(国网天津市电力公司物资公司天津市300000)
摘要:为缓解招投标档案存储、查询等方面的压力,响应国网公司电子化单轨制采购要求,开发招投标档案信息化管理系统,实现档案存储、查询、借阅等流程一体化智能管理,填补了招投标档案管理平台建设方面的空白,在国网系统内具有领先性。选用分布式数据库管理系统作为开发工具,实现本地数据直接上机存取,存储内容加密后可防止恶意篡改,利用局域网存储容灾备份,既保证资料真实可靠,又实现数据资源共享,促进档案管理更加高效、规范。
关键词:档案电子化数据库资源共享
一、背景及现状
招投标档案作为招投标活动的原始记录,具有重要的凭证作用,招投标档案是伴随招投标活动的全过程而形成的,在竣工结算、监察审计、投诉处理等方面都发挥着重要作用,确保招投标档案完整、准确、安全,能够促进项目单位更好的开展项目实施工作,并使物资管理工作更加规范。以天津市电力公司为例进行分析,每年整理并装订的招投标档案3000余卷,现阶段多采用纸质归档方式,且保管期限多为永久,逐年增加的招投标档案给公司经营发展带来诸多问题:
一是库房存储压力大,招投标档案库房面积有限,目前存储容量已接近饱和,若继续采用纸质归档方式,今年将面临增加投入新建库房的困难。
二是档案查询困难,每次审计或处理投诉时,需要借阅的招投标档案多达上百卷,不但搬运困难,而且查询繁琐,需要逐卷翻阅,耗费大量的人力物力。
三是档案电子化将是必然趋势,2017年同业对标指标中要求电子化单轨制采购率60%以上,只接收电子投标文件,纸质招投标档案将逐渐退出历史舞台,档案电子化将成为必然趋势。
四是招投标档案的利用价值亟待开发,现阶段对档案的开发利用很少,往往在有投诉审计或专项检查时才会进行档案查阅的工作,忽略了招投标档案中包含的历史数据利用价值,档案管理趋于简单化、扁平化。
二、概述
为缓解招投标档案存储、查询等方面的压力,同时充分开发利用招投标档案中蕴含的历史数据价值,响应国网公司电子化单轨制采购要求,开发招投标档案信息化管理系统,实现档案存储、查询、借阅、数据分析等流程一体化智能管理,填补了招投标档案管理平台建设方面的空白,在国网系统内具有领先性。
档案信息化管理系统选用分布式数据库作为开发工具,从录入、存储、查询、借阅、保密等方面实现招投标档案多维度管理;利用大数据分析、云计算等信息化手段,对招投标档案中的可用信息进行分析、计算,形成相关数据报告,最大限度的开发档案的利用价值,对日后的工作起到辅助决策作用;同时配套研发档案自动翻页扫描仪,通过软件、硬件“双提升”,促进档案管理更加高效、规范。
三、主要做法
(1)开发招投标档案信息化管理系统,从录入、存储、查询、借阅、保密等方面实现招投标档案多维度管理;同时研发配套的档案自动翻页扫描仪,实现案卷扫描、录入、存储的无缝链接。
(2)利用大数据、云计算等信息化手段,实现档案中大数据的分析计算功能,对招投标档案中的可用信息进行分析、计算,同时形成相关数据报告,最大限度的开发档案的利用价值,对日后的工作起到辅助决策作用。
四、主要创新点
(一)业务创新性
1.研发系统配套硬件设施,提高工作效率
现阶段,处于招投标档案电子化的初期,将纸质档案转化为电子档案需要人工一页一页地进行扫描,投入的人力、物力较多。由此,我团队创意研发档案自动翻页扫描仪,与档案信息化管理系统对接,利用操作终端,实现档案扫描、存储、查询、借阅等流程一体化智能管理,大大节约了档案电子化时间,档案管理更加方便、快捷。
2.招投标档案信息管理系统上线,提高档案查询效率
现阶段,查询档案需要在档案室的货架中逐卷查找,有的批次档案会达到200-300卷,查找难度大,搬运困难,系统建成后只需要通过查询功能就能调取想要的档案资料,很大程度上节省了人力及工作时间,提升了档案管理的效率、效益。
3.招投标档案电子化管理,节省库房存储空间
招投标档案数量众多,保管期限多为永久和30年,库房存储压力巨大,该项目通过开发软硬件一体的档案信息化管理系统,可充分发挥电子档案容量大、体积小的特点,大大节省档案库房的存储空间,同时具备查询方便、数据完整、不易损坏的优势,在一定程度上节约了成本。
4.利用系统数据分析功能,最大限度开发档案利用价值
现阶段的工作中,对于档案的应用仅仅停留在查询功能,忽略了档案中巨大的数据利用价值,利用招投标信息化管理系统,建立档案数据处理中心,冲破档案利用局限,使档案管理从封闭走向开放,从档案保管、利用向信息采集、管理和服务转变,实现档案信息资源的科学管理与合理利用。
(二)技术创新性
1.创新系统开发工具
系统的开发首次选用了分布式数据库管理系统作为开发工具,实现本地数据直接上机存取,存储内容加密后可防止恶意篡改,利用局域网存储容灾备份,实现档案系统和电子光盘“双轨制”存储和管理,既保证资料真实可靠,又实现数据资源共享,促进档案管理更加高效、规范。
2.安全、高效、易于维护的系统架构及容灾备份系统
为保证系统数据安全,减小在突发情况下出现的数据丢失风险,保证数据在各种灾难情况下的安全和业务的连续性,系统采用三层模式(3-Tier)的应用系统结构,用于接收用户的应用要求,数据库服务器用于存储档案数据,磁盘阵列用于备份数据库服务器中的数据。通过备份策略,在指定的时间备份计划,每月初对数据库进行全备份,每周进行增量备份,保证招投标档案的数据安全。
3.利用大数据和云计算分析功能挖掘档案数据价值
充分发挥计算机信息采集、综合统计功能强大的特点,完成招投标档案广泛、详细的数据查询功能,实现在海量的档案数据中准确找到所需要的数据。利用系统强大的云计算分析功能,及时快速地生成有参考价值的各种数据结果,为公司供应商信用评价体系建设、采购策略决策、资金投资计划制定提供有效支撑。
4.系统操作各环节安全保密性强
电子档案具有的共享性、交互性、多样性、开放性等特点,使其对软硬件平台的依赖性更强,对支持其运行的网络系统的安全性要求更高。招投标档案信息化管理系统统一设置用户权限,归档文件进行加密以及防复制处理,用户权限级别与文件密级对应,保证档案数字化和档案借阅、传递过程中的数据安全。
五、可行性分析
(一)推广可行性
1.缓解经营发展压力。招投标档案信息管理系统的开发,可以解决目前纸质招投标档案查找难度大、搬运困难、存储空间有限、人力物力投入多、档案利用率低等困难,同时响应国网公司单轨制采购要求,与推进采购资料电子化归档试点的做法吻合。
2.系统操作简单,可复制性和可推广性强。该项目在本地建立数据库及应用服务,不借助信息内外网络,可实现本地数据直接上机存取,不仅功能全面且操作简单,档案管理人员经简单培训即可上手操作,系统可操纵性、可复制性、可推广性较强,具备在国网系统和档案系统内推广借鉴的价值。
(二)推广范围
1.可在国网公司系统内进行推广
该项目填补了国网系统招投标档案管理平台建设方面的空白,在国网系统具有领先性,通过开发招投标档案信息化管理系统,可为招投标档案管理工作带来清晰的工作流程,实现数据集中管理、查询方便快速、节省存储空间等功能,具有在国网系统内推广应用的价值。
2.可在全国档案系统内进行推广
档案电子化是未来档案发展的必然趋势,该项目对档案中历史数据的分析计算和开发利用功能,在档案管理工作中也处于领先水平,从档案数据中挖掘深层价值,为日后的工作提供咨询与建议以及辅助决策等功能,具有在全国档案系统内推广应用的价值。
六、预测经济性和社会效益
(一)可预期经济效益
1.降低公司经营成本
招投标档案管理系统目的在于提升信息化业务的标准化、精益化管理水平,系统开发遵循实用性、合理性、扩展性原则,充分利用现有的软硬件配置,同时预留有性能和功能的扩展能力,大大节约成本开支,项目效果产出大于投入,降低档案管理的成本,提高档案相关工作的效率,提升档案数据的安全性。
2.评估企业潜在经济效益
招投标档案不仅能够为过去和现在的发展现状做一个明确的反映,更重要的是档案所包含的一些和科技、管理等有关的信息可以为公司的经济发展提供内在动力。通过招投标档案可以了解公司和利益相关方的实际需求,能够和公司的资产、人力、技术等这些因素结合起来,能够为解决经济纠纷、创新管理模式以及提供更科学的决策等方面提供证据,进而产生更大的经济效益。
3.发挥档案的凭证作用
招投标档案具有十分独特的属性,它不仅有很强的知识性和信息性,还具有一定的客观凭证性,因此招投标档案能够在处理政治、经济和法律以及其他的活动中发挥出其客观凭证的作用,具有一定的证据价值。在生产经营活动中,由于其提供的证据资料都具有一定的客观性、权威性和实效性,招投标档案能在特定的时刻产生直接的经济效益。
(二)可预期社会效益
1.资源共享,实现档案价值
利用招投标档案信息化管理系统,建立档案数据处理中心,冲破档案利用局限,依托档案资源共享,使档案管理从封闭走向开放,从档案整理、保管向档案开发、利用和服务转变,实现档案信息资源的科学管理与合理利用。
2.辅助决策,发挥档案效能
充分发挥招投标档案信息化管理系统数据分析功能,为公司信用体系建设、采购策略研究、资金投资计划等决策行为的制定提供有效数据支撑,可辅助完成监察审计、廉政追查等纪检工作,营造公平、公正、公开和诚实信用的招标采购环境。
3.优质服务,提升社会效益
利用系统统计否决投标的常见问题,组织供应商代表参加投标业务培训,指导供应商编制、递交投标文件,避免供应商因经验不足或对过程不了解造成不必要的损失,从供应商的角度出发,提升优质服务水平,保证供应商合法权益,让“公开透明”的采购理念深入人心,展示良好的企业形象。