山西省建筑科学研究院有限公司郭家琪
摘要：无论是在企业还是事业单位每天的工作中，都会形成一些活动记录，这些内容就需要以档案的形式保存下来，为日后的工作提供决策依据。信息时代已经悄声到来，使得档案管理工作进入了一个新的阶段，传统的管理方法已经无法完全适用。但是，信息化技术与档案管理工作之间的结合不仅带来了更多的机遇，同时也带来了一些挑战。本文就信息化时代下档案管理信息化工作面临的机遇和挑战展开了一系列的浅谈。
关键词：信息化时代；档案管理；挑战；机遇
前言：档案管理是管理工作体系中的重要组成部分，应该重视其科学性、高效性、可行性等原则。近几年，信息技术的发展势头迅猛，已经被实际应用于各个领域当中，并达到了较为理想的工作效果。档案管理信息化工作成为了一个新趋势，体现了信息技术在档案管理工作中的重要性。因此，正确认识信息时代下档案管理信息化工作所面临的机遇和挑战是十分关键的。
一、信息化时代下档案管理信息化工作面临的挑战
（一）变革档案管理模式
在传统的档案管理工作模式下，工作人员是工作的主体，使得档案管理工作的主观性较强，无法使其科学性和系统性得到凸显。将信息技术实际融入到档案管理工作当中，建立电子档案管理系统，需要以完善的档案管理流程作为保障。另外，档案管理人员需要掌握一定的计算机基础。这样才能发挥自身的价值。信息化时代的发展使得传统的档案管理模式逐渐被淘汰。
（二）档案管理工作的技术性提升
在档案管理信息化换工作中，档案是以数据信息的形式被存储的，这就体现了与传统档案管理工作模式的不同之处，信息化档案的存储需要物理介质作为基础，而不是直接存放于档案库中。为了保证电子信息档案的安全性，需要运用信息技术对其进行一些设置，防止由于一些情况使得档案信息被篡改和窃取。从这个角度来看，在很大的程度上提高了档案管理工作的技术性。对于登录到档案管理系统中的用户身份和权限应该进行限制和控制。另外，档案备份成为了档案管理工作中的一项重点。
（三）档案管理意识与方法之间出现断点
在应用档案信息化系统后，工作人员需要对自身的工作理念进行革新，也需要从操作技术的角度使自己不断得到提升。如果在信息化档案管理工作体系形成后，工作人员仍然无法转变自身的工作意识，就会使二者之间出现断点。当前，一些档案管理人员仍然无法在信息化管理体系中形成较强的责任意识，使得其对信息技术的运用程度较低。
二、信息化时代下档案管理信息化工作面临的机遇
（一）档案管理工作的信息化特点得到凸显
信息技术在档案管理工作中的应用为管理人员提供了更多的工作思路，使得传统的档案管理方法得到一定程度的革新，体现出多元化的特点得。传统档案管理的工作对象是纸质档案，需要工作人员完成档案的整理、分类、归纳以及存储等工作，不仅使得工作效率较低，更容易出现一些错误。在信息化档案管理工作中，档案管理人员的工作内容发生了一些变化，需要利用计算机对档案信息进行录入，并利用软件对其进行分类。在信息化档案管理系统中设计档案检索模块，提高档案资料查找的快捷性，也能使各个部门对档案的查阅更加及时[1]。档案管理系统可以与其他部门的工作系统相结合，提高档案查找和检索的效率。
（二）档案服务空间得到拓展
在我国社会经济发展水平不断提高的背景下，也为企业以及事业单位等其他社会部门带来了更多的发展契机，使得工作人员的数量得到提升。档案不再仅仅以纸质的形式存在，更多的是应用电子信息档案，使其能存储于网络系统当中[2]。从这个角度来看，这样的方式使得档案服务空间得到拓展，在很大的程度上节约了存储纸质档案的空间，使得档案管理工作成本规模得到了缩减。另外，档案管理人员可以通过远程的方式对档案系统进行管理，不用再受到时间和空间的限制，使得档案管理工作的质量得到提升。
（三）档案管理的时效性得到提高
当前，档案被分为很多种类型，在一些项目的进行中，也需要对相关的档案进行存储和整理。一些项目具有时效性的特点，所需要的执行时间较短，这就需要提高档案管理的速度和存储效率，否则会导致项目档案失去效用。传统的纸质档案存储模式在这个环节就暴露了其局限性和缺陷性，对这一类要求时效性的项目就无法发挥作用，无法体现档案管理工作的动态性。针对这样的工作情况，信息化档案管理系统的优势就得到了凸显，档案管理人员可以将大数据、云空间、云服务等技术实际融入到信息化档案管理工作当中，使得管理工作的效率得到一定程度的提升。这种工作方式能在很大的程度上提高档案管理工作的时效性[3]。值得注意的是，运用信息技术也存在一定的风险，很可能由于存储不当而丢失重要信息，这就需要档案管理人员在保证投入细心和精力的同时，还应该重视从技术角度对档案管理系统进行安全性提升，使其能对档案信息提供完善的保护，从而使得档案信息能得到有效存储。
结论：综上所述，信息技术与档案管理工作之间的有机结合为档案管理人员提供了更多的工作思路。在信息时代背景下，档案管理工作所面临的挑战主要体现在变革档案管理模式，档案管理工作的技术提升，档案管理意识与方法之间出现断点，所面临的机遇体现在档案管理工作的信息化特点得到凸显，档案服务空间得到拓展，档案管理的时效性得到提高。通过本文对信息化时代下档案管理信息化工作面临的机遇和挑战展开的一系列浅谈，希望能为促进档案管理工作发展提供更加坚实的动力。
参考文献
[1]李强.浅析大数据时代背景下档案管理信息化水平的提升[J].兰台内外,2018(12):5-6.
[2]李彬.大数据时代数字化人事档案管理信息化建设之我见[J].兰台内外,2018(12):7-8.
[3]吕美卉.创新档案管理理念实现档案管理信息化探究[J].科技经济导刊,2018,26(35):237.