规划，从而争取基层政府在政策和资金上的支持，特别是馆舍建设和采购设施设备等基础业务体系建设方面，更要争取基层政府大力支持。另一方面，基层政府要主动关心、过问基层档案工作，特别是在档案馆存量档案和增量档案数字化的软硬件建设方面，基层政府要匹配专项资金，确保基层档案科研工作具备坚实的物质保障，同时适当提高基层档案管理人员的相关待遇，有力调动工作积极性。
3.6加强基层档案管理人才建设
人才是一切工作的基础，提高基层档案管理工作水平，关键在人才建设。一方面，基层政府要把基层档案管理人才的培养纳入政府总体规划，投入精力物力财力，提供科学指导，采取“走出去、请进来”等方式对接先进管理模式。另一方面，基层档案管理单位要多措并举提高档案管理人员素质，基层档案部门要采取多种方式，加强基层档案管理工作人员的专业知识和技能的培训，主要包括档案管理法律法规培训、计算机技能培训等，特别是要充分发挥计算机网络系统速度快、精度高、信息资源方便共享和能够批量处理数据的优势，积极推动档案管理的信息化升级，不断提高基层档案管理人员综合素质。
结束语
总得来看，随着社会经济快速发展以及科学技术不断进步，基层档案管理的创新和基层档案管理水平的提高，是我国档案事业整体发展和档案信息化和现代的客观要求，也是现阶段基层治理新发展的强大助力。
参考文献
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