王笑蕾（哈尔滨市军队离退休干部服务管理中心，黑龙江哈尔滨150036）
摘要：干部人事档案管理工作是干部工作的基础，随着干部人事制度改革的不断深入化，干部工作的规范化，对干部人事档案管理工作提出了更高的要求。本文从分析当前干部人事档案管理的现状出发，如何做好干部人事档案管理，充分发挥干部人事档案作用，为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，就人事档案管理的现状及存在的问题进行了深入的调研，并就此提出了解决问题的思路及对策。
关键词：人事档案管理；思考；干部
干部人事档案是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，在选人用人和正确使用干部上提供真实、准确的信息资料，为干部人事工作发挥了积极作用。干部人事档案管理就是将干部人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，加强干部人事档案管理工作是确保干部人事档案质量的重要前提。
1当前干部人事档案管理存在的问题
人事档案制度产生以来，作为一项常规性的公共管理工作对中国人事干部建设、管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着《档案法》、《干部档案工作条例》的实施和管理管理的制度化、规范化，也出现了一些问题。
1.1入档材料不够规范，案卷质量不高。干部人事档案所用纸张为19.5厘米×26.5厘米尺寸,即16开规格办公用纸,如果出现大于标准的档案材料,必须进行裁剪或折叠后才能装订归档、放入档案袋,在裁剪时稍有不慎切掉字迹的事故时有发生,造成无法弥补的损失,折叠过的材料在利用时由于经常翻动,造成折叠处字迹磨损,如果出现小于标准的档案材料则要在左边缝一条纸边,或要用衬纸托裱成鱼鳞形或梯形,这样不仅费时费力,同时也严重破坏档案原貌,而且又剪又折又糊,使整册档案厚薄不一,高低不平,对档案利用价值及外观都产生不良影响。
1.2填写信息落后陈旧。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，档案材料短缺，如表彰和处分材料散失较多，这些都会直接影响到案卷质量。
1.3档案传递不规范。《档案法》明确规定，干部人事档案只能专人送递或机要传递，而一些人事档案特别是自学、电大考试学历档案既不密封的情况下，实行个人自带，给档案的鉴别带来极大的不利。
1.4档案管理技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
2干部人事档案管理存在问题的原因分析
2.1少数人事干部和领导对档案管理工作重要性的认识存在偏差。从事干部人事工作的许多同志，干部档案意识是比较强的，对干部人事档案工作的认识是明确的。但也应清楚地看到，由于干部人事档案工作是一项内容性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此少数人事干部和领导常常看不到这项工作的重要性。有的同志包括部分领导干部，虽然口头上讲干部档案工作的重要性，但在实际工作中却重视不够。这些情况表明，少数人事干部和单位领导对干部人事档案工作的重要性认识不足，意识淡薄，这是导致档案管理工作水平低下的重要原因。
2.2人事档案管理水平偏低。一是管理手段方法落后。目前，很多单位在调阅档案时，都是采用原始的手工操作方式。这种操作方式，导致反复调用原件，使原件受阳光多次照射，出现纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。二是人事档案材料制作不规范。干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。三是人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，未能把个人信息、档案目录等资料输入计算机，资料检索、调阅档案等仍用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
2.3人事档案管理不够规范合理。一是收集归档工作执行不严格，收集归档工作被动、不及时，这一问题在有些单位较突出。例如每年的年度考核表，好多单位没有逐年归档。二是收集归档的材料不全面，有些单位不清楚什么资料应归档、什么资料可不归档。三是一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案材料是客观、历史记载干部本人情况的资料，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，“三龄一历”（年龄、工龄，党龄、学历）基本情况前后不符，部分存在工龄越长、年龄越少、学历越高等情况；有些材料在内容和形式上是类同的，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
2.4档案管理制度不健全完善。从档案收集制度看，渠道不够畅通，部分材料归档不及时，有时导致一些重要资料无法弥补，造成不必要的损失；从鉴别制度看，内容不够细致，有些材料如文凭有效性的认定；从管理制度上看，工作要求与实际情况有一定程度的脱节。这些都需要在今后档案管理上认真研究并切实加以解决。
3规范干部人事档案管理的思考
3.1建立干部人事档案信息网络化管理系统。计算机和网络的产生使我们进入网络时代，信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。作为档案事业重要组成部分的干部人事档案工作，在信息化背景下，对干部人事档案信息化管理自然也提出了更高的要求。为了使信息得到充分共享，增强档案服务的时效性。应在单位局域网内建立档案信息网络化管理系统，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，以提高信息的时效性。在实现干部人事档案信息网络化的同时，要解决好管理权和使用权的问题，可以通过确认身份和验证密码提供所需信息。另外，必须解决好信息保密问题。只有在管理理念、管理过程和管理手段上不断创新，才能充分发挥干部人事档案应有的作用。
3.2创新干部人事档案管理机制。一是在内容上创新。完善单位干部人事档案内容，要在收集干部基本情况的基础上，建立职工工作业绩档案和能力档案；二是在整理手段上创新。一方面改变部分材料的归档形式。如年度考核表、工资审批表，不进个人档案，将此类表装订成册归入文书档案，把考核结果、增资数额直接填入个人档案目录。另一方面改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。
3.3加强档案人员队伍建设。要促进干部人事档案规范化，必须提高档案人员素质，抓好队伍建设，坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训,不断提高业务水平和工作能力。一是要有吃苦耐劳的精神。
作为一个干部人事档案工作者要想更好地胜任本职工作，不仅要具备深厚的专业知识，而且还要熟练掌握现代化的管理方法和先进的操作技术，同时又要深入学习档案管理业务知识。因此，必须加大对干部人事档案管理人员的培训力度，满足干部人事工作的需要。在培训内容上，突出重点，讲究实用；在培训形式上，采取集中培训与以会代训相结合。同时，可安排外出参观学习，拓宽视野，全面提高干部人事档案管理工作者的综合素质。