史维波哈尔滨市房地产开发公司150000
摘要档案鉴定工作是指对档案价值进行鉴别判断的工作,即按照一定的原则、方法和标准,判定档案的价值,确定档案保管期限,剔除失去保存价值的档案,并予以销毁。它是档案业务工作的重要环节之一,意义十分重大。笔者做了详细的论述。
关键词档案鉴定问题对策
第一,有利于优化馆(室)藏,节省人力、物力、财力。落实科学发展观、全面建设小康社会、推进社会信息化、加强党的执政能力建设、构建和谐等党和国家的战略部署都为档案事业发展营造了难得的发展机遇。《档案法》的颁布实施,案工作有了长足的发展,馆(室)藏档案数量逐年递增,内容丰富。同时,随着经济建设的发展,馆(室)藏档案中还有许多失去价值的档案仍占据着库房,再者,馆(室)藏原有和新进档案中还夹杂着重份文件和图纸,这些无疑要占用大量的人力、物力、财力,加重档案部门的负担。第二,有利于档案信息资源的开发利用。鉴定后,玉石分清,档案内容趋于精炼,排列井然有序,大大方便档案信息资源的开发和档案管理现代化的实现。第三,有利于保护重点档案,应付突然事变。鉴定完毕后,重点、珍贵档案一目了然,可以腾出精力对这部分档案予以特殊照顾,在保管保护中给予“倾斜政策,一旦遇到天灾人祸,抢救起来可以先重点后一般,不至于玉石皆粉”。第四,鉴定后的档案更具生命力,保管档案的目的是为’厂保存历史和有效利用,馆(室)藏档案既要体现档案的历史性,也要体现与现实的一致性,才能保证馆(室)藏档案的准确性和有效利用,发挥档案的社会功能。
一、档案鉴定工作中存在的问题及成因分析
与其他档案业务环节蓬蓬勃勃、红红火火地开展相比,当前我国档案鉴定工作显然滞后很多,表现在:(1)理论上热烈探讨的气氛不浓,没有突出性的论作出现,也没有可操作性的法规出台;(2)实践上处于停顿半停顿的状况,许多档案馆(室)多年来未进行过此项工作,以致出现“胀库”现象。其原因:
1.对“丰富馆(室)藏”的片面理解。有人认为我国是—个泱泱大国,可各级档案馆档案数量同国外相比相距甚远,许多档案还散存在部门和个人手中,所以收集、征集档案、丰富馆(室)藏仍是各级档案馆的当务之急。因而忽视了档案鉴定工作,其结果造成重收集、征集,轻鉴定现象,“有文必档,有档必存,日集月累,档案成城”,造成人力,物力、财力的浪费。
2.档案价值鉴定无把握。档案鉴定工作是对档案未来价值的预测,而这种预测又决定着档案的命运,稍有不慎,损失无法弥补。所以对鉴定销毁工作抱有畏难情绪,认为保存保险,鉴定销毁危险。因而出现“鉴而不定,定而不销”现象。
3.高素质的鉴定人才缺乏。档案鉴定工作决定了档案的前途命运,责任非常重大,它要求从事这一工作的同志具备极端负责的态度,较高的理论修养及广博的知识水平和对档案价值判定能力,目前这种高素质鉴定人才明显缺乏。
4.法规制度不健全。首先档案鉴定工作缺少制度约束,所以这项工作不能制度化、经常化。其次现有的关于鉴定工作的法规和理论较笼统,可操作性不强,不能有效地指导鉴定工作的进行。
二、加强做好档案鉴定工作的对策
1.建立健全法制体系。法律法规是档案鉴定工作的重要保障。国家档案行政管理部门应对各级档案馆(室)藏档案进行充分调研、广泛试点的基础上,制定行之有效的技术标准和详尽的鉴定工作细则以及相应的法律法规,将鉴定工作纳入法制化的轨道,使其经常化、科学化、规范化和标准化。
2.狠抓组织落实。档案材料的内容涉及到政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等诸多方面,单靠档案馆(室)的力量是难以胜任档案鉴定工作这一重任的。国家应考虑拨出专款,设立由专家学者和各方代表组成的常设性鉴定机构,与档案人员一起共同开展档案鉴定工作,从而使档案鉴定工作及时、准确、科学规范,具有权威性。
3.加强理论学习,提高人员素质。人员的素质高低直接决定了档案鉴定工作的成败。因此,我们必须加强鉴定理论的学习研究,重视鉴定人才的培养,以培训班、知识竞赛、外出考察调研等形式,边学习,边实践,促进鉴定工作发展。
4.把好案卷进馆关。档案鉴定工作不应仅在档案进入档案馆(室)后开展,而应在档案运行的各个阶段进行,使档案从产生到归宿形成一个精炼、优化的过程。
首先,应在档案收集、征集时先行鉴定,把好案卷进馆关,这是进馆前控制阶段,它是有效控制进馆案卷数量,保证案卷质量的基本措施。我们常见到这些情况:有些文件几易其稿方成,归档时往往数稿俱存;有些专业文件已归人专业档案中,又归人文书档案;还有些进口设备的随机资料,一归就是几份;再者本该归人资料的材料也归人档案中。因此,我们必须严格按照归档范围收集、征集档案,防止“有文必档”、“有图必档”的现象出现,将不该进馆的材料摒弃在馆外。其次在立卷归档时,严格执行档案保管期限表,杜绝那种为保管起见,随意提高保管期限的做法。未经鉴定的档案一律不予进馆。
5.重点出击,解决历史遗留问题。综合性档案馆馆藏量都很大,在目前人员紧张下,各项基础业务工作又要正常开展的情况下,要在短期内将全部馆藏档案来一个彻底鉴定,显然是不行的,因此我们要选好突破口,先将重点放到已到保管期限的档案鉴定上,然后再推及至全部馆藏。
6.把握原则,做好档案鉴定工作。鉴定工作要坚持全面的、历史的、发展的观点,因为档案的产生和形成都不是孤立的,是有一定的必然的联系,它是历史形成过程中的反映,作为一个信息整体结合在一起的。坚持全面的观点,就能避免鉴定过程中顾此失彼的现象出现,从而对档案价值做出较为客观的确定;坚持历史的观点,就会将档案放到它所处的特定历史时代、历史背景中去考察,不至于割裂历史;坚持发展的观点,就能对今后社会的发展进步有一个比较正确的预测,从而使鉴定工作有利于后人查考利用,有利于社会的发展,有利于人类文明的进步。
鉴定工作开展前,各立档单位要依据国家制定的档案保管期限表,认真结合本单位的具体情况制定详细的档案保管期限表,并严格掌握保管期限的划分原则。对那些事过境迁的事务性、备案性的文件材料及早已报废、拆除的设备、基建项目的档案应予以鉴定销毁。
档案鉴定完毕,对留存档案重新编制检索工具。对销毁档案编制销毁清册,报主管领导批准,并监销。切忌再出现那种“鉴而不定,定而不销”的现象。因为鉴定后该销毁的档案不销毁,就意味着鉴定工作没有进行。
综上所述,档案鉴定工作是一项关系到档案事业顺利发展的大事,要做好这项工作,就需要我们具备扎实的理论基础,严谨的工作态度,这是至关重要的。