陆丽英
（绥滨县城乡建设规划管理处，黑龙江绥滨156200）
摘要：档案工作有两大核心任务:存储与利用。存储指档案要永久或长期保存,这是档案工作的基础。利用指发挥档案的作用,服务于社会,这是档案工作的目的。在我国社会主义现代化建设中,档案不仅数量大,而且种类繁多;社会对档案信息需求的质量、种类、范围都有新的要求。可以说,档案管理现代化的两大核心就是档案的现代化存储方法和档案的现代化利用手段。现拟就档案工作中大量应用的缩微技术与光盘技术进行对比分析,以期从这两大核心任务出发,来探讨实现档案管理现代化的途径。
关键词：光盘技术；缩微技术；档案管理现代化；对比分析；档案工作；档案信息需求；档案缩微品
现代化城市的迅速发展及其建设、管理活动的日趋频繁，城建档案数量和种类剧增。城建档案是城市在进行规划、建设、管理、设计、施工和科研等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、方案材料、计算数据、模型、样品、照片、影片、录音、录像等技术文件材料的总称。城建档案具有涉及面广、服务面宽、内容庞杂、来源渠道多、综合性和整体性强等特点。这些特点决定了有其自身的特殊性。因此，为适应形势需要和自身特殊性，在城建档案管理工作中，先后引进了缩微技术和光盘技术。从目前情况看，光盘技术后来居上，远远领先于缩微技术
1档案的复制存储与成品保存
1.1缩微技术：复制工艺过程复杂，缩微品保存条件要求苛刻。
缩微拍摄的工艺过程较为复杂，要求很高，需要工作人员长时间的操作练习。在复制过程中，人、设备、材料、操作方法、环境等因素及每一个环节都影响缩微胶片质量。从理论上来说，缩微品可以长期保存，但缩微品保存条件要求相当苛刻。缩微品库房环境温湿度必须保持在一定范围内，还要定期卷片防止发生粘连。
1.2光盘技术：录入快速、精确，保管方便、简单。
光盘技术对设备的要求不高，在一般档案馆现有计算机设备上再附加一些设施即可。光盘管理系统具有很强的实用性，其功能设计完全可以依据档案工作的实际需要及人们利用档案的习惯，整个系统可以紧密结合实际。光盘管理系统使用方便，采用菜单式人机对话方式，操作人员稍加培训，即可按照提示进行操作。
光盘技术的复制录入较为简单，只需稍加培训就可操作。目前录入手段应用较多的是光电扫描仪。它可以将档案原件以图象方式输入到光盘中去。扫描仪最大的特点是快速、精确。一般Ａ０幅面的滚筒式扫描仪的扫描分辨率可达５００ＤＰＩ，只要幅度不大于Ａ０，长度不限的任何图纸均可一次扫描输入，扫描一张标准Ａ０图分辨率３００ＤＰＩ约需８０秒。
光盘存储密度高，一张５２５英寸的光盘能存储１０００多兆的字节，相当于存放上万页的Ａ４文件或相当于１３盘１６毫米缩微胶卷的存储量。光盘体积小，对环境要求不高，抗恶劣环境能力强，即使在平常环境下也能长期保管。
2档案管理过程中缩微技术与光盘技术的对比分析
2.1档案检索与信息输出。
2.1.1缩微技术：检索较慢，输出费时。一般情况下，胶片是以张或卷为单位进行编目，这样查阅时必然要翻阅大量的卡片，效率很低。缩微的输出是利用显示阅读器和还原复印等设备，费时，费力。
2.1.2光盘技术：检索快速、准确，输出灵活、方便。利用计算机对光盘进行档案数据的检索，可谓快速、准确、方便。利用快速检索功能，可以在几秒钟之内，对几万数据进行查询。在查询中，可以根据自己的需求，提出查询的具体名称，也可提出需查询的大致名称，或几个名称进行组合。可进行模糊检索，使检索变得更加灵活、方便。
光盘的输出更加方便、准确。存在光盘中的文件和图纸可利用计算机很方便地输出，对一些数据还可以进行统计后打印输出。输出可以利用各种输出设备，如针式打印机、喷墨打印机、激光印字机等。现在由于采用了高质量喷墨打印机而不是绘图仪，使输出图纸的精度和速度大为提高。
2.2凭证作用与法律效力。
2.2.1缩微技术：缩微品具有法律效力，可作凭证使用。《档案法实施办法》对档案缩微品的法律地位作了规定：“各级各类档案馆提供利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其它复制形式的档案，载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”世界上有些国家和地区，允许缩微品作为法律上的原始证据，如：日本、美国、澳大利亚、加拿大、英格兰、苏格兰、德国、意大利等国。
2.2.2光盘技术：法律效力有待探讨，限制光盘取代档案原件。光盘的法律效力目前处于探讨阶段。有人认为光盘技术是将原件上的文字、图像经处理后以数字形式存储，容易在输入输出时被删改，故光盘存储的档案不具有法律凭证效力。正如美国国家档案与文件管理局《关于数字图像与光盘数据贮存系统的报告》中所说：“联邦法院更愿意接受机构在日常事物处理过程中形成的档案原件作为证据”。加拿大的有关章程也提到，数字图像版本的可信度与档案原件本身并非完全一致。美国大多数政府档案馆限制数字图像技术用于永久保存的公共档案。
2.3缩微技术：与光盘技术长期共存。光盘技术：发展前景广阔。
2.3.1缩微技术在保存期限、法律效力、标准化等方面优于光盘技术，具有顽强的生命力。与光盘技术相比，缩微技术是一项成熟的应用技术，已实现标准化、规范化，不少国家不仅用它管理档案、资料、图书、情报，它还被广泛应用于办公室工作和出版发行等工作。
缩微品的保存期限较长。据有关材料记载：“国外有关试验结果表明，在一定的条件下，缩微胶片寿命可达５００年以上”，也有的说一般可保存１００到１５０年。光盘技术发展至今，对其保存期限说法不一。有人断言其寿命为１０~２０年，有人称可长期保存。但多数专家认为光盘保存信息期限为１０年以上。不同种类的光盘寿命也不尽相同。所以，在今后一段时间内，缩微技术还将因存储方面的优越性继续存在下去，和光盘技术一起促进我国档案管理现代化的发展。
2.3.2光盘技术发展咄咄逼人，应用前景广阔。光盘技术的技术优越性是缩微技术无法与之相提并论的。目前，光盘技术的技术优势正以咄咄逼人之势迅猛发展。
光盘技术应用于档案管理，可实现档案信息的海量存储、随机快速检索、网际交流、远距离传输及档案工作的现代化管理。可以对档案实行原文管理，在不动用原文的情况下，实现档案的查询、复制和利用。能保持档案原貌，扫描后的图纸能够无失真的显示和输出，且在页码上也和原档案一致。检索快速准确、灵活多样，且可实现模糊检索。统计功能齐全，可进行各种馆藏统计和档案利用统计。能够输出档案管理所需的各类卡片、目录及报表图等。
光盘是兼有数字记录和模拟记录优点的存储介质，不仅可以记录数据，还可以记录声音、图像等各类档案，不仅可以存储档案目录，而且可以存储档案全文、档案原件如照片、图片、录像带、录音带等，能很好地解决对声像等不同载体档案的一体化管理，可节省人、财、物，还可加大开发利用档案信息的广度和深度。
光盘的应用将加速档案管理现代化进程，实现对不同载体档案的一体化管理，有利于档案管理、开发和利用。随着现代计算机技术日新月异的发展，光盘技术的更高密度、小型化和降低价格是不可逆转的趋势。其长寿耐用、统一标准问题也可望逐步解决。总之，光盘技术是一种很有发展前途的现代信息存储和利用技术，它在档案管理现代化进程中有广阔的应用前景。