天津市市政公路巡查管理处天津市300190
摘要：档案管理信息化建设利用现代信息技术、计算机技术全面加强档案管理的方法，是提高档案管理水平的重要途径，不仅涉及档案资源材料的分类、整理、搜集归档及利用，也涉及档案管理信息系统的建设，能反映出我国档案现代化建设水平，全面提升档案管理水平。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；问题
1档案管理信息化建设的特点
1.1数字化
相比于传统纸质档案的管理，信息化档案管理一般是将纸质信息转化为数字化信息，不再依靠纸质版资料进行信息查询。整个档案管理一般需要建立在一个数据库平台之上，相关人员要及时对相关信息进行有效分类和整理，使用中仅需简单搜索、查找便可了解有用信息。
1.2网络化
档案信息管理中最为关键的环节便是网络化处理，原因在于档案管理中，所有资料需要经由网络载体进行传输，保证相关人员及时获取相关信息。该管理模式可显著提高事业单位信息管理效率，可充分发挥档案管理信息化的实际价值。
1.3智能化
新时期，档案管理信息化的主要附加特点便是智能化，由于档案管理具有数字化、网络化特点，从而一定程度上提高了管理系统搜索能力、筛选能力。与传统人工查找方法相比，信息化档案管理更加智能。如查找某个文件时，可借助关键词搜索获得一系列档案内容，显著缩短了查找时间，工作效率明显提升。
1.4简易化
档案管理信息化中还具有简易化特点。传统档案管理模式下，人员更新速度快，仅依靠人工资料查找耗时长，管理繁琐度高。信息化网络平台的构建显著缩短了资料查找时间，整体操作更符合时代发展需求。
2事业单位档案信息化管理存在的问题
2.1管理结构不完善
事业单位档案的信息管理结构不完善，档案信息管理结构是一种对事业单位资料和数据进行使用和管理的制度。我国事业单位的档案信息管理结构中存在管理结构不明确、欠缺合理的监管方式、信息化程度较低等问题，造成档案信息管理结构非常混乱的难题。现实生活当中许多事业单位在档案信息的管理结构方面有很多问题，主要是因为管理者不善于利用信息化的管理方式。档案信息化的主要目的是实现财务、业务一体化，实现信息流、资金流的统一性，这就要求财务信息和业务信息一体化，但从事业单位目前的实际情况看，还有一部分事业单位由于管理意识不到位，资金短缺、人员缺乏、业务链脱节等原因使财务软件大多只在财务部门使用，致使财务数据与业务数据不能共享，不仅横向上不能做到与相关部门信息共享，而且与事业单位内部管理部门也没有很好地连接，不能实现财务与业务的一体化，从而影响事业单位档案信息化实现的进程。
2.2档案的信息管理工作人员专业化水平较低
现今事业单位档案的信息管理工作人员专业化程度普遍偏低，相关的计算机技术和信息化的设备不能完全掌握和调控，综合素质方面的信息化程度也不完善。档案信息管理者没有专业的信息化实力，追不上信息化发展的脚步。事业单位的档案信息管理方面缺乏专业人才，在开发建设和使用方面比较差。档案信息管理工作人员的研究较少，缺乏一套理论性的知识和指导意见。导致许多的信息资源只是停止在较低水平的开发领域。
2.3档案信息管理需要的硬件设备陈旧
事业单位的档案信息管理设备、软件系统和硬件等高科技手段较为落后，这成为制约我国事业单位档案信息管理比较大的障碍。事业单位档案信息化建设的信息处理和网络等硬件设备并没有进行严格的信息安全维护，这是由于事业单位的投入资金短缺，以及市面上各种电子设备更新的速度又非常快，就会使信息化建设较为落后。事业单位的档案网络发展较为落后，与其他部门的硬件设施形成较大的对比，严重阻碍了事业单位信息化建设的速度。
3档案管理信息化建设优化策略
3.1强化档案管理信息化建设重视程度
在开展档案管理信息化建设过程中，要想取得良好的档案管理效果，要加大重视程度，也要不断运用全新的改革机制，使档案管理信息化建设发挥应有作用。在具体工作中，事业单位要对自身档案工作有全面了解，对内部档案管理工作进行分析，还可以强化信息化管理设备与技术的应用。同时，有条件的事业单位，可以根据不同答档案的作用，研发出相应档案管理软件，进行档案管理软件自主研发，利用自主研发的软件，对档案进行管理工作。事业单位要重视档案信息化建设工作，对其加大重视程度。可以在单位内部建立信息化协调机构，任用专人对档案进行管理工作，使档案信息化管理工作得以顺利进行。在现代事业单位档案管理过程中，只有不断提升对档案管理工作的认知，才可以促进档案管理工作进步，使事业档案工作管理更为高效，使事业单位档案管理为大众提供便捷服务。
3.2完善档案管理体系
创新是发展的基础，任何工作只有在不断创新中，才能走的更为长远。对于档案管理信息化建设工作来说，只有不断的创新才可以使信息化建设水平得到进步。就创新来说，事业单位除了要重视信息化管理水平，还要不断对单位内部组织进行协调，使单位的内部都参加到档案信息化管理中，让事业单位内部为了一个目标共同努力。同时，还要完善信息化管理与建设，将档案管理与单位工作进行规范，使档案的管理力度得到落实，并在工作中，建立全面的管理制度，对档案管理工作进行辅助，使档案管理工作得以顺利开展，使其具有更大发展空间。
3.3利用计算机技术建立先进的档案资源查询体系
档案信息资源查询体系是保障档案信息资源有效利用的前提，也是档案管理现代化建设的重要组成部分。为了促使档案信息资源得到有效利用，档案管理部门要积极引入先进的信息化管理方法，利用计算机技术对各类档案信息进行有效的收集、整理、分类、归档，以保障对各种档案信息的有效存储，使各种档案信息有效地存储到相关数据库中，结合用户的使用需求，建立操作便捷且科学合理的查询系统，使用户能及时便捷地查询档案信息。
3.4升级档案管理部门的软硬件
在新形势下的工作中，我们要更加完善整个档案管理部门的团队构建以及硬件投入。在整个部门中我们要更好的做到优势互补，形成更高的团队契合度，增进团队工作的深度与广度，形成更大的工作辐射面与更系统的工作网。同时在岗位的安排上也要做到灵活处理，能力中庸者给予其他次要工作的安排，要让更有能力的人才在工作中得到更大的发挥空间。与此同时，我们要引进一批更适合事业单位信息化开展的设备，同时增大对设备的投入，更优秀设备才能完成更繁杂的工作。与设备相关联的，我们要及时开展对设备与新工作方法，新工作体系的讨论与培训。优秀的经验予以总结学习，未知的方法进行集中讨论。软硬件之间进行完美的契合，内外兼顾，达到对当前问题的标本兼治。
结束语：档案信息化建设是提高档案信息资源使用效率及管理水平的重要途径，也是在科学技术引导下档案管理的新模式，对促进我国档案管理快速发展有着重要意义。为了全面推进档案管理现代化建设，档案管理人员要全面重视档案信息化检索系统建设，建立具有统一标准的档案查询体系，结合实际需求确定档案信息检索目标，以全面提高档案信息检索效率，促进档案信息资源得到有效利用。
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