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摘要：随着计算机档案管理软件与现代科学技术的发展和利用，档案工作步入了自动化与网络化的新阶段。档案作为我国社会主义事业发展和建设的重要构成部分，在我国国民经济、社会生活、社会文化等方面都占据着十分重要的地位。因此，机关档案工作需要转型升级，以适应和满足现代发展需求。
关键词：机关档案；档案信息化；电子文件管理
引言：
信息化时代的到来标志着信息价值的全面提升。对于机关单位而言，档案管理属于非常重要的内容，通过有效的档案管理，不仅能够为机关单位的工作开展形成依据，还能够确保机关单位的工作较为合理有序。但现阶段机关单位档案管理依旧存在相当多的不足之处，有待于进行多方面的调整，尤其需要加强信息化建设，以形成全新的信息服务功能。
1基本概念
1.1电子文件概念
根据《电子文件归档和管理规范》，电子文件是指在数字设备和环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件是不是电子档案？显然不是。电子档案指机关、团体、企事业单位和其它组织在处理公文过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。电子档案和纸质档案在形式、载体和使用方式上都有区别。形式上，电子档案信息是采用二进制数字信号，纸质档案信息则是笔迹；信息载体上，电子档案存储在光盘、磁盘上，信息内容是非直观的，纸质档案载体则主要是纸张，信息内容是直观的；使用方式上，电子档案需要借助信息设备进行阅读，同时容易复制和传输，纸质档案则可直接阅读，不易复制和传输。
1.2电子文件归档的方式
电子文件归档指电子文件管理权限和档案实体从业务部门移交到档案部门，是业务工作和档案工作的分水岭，是档案工作的逻辑起点。《电子文件归档和管理规范》明确电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。逻辑归档是将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。物理归档指把电子文件实体向档案部门移交的过程。机关档案内部可以采用逻辑归档，在业务系统或者是办公自动化系统内部实现文件实时归档，然后定期进行物理归档，确保管理权限和档案实体一并移交。根据是否利用网络，归档方式又可分为在线归档和离线归档。
2机关档案工作的现状
2.1档案收集方式单一
在当前的机关单位中，档案管理工作往往由档案管理部门负责，由于缺乏专业的培训和细致的讲解，一些机关档案工作，收集方式为“我指定，你存档”“谁存档，谁提供”的模式，多以部门为单位，缺乏灵活性和主动性。导致很多有重要保存和利用价值的档案没有得到有效管理，极大影响了单位内各部门对各类档案的利用需求。
2.2档案信息化滞后
过去，档案管理局限在目录层面，档案形式以实体为主。尽管随着科技水平的发展，档案管理呈现电子化趋势，但所谓的档案管理电子化，只是简单机械地将档案标题、时间等信息录入到电脑或档案管理信息系统，并通过扫描形成电子档案。整个过程以手工劳动为主，费时费力，并且扫描形成的电子档案多以pdf或jpg格式，用户在对内容检索时仍存在不便。
2.3档案工作者对档案的研究缺乏
传统的档案工作程序主要是收集、整理、鉴定、录入、装盒、上架等，技术难度低，重复性强，但又琐碎繁杂，耗时耗力，让档案工作者无暇对档案的内容、价值进行钻研，对用户的需求进行研究，对机关工作动向及时掌握，因而工作缺乏创造性和活力，影响着机关档案工作的发展。
2.4机关各部门对档案工作的重视不够
档案工作作为机关内部的日常工作，因其效用滞后，不能引起其他部门的足够重视，加之档案工作本身的特性属于默默无闻、服务他人，久而久之便容易形成一种恶性循环，即机关档案的使用价值和使用率越来越低，机关各部门对档案工作的重视程度也越来越低。
3加强机关事业单位档案信息化建设的对策和建议
3.1积极主动开展电子文件的利用服务，加强电子文件的规范化管理
文书部门以及档案部门应该积极主动开展电子文件的利用服务，不要坐等上门查询利用。一是充分利用局域网以及网络即时传输的效用，充分利用机关单位的网站制作专门的电子文件利用的网页，将归档的可公开的电子档案及时发布，建立电子文件的查询系统，使单位员工可以方便利用网上数据和信息，实现电子文件信息的网上检索，为利用者提供更好的服务。机关档案工作人员要以网站为基础，加快电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化。针对电子文件的规范化管理，除了要努力贯彻执行国家颁布的电子文件的相关法规标准外，还要根据机关内部自身的实际情况制定符合实际工作的电子文件收集归档制度。比如制定电子文件管理考核奖惩制度，对于不按时提交电子文件的部门要采取相应的惩罚。比如实施电子文件的转移制度，既要将电子文件转换成纸质文件，实现双套制管理，也要将电子文件存储于能够脱机保存的耐久性载体上，同时对电子文件进行有效的检测与维护，并定期复制，以确保电子文件的安全可靠和可利用。
3.2实行文档一体化，对电子文件实行前端控制，保证电子文件及时归档
档案管理是办公自动化系统中的一个重要组成部分，每个单位都应充分认识到档案工作的重要性和电子文件科学管理的重要性。各单位在开发办公自动化系统时要统筹考虑电子文件归档要求，设置档案管理的模块；收文、发文系统和每项业务工作的子模块都要设置归档的接口，保证办公自动化环境下产生的所有的电子文件都能及时、顺利地归档；要保证档案管理现代化与整个单位的现代化管理水平相适应。各单位在设计办公自动化系统时就要赋予档案部门较大的权限，保证他们能够了解和掌握电子文件形成的全过程，监控电子文件的流程和修改情况；档案部门要将收集、积累、整理、归档工作贯穿于电子文件处理的整个过程，这样既能保证电子文件的真实、有效，也能保证其系统、完整。
3.3提高电子文件管理人员的职业素质
电子文件管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技能。就目前各机关单位来说，要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到归档电子文件管理工作的需要。此外还要加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们进行系统的档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术强化培训，使他们迅速掌握归档电子文件管理的基本知识技能，从而解决归档电子文件管理人才缺乏的现状；为档案信息化建设提供必要的人才支持。
结束语：
综上所述，机关档案信息化是机关档案事业发展的重要任务和不竭动力，只有顺应改革发展新趋势，积极探索，勇于创新，在档案信息平台建设、信息处理、互联互通、智能服务等方面全面突破，才能在当今信息化浪潮中找准方向，走在时代前列。
参考文献：
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