【摘要】随着高职院校办公自动化程度逐步提升，通过OA系统公文办理实现了无纸化，大大提高了工作效率。本文从SWOT视角出发，对高职院校OA系统在公文处理及归档工作中面临的机遇和挑战进行了剖析，为进一步提升公文办理水平提出了可行性的建议。
【关键词】高职院校；OA系统；公文处理；档案
一、高职院校OA系统公文处理的内涵
OA是Office Automation的缩写，即办公自动化或自动化办公，高职院校OA系统公文处理主要指通过校园OA协同办公系统，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的公文处理形式。通过网络传递完成电子公文的生成、发送、接收、归档的过程，实现公文办理自动化。办公自动化是高职院校信息化建设的重要组成部分，有助于公文办理工作更加规范化、制度化和科学化。
二、SWOT视角下高职院校运用OA系统对公文处理及归档的影响分析
所谓SWOT视角，即从内外部的竞争环境和竞争条件分析高职院校通过OA系统对公文处理及归档面临的优势（Strengths）、劣势（Weaknesses）、机会（Opportunities）和威胁（Threats）。
（一）运用OA系统对公文处理及归档面临的优势。随着“互联网+”的普及，运用OA系统处理公文在各高职院校应用深度日益成熟，无纸化办公成为必然趋势，提高了公文处理的效率，强化了公文办理的痕迹管理，公文的归档实现了自动生成，为文书归档工作提供了良好的保障。因此，对文书的公文处理及归档工作产生了深刻的影响。电子公文包含了流转、批阅等公文处理的全部流程，详细记录了公文处理的具体时间和处理步骤，信息量大且储存时间长，具有超强的稳定性，促进了公文电子档案保存的真实性和完整性。随着OA系统手机APP的配套，操作人可以不受时间和地域的限制进行公文处理，这也是公文纸质化处理所不具备的优势。
（二）运用OA系统对公文处理及归档面临的劣势。运用OA系统处理公文的灵活性还有待于探究。鉴于OA系统公文处理的每一步流程都是由提前设计好的程序指令来完成，对于公文办理过程中出现需修改或调整的情况操作的灵活性受限。电子文件的归档标准和档案管理系统的归档标准还存在一定的差距，使电子公文档案与档案管理工作的整体要求难以无缝对接，通过OA系统生成的电子公文档案利用率不高，文书往往需按照档案管理系统设置的存档要求对电子公文进行再次整理，造成重复工作且强度大。
（三）运用OA系统对公文处理及归档面临的机会。目前，高校各个部门间因业务的不同，所使用的办公自动化系统各不相同，运用OA系统对公文处理后的归档与档案管理系统对公文归档标准和规范尚难一致。因开发商不同，系统建立的模块架构差异大，使两者的无缝对接难以实现，这也为建立OA系统公文归档与档案管理系统的对接机制提供了新的机会，实现两者的数据共享，为进一步提高文书档案工作的效率，最大限度地发挥两大系统的功能提供了新的机会。
（四）运用OA系统对公文处理及归档面临的威胁。网络安全性存在的风险增加了OA系统对公文处理及归档的威胁。一旦网络遭受病毒侵入，会导致公文的重要信息泄漏或篡改，或造成系统OA系统的瘫痪。系统修复和数据恢复需要时间，导致文件办理滞后。如果数据无法恢复，之前公文办理的痕迹全部丢失，只能重新传阅或通过纸质传阅进行弥补，严重影响了公文办理的时效性，对文书造成较大困难。
因此，各级地方政府和相关农业、气象部门除了要在思想上高度重视气象预警工作之外，在行动上，也应当做好与预警工作相关的支持性工作。建立省、地市、县三级灾害信息管理与发布的预警机制，有效解决气象预警信息发布“最后一公里”难题，不断增强在这方面的财政投入力度，加强农村气象灾害的预防、监测和信息传播等基础设施建设，使农业气象信息能够及时有效的在第一时间传送至用户手中，以便用户能够及时采取措施，最大程度的减少农业生产损失。
第三，加强水利财务工作，是适应大规模水利建设、确保水利资金规范安全高效使用的迫切需要。新一轮大规模水利建设具有点多、面广、线长和实施主体基层化的新特点，能否管好用好这些来之不易的资金，不仅事关水利改革发展大局，也是各级水利部门面临的重大课题和严峻考验。必须充分认识加强水利财务监管的重要性和紧迫性，进一步落实和完善资金资产管理责任制，认真履行监督检查职责，实现对资金资产使用的全过程、全覆盖监管，确保资金使用规范安全高效。
三、利用“SO”，提升高职院校OA系统对公文处理及归档工作水平
（一）完善OA系统功能，优化运行环境。1.完善OA系统的流程设计，提高电子公文的处理效率及质量。OA系统的流程设计，可以根据各院校实际需求调整和完善，在时效性和便捷性的基础上细化公文办理的要求，提高办理质量。如天津城市建设管理职业技术学院利用OA系统在处理流程中增加了“部门结果反馈”环节，完整地记录了公文事项处理的进度及结果。通过结果反馈体现了工作的完成情况及效果，有效抓实了公文处理的质量。2.建立OA系统公文归档与档案管理系统有效融合的机制。改善OA系统电子文件生成系统与学院档案管理系统单独运行的现状，建立有效融合的机制，OA线上流转的电子文件的归档纳入档案管理系统的范畴，对OA系统和档案管理系统的数据结构和格式进行统一规定，通过中枢端建立档案管理系统的归档信息库，自动生成归档目录，实现OA系统电子文件与档案管理系统无缝对接。3.加强防护系统，优化运行环境。处在“互联网+”时代，应时刻警惕网络安全隐患，高职院校应加强网络防护，做好与外部网络的隔离，定期及时检查维护，建立防火墙认证机制，预防病毒入侵。
（二）强化制度建设，规范使用流程。电子公文的处理及归档对网络信息的安全保障提出了更高的要求，这不仅要求高职院校要做好软件安全的保障和安全技术的防范，更要通过制定完善的制度强化顶层设计，统一标准、规范操作。天津城市建设管理职业技术学院制定了《校园协同办公系统管理办法》，为OA系统规范、安全使用提供了制度保障。
从信息论的角度来看，绩效评估的过程就是一个信息流从信息搜集、筛选到加工、输出、反馈的过程。绩效评估结果的有效性取决于信息的真实性和准确性。信息数量不足，不能全面反映评价对象的全貌;信息质量失真，则会造成评估结果的失误。因此，要提高绩效评估的科学性和准确性，必须要有充裕、准确的信息来源作为保证。政府主管部门要发挥主导作用，积极推进高校信息公开工作，高校内部也要高标准建设信息管理系统。
（三）及时转变观念，提升工作水平。档案专业人才是档案管理和及信息化建设的中坚力量。各高职院校对文书档案岗位人员设置应相对稳定，专岗专人，加强对档案管理人员硬件设备和软件的使用培训，加强专业技能培训，为高职院校培养复合型的档案工作人员奠定良好的基础。文书档案管理面临着专业又复杂的要求，要加强专业及业务技能，精通OA系统的内部设置及运转流程，及时解决电子公文处理的中常见的问题，结合院校实际深入研究，提出建设性的建议，优化电子公文的办理效果，提升工作水平。
【参考文献】
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[2]李月娥.数字校园背景下高校文书档案在线归档模式与实践探索[J].业务研究,2016(4).
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