刘红艳
黑龙江省建筑设计研究院150008
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现化化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是档案工作规范化、标准化的重要基础。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、提高公文制发质量是推进档案工作规范化、标准化的前提
公文是档案的前身，档案是公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化的问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的基础。首先公文用纸质量要好、幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无成文日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现化化检索手段的实施应用。
二、实施立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大百分比和案卷完整化、检索利用便捷化。而严格立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。立卷归档工作要以本单位形成的文件为主，要解决好三个问题：一是要把握文件立卷归档时效性，完成现行文件阶段任务的才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，会给档案管理造成无序和混乱。二是立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效的维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料放在一起，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的基础。
三、提高人民群众对档案材料重要性的认识。
一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。
四、提高立卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明，归档材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法与归档文件的整理问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法的问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好归档案文件整理质量问题，以有利于档案规范化管理。
五、加强人才培养和人才储备
社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。“档案工作由保管、记录活动的证据,变为确保这种证据的确实产生,进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者,变为档案遗产的积极塑造者,从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者,变为在档案形成过程中,明确历史责任感的积极干预者。”这一系列的变化迫使我们尽快地调整自己,迎接挑战。迎接挑战的关键是提高档案工作者素质。一方面要引进高层次的人才,另一方面是必须加强现有档案人才的继续教育。