国家电投集团江西电力有限公司分宜发电厂338000
摘要：档案是记载企业发展的重要信息资料，通过充分发挥档案的作用，将档案信息合理地融入到企业的内部控制中，能够为企业发展提供充沛的动力，有效增强企业的竞争力，从而促使企业更加稳定健康地发展。企业档案不仅全面记录着上下级、各个岗位及个人的方方面面，而且也是推动企业改革与发展的重要原始凭证。档案管理工作的质量将直接影响到企业的各方面权益，因此在企业档案管理工作的开展过程中，应尽量将“强基达标、提质增效”作为目标，全面落实各项工作的规范化、标准化内容，不断完善企业档案管理的制度和流程，加快推进企业档案管理工作发展。
关键词：企业档案；标准化；规范化
一、完善机制，提升档案管理质量
在制度方面必须健全组织考评机制，促进企业更加稳定健康地发展。档案管理人员应将企业档案管理的规范化、标准化内容纳入到重点工作范畴之内，并紧密结合企业发展的实际情况进行合理规划。同时，针对市场不断变化的情况，档案管理人员要坚持做到职责分明，以形成“事事有人管、层层有人抓、人人负责任”的工作格局，更好地满足不断变化的新形势与新常态，从而促进企业档案管理工作的规范化发展。
完善档案管理机制。由于企业档案是企业发展过程中的重要资料，所以任何未经授权的部门或个人均严禁私自保管或以其他方式获取企业档案，至于与档案相关的各环节操作流程，诸如档案的收集、整理、借阅、销毁等均需由领导指定专门人员来进行。当然，为确保档案资料收集得更加完整，便要在档案交接过程中，严格按照相关程序进行。针对借阅、归还和销毁的行为均需一一做好记录，以确保档案管理的全过程有章可循、有据可查，切实保障企业档案信息的安全性。
为确保档案信息的保密性及安全性，要尽量采用计算机设备进行档案管理，构建完善的档案管理机制，并配备相应的防护措施，有效预防可能发生的各项事故。针对计算机方面，应按照安全管理的要求设置防火墙等防护措施。如果企业档案资料涉及到企业发展的机密，便需要对具体的操作过程进行详细记录，以免企业机密档案外泄，继而进一步确保档案信息的保密与安全。
二、推进档案工作规范化、标准化
当前影响企业档案管理工作规范化与标准化的最大阻碍因素就是相近公文的重复以及立卷组合的无序化问题。因此，为了促进企业档案管理工作的规范化发展，便需解决以上两方面问题。企业档案管理工作规范化与标准化的主要目的在于确保最大化档案的利用价值，为促进管理目标的顺利达成，管理人员需对以下三大问题予以严密关注：一是确保文件立卷归档的时效性，予以立卷或归档的文件必须是现阶段已完成任务的，否则将不予立卷或归档。如若不然，将极易导致档案管理工作陷入无序、混乱的状态。二是要根据各项立卷的重要性予以合理分工，尤其是针对其中形式与作用相似但内容不同的文件资料，需务必加以严密审核，以切实减少档案信息的重复度与信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是注重维护卷宗的完整性。对于任何归档文件，档案管理人员均应防止文件的散失。对此，为确保卷宗的完整性，针对同一问题卷宗的审视，需确保其能全面反映同一事件的全部处理过程，如此方能在提高档案的利用价值的同时为档案管理的规范化及标准化发展奠定良好的基础。
三、丰富档案编研资源
档案作为企业最重要的信息资源，基于如今这种信息技术高度发达的时代，故企业要想切实增强档案的信息服务功能，则必然要借助现代先进的信息技术来拓展档案的编研资源范围，继而满足不同群体对档案信息的需求。除此之外，为促进档案信息引领作用的有效发挥，有关编研工作方法的改进以及档案内容的完善亦需引起企业的高度重视。一是促进通知收集与主动收集的结合。传统的企业档案管理工作，由于档案管理人员时常处于被动收集的状态，故难以确保档案信息的完整性与准确性。对此，若档案管理人员能在被动等待的同时主动出击，并结合先进的信息技术促进档案管理工作的有效开展，则必然有助于增强档案管理工作的规范性，继而确保档案信息的完整与准确。如基于企业局域网，档案管理人员可自网上下发通知，就文献资料的上交时间予以明确约定，对于个别部门确因工作繁忙而无暇顾及资料上交任务时，档案管理人员需采取主动上门收集的方式来协助其整理，以确保收集资料的完整与准确。二是分散与集中收集相结合。档案资料本是企业生存及发展不可或缺的重要资源，因此企业应在年度工作部署会议上就档案收集方面提出相应的计划，并就各部门应归档的各类报表及文件予以明确规定，随后就上报、分批装盒、分类整理等事项及程序予以科学制定，从而做好档案的集中收集工作。与此同时，考虑到年终党代会、工代会、职代会等会议的召开且无法提前确定好相应的时间，故针对此部分档案资料的收集，便需采取分散收集的方式。三是常规与特殊收集相结合。常规收集，即指以常规的渠道或形式所收集、整理到的各类档案资料，包括档案资料的收集、整理与保存等工作事项。而特殊收集则主要包含了由全国、省、市等组织机构下发的表彰决定等内容。当然，鉴于文件本身有着不同的隶属关系，加之部分表彰直接颁发给个人，故使得收集存在一定的难度。对此，档案管理人员需务必对职工的日常工作动态予以密切关注，并积极利用各种形式与渠道来获取档案资料，从而进一步确保档案内容的完整性与真实性。
三、更新档案管理理念，加大档案管理研究力度
面对企业档案管理的发展趋势，要想提升档案管理工作水平，企业需顺时而变，更新档案管理理念，为档案工作的变革发展打好思想基础。一方面，企业档案管理人员需将档案资料看作是企业资产的一部分，对档案进行规范化管理以及价值挖掘，重视档案管理工作，并加强与企业其他部门的沟通交流，以更好地进行档案管理工作。另一方面，企业档案管理人员需具有创新意识，从传统档案管理方式中跳脱出来，主动学习以应对工作的新变化，实现档案管理工作效率的提升。当前企业档案资料日益繁多，且信息更为复杂化，这使得档案管理工作的开展难度有所加大。对此，企业需重视档案管理研究工作，以更好地理解和把握档案管理的发展走势，同时也有助于企业了解各类现代化档案管理方式的优势以及弊端，合理利用，优势互补，以更好地开展企业档案管理工作。因此，企业可多方邀请该领域的专家学者进行工作指导，也可多组织内部档案管理人员进行研究探讨，集众人之智慧，促进档案管理工作尽快走上现代化发展轨道。人才是企业发展的重要因素，要想实现企业档案管理的现代化发展，企业需重视人才队伍建设，通过各种方法组建专业的档案管理人才队伍，以实现档案管理的现代化、专业化。具体而言，企业一方面要加强内部档案管理人员的学习培训，通过开办学习讲座或是外派交流，让档案管理人员了解前沿信息，提升专业技能，把握行业发展趋势，更好地做好本职工作，实现档案管理工作的创新发展。另一方面，企业也可向外引进专业人才，如既懂档案管理知识又具备信息化技能的复合型人才，进一步充实档案管理人才队伍，做好人才储备工作，以更好地应对档案管理工作的变化。
四、结束语
总之，要想切实促进企业的档案管理工作逐步往标准化、规范化的方向发展，且有效提升档案管理的工作效率与质量，则必然要致力于档案管理人员管理水平的提升，并建立起与企业发展实际相契合的管理制度及体系，如此方能确保企业档案资源作用的充分发挥，亦促进企业竞争力的有效提升。
参考文献：
[1]赵彦.企业档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].办公室业务,2017(13)：111.
[2]张广坤.探究企业档案管理工作规范化的路径[J].中国商论,2018(19).