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摘要：随着现代科技的发展，促使档案工作往信息化技术方向变革，增加了档案在信息化环境下的管理难度。因此，探究信息化环境下的工程档案管理新模式具有重要的意义。本文首先对档案信息化进行了概述，详细探讨了基于项目管理的工程档案管理系统的建构以及工程档案信息化建设措施，旨在实现档案工作的持续健康快速发展。
关键词：信息化；工程档案；档案管理
传统的档案管理模式愈来愈不适应信息时代发展的步伐，弊端多多，不断革新档案工作人员的思想观念、转变服务方式和服务内容是档案工作的根本出路。
1档案信息化概述
1.1档案信息化建设的内涵
所谓“档案是历史的原始记录”，也就是说这种原始的记录是通过信息体现出来的。同时，我们要清醒的认识到信息化的“信息”所包含的内容比档案自身的记录信息要广得多，它不仅包括档案中最原始的信息，还包括改变后的初始信息同其他不同信息结合而形成的高涵盖范围的信息。由此可知，档案信息化可概括为以下两个方面：（1）从狭义上来看，信息化就是简单的将原档案中的思想内容进行信息转变；（2）从广义上来看，信息化是指把原始记录的档案与不同方面的社会信息相结合，扩大信息涵盖范围，进行改变处理后的信息化。因此，在科技高度发达的今天，档案信息化建设所要达成的目标应该包括以下两个方面：首先是要将档案信息纳入资源共享范围，做到广泛交流，达成信息的社会传播效益。最后就是摈弃档案信息形式的单一性，学习其他信息形式，将档案信息化建设成为社会服务的工具。同时，这两个目标是紧密联系、相辅相成的，不能隔离开来。
1.2档案信息化管理的特点
（1）有效地进行档案的收集和管理工作
档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料，是一种历史活动的原始记录。每年都要产生很多档案资料，这些档案需要档案管理人员手工进行收集、整编、管理等工作，工作量大，效率低，占用了大量的人力、物力。档案管理实行信息化后，能够更好地收集和管理这种信息资源，充分发挥档案服务功能。
（2）方便再次利用，提高工作效率
档案信息化使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案信息化管理还能使文件材料及时归档，尽快提供利用，减少不必要的事务工作，从而有效地提高办公效率。由此可见，档案信息化管理是档案工作发展的必由之路，是档案管理现代化的必然趋势。
2基于项目管理的工程档案管理系统的建构
2.1系统结构
以工程档案管理系统为核心，各参建单位的项目管理系统通过接口围绕其而建立。依托项目管理相关管理技术、工具和方法，将工程档案管理与工程项目管理通过项目建设程序紧密结合起来，建立工程项目管理与工程档案管理合二为一的管理系统，在做好权限工作保障各单位信息安全的情况下，实现各单位办公自动化和文档一体化，实现各参建单位的工程档案数据与核心服务器相连，使两者之间同步进行、相互支持、相互促进、相互完善。
这一系统是网络拓扑结构，使各参建单位的项目管理系统与核心服务器之间相互连接起来。核心服务器是集网络应用资源的获取、授权、分配、构建、共享为一体的协同与集成平台，它的管理权限属于工程档案管理人员，该平台可以实现如下功能：（1）服务集成和业务协同。通过协调各参建单位不同的应用系统和数据资源，借助内建的工作流引擎，打破各单位信息之间的壁垒和屏障，将各种分散的、不规则的信息整合成“一张信息网”，使其相互紧密关联，相互协作，实现了一致化服务的目的，实现共享知识最大化的目的。同时可以通过Web服务，集成多种网络协议，利用统一的接口规范集成各种网络资源和应用，来拓展服务集成的范围。（2）安全认证。可以借助PKI数字认证系统平台，确保应用系统身份认证的唯一性和真实性，实现信息资源传输过程中的保密性、安全性、完整性。
2.2将各参建单位OA系统与档案管理系统深度关联，实现文档一体化管理
引入工作流管理系统，各参建单位根据自身的需要，使用图形化流程创建工具，通过内建的工作流引擎，如可设计的公文处理流、计划申请流、合同审核签订流、建材设备采购流、财务报账流等，定义完成整个过程需要的各种参数，使文档、任务或者信息等多个业务目标在多个系统之间自动协调进行，实现流转过程的实时监察和控制，实现业务上的协同，从而使各参建单位的OA系统和档案管理系统深度关联起来（包括软硬件系统的关联、元数据和目录信息的关联、内容数据的关联），进而使OA系统中有关信息内容按照一定的格式，实时或定时归档，并存储至档案管理系统数据库中，从而实现文档一体化，一次录入，多次使用，提高了各方工作效率。
3工程档案信息化建设措施
3.1档案工作人员要树立档案信息意识
档案信息化建设这一意识在实践中是具有能动的积极做的，因此，我们需要在档案信息化建设中树立信息化的观念意识。而档案工作人员作为这项建设工程的推动者，他们的信息化意识的建立是至关重要的。所以，我们需要向档案工作人员灌输档案信息化思想，激发他们内心为档案事业建设的激情和使命，积极履行义务，完成工作任务的同时开拓思维将不同信息系统进行交流融合，怀揣为社会服务的心，推进档案信息化的建设。
3.2提高档案信息管理水平
随着网络、电子技术的飞速发展，电子档案的发展也紧随脚步不断向前迈进，被广泛运用的计算机管理软件作为电子档案建设的主要工具，它的功劳是无可厚非的，连同网络的巨大功能，档案管理在这两者的帮助下，不断的向档案信息化、现代化的高层面蜕变，与此同时，这种转变也促使着档案信息管理要向更高的水平发展。档案电子文件虽然不是物质财富，但是它所创造的出来的经济效益确实巨大的，因为它是一种文化的力量。电子文件数量的不断增长使得电子档案管理的问题不断凸显，我们不得不面对这些问题带来的消极影响。
3.3提高档案信息化相关的技术水平
除了在管理方面多下功夫，我们也应该注意硬件和软件的统一，档案信息化建设的前期工作有赖于先进硬件的投入和完善的软件系统开发，二者要有机结合起来，档案的管理人员也应该充分掌握硬件的操作和软件系统的有效运用这样才能建立良好的服务平台，完成最基本的档案目录编排，以便检索，同时收录全文进行数字化转变。纸质档案的数字化速度则会因为技术水平的提高而提高，不仅节省财力人力，还能达到高效率的目标。
4结束语
综上所述，探究信息化环境下的工程档案管理新模式对促进工程档案的发展具有重要的作用。因此要进一步提高和完善工程档案信息化建设措施，这样才能真正实现档案工作的持续健康快速发展。
参考文献：
[1]石慧敏，刘淑妮.信息化环境下的工程档案管理新模式[J].北京档案，2014（01）：25-27.
[2]刘红新.信息化环境下的工程档案管理新模式[J].民营科技，2014（09）：116.